はじめに
レンタルオフィスを選ぶ際に重要なポイントはいくつかあります。まず第一に、利用目的に合ったサイズのルームを選ぶことが重要です。多くのレンタルオフィスでは、1人から数十人規模のスペースまでさまざまなサイズのルームが用意されています。自社の従業員数やビジネスの性質に合った広さを選ぶことがポイントです。
また、レンタルオフィスの立地も重要な要素です。交通の利便性や周辺の環境、顧客へのアクセスなどを考慮して、ビジネスに適した場所を選ぶことが大切です。適切なルームを選ぶことで、ビジネスの効率化や快適な職場環境を実現することができます。
この記事では、レンタルオフィスを選ぶ際に重要となる、ルーム選びのポイントについて詳細を解説します。起業や副業などでレンタルオフィスを検討している方や、レンタルオフィスにするかシェアオフィスやコワーキングスペースにするか迷っている方など、ぜひ参考にしてください。
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レンタルオフィスとは？
レンタルオフィスとは、専有の個室スペースを一人や複数人で借りられるオフィスのことを言います。一般的な賃貸オフィスとは違い、ビジネスに必要な家具や家電が備え付けられているため、わざわざ購入する手間やコストがかかりません。
手間なくオフィスを開設してビジネスを始めたい方や、起業家や副業、サテライトオフィスが必要な企業、趣味ルームや自習室に向いています。必要なビジネス設備は一通りそろっていますが、固定電話や受付サービスなど足りないものがあればオプションとして追加利用することもできます。
レンタルオフィスは、ビジネスビルが建ち並ぶ都心という好立地にあることが多いですが、一般的な賃貸オフィスのような高額な賃料を払うことなく必要な期間だけ契約ができるため、オフィスに発生するコストを大幅に抑えることができます。
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レンタルオフィスのルーム種類
ひと言にレンタルオフィスといっても、ブース型のルーム、完全個室のルームの2形態があります。利用する目的に合わせて、どちらのレンタルオフィスルームが良いのか慎重に選びましょう。
▶ブース型のルーム
レンタルオフィスのなかには、天井部分が30cmほど空いたオフィススペースに、ビジネスに必要なデスクや椅子などを設置したブース型ルームが用意されている場合があります。天井が空いていること以外は通常のオフィスと同様のルームであり、コンセントや電話回線など必要なものは標準でついているので安心です。コンパクトであるため少人数での利用に向いているタイプであり、オフィスにかかる毎月のコストが安価であることが特徴です。
ブース型ルームといっても個室空間ではあるので、仕事に没頭することができます。ルームごとに施錠もでき、レンタルオフィス館内のセキュリティもしっかりとしています。ブース型のルームはレンタルオフィスのなかでもリーズナブルな価格帯なので、コストを抑えてオフィスを利用したい方向けと言えるでしょう。
▶完全個室のルーム
大体のレンタルオフィスでは、壁が隣室と完全に仕切られた完全個室ルームが用意されています。壁があることで外部の音を遮断でき、オフィス内での音が外に漏れる心配もありません。業務内容によっては、周囲に音で迷惑をかけてしまわないか心配な方もいるのではないでしょうか。
作業に集中したい方にとっても、完全個室であれば人目を気にすることなくルーム内を自由に利用できます。もう一つの自分の部屋のような感覚で利用できるでしょう。完全個室ルームにはさまざまな広さが用意されているので、自身に合ったサイズのルームを選ぶようにしましょう。
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レンタルオフィスの特徴、シェアオフィスとの違い
レンタルオフィスのルーム特徴や、シェアオフィスやコワーキングスペースなど他形態のオフィスとの違いについてもみていきましょう。
▶レンタルオフィスの特徴とは
レンタルオフィスのルームは個室であるため、個室であるがゆえの良い特徴があります。まず、レンタルオフィスでは、他のテナントとの共有スペースは共用部のみであるため、プライバシーに配慮された集中して仕事をできる環境が確保されます。また、独自のオフィス空間を持つことで、社内会議や機密情報の取り扱いなど、セキュリティ面でも安心です。
さらに、レンタルオフィスのルーム内は、独自のデザインや内装などを自由にカスタマイズすることができるため、自社のブランディングを表現しやすいというメリットもあります。企業のイメージに合ったオフィス家具や家電も自由に置けますし、ビジネスに集中できる空間を自由に造り上げることができます。
このように、レンタルオフィスはプライバシーやセキュリティの面でメリットがあり、自社のイメージやスタイルをオフィス内に反映させたい場合にも適しています。シェアオフィスやコワーキングスペースにはない、レンタルオフィス特有のメリットです。
▶シェアオフィスやコワーキングスペース、バーチャルオフィスとの違い
まず、シェアオフィスでは、複数のテナントが共有スペースを利用しながら、パーテーションなどで仕切られたスペースを借りることができます。共有スペースの利用がメインとなるため、ビジネスコミュニティとの交流やネットワーキングがしやすいという特徴があります。
次に、コワーキングスペースでは、複数の企業やフリーランスが一つのオフィススペースを共有することが特徴です。シェアオフィスよりもビジネスコミュニティを形成しやすく、ビジネスパートナーを見つける場としても利用できます。全国に拠点を持つコワーキングスペースであれば、出張先などでも単発でオフィススペースを利用することができます。
バーチャルオフィスと呼ばれるサービスでは、実際のオフィススペースを借りるのではなく、郵便や電話の代行サービスなどを低価格で利用することができます。オフィスは必要ないけれどポストや電話番号だけは利用したいといった方にはバーチャルオフィスが適しています。。
レンタルオフィスを利用するメリット
レンタルオフィスを利用するメリットは様々あります。実際にレンタルオフィスへ入居した場合に得られるメリットをいくつかご紹介します。
▶① 短期契約が可能
レンタルオフィスは、短期契約ができるメリットがあります。例えば、1か月だけ利用する、急遽解約が必要になったので来月退去したいなど、さまざまなニーズに柔軟に対応できます。ビジネスによっては短期契約で一時的にオフィススペースが欲しい方もいるのではないでしょうか。契約期間はレンタルオフィスによっても変わってきますが、ほとんどのオフィスで短期契約が可能です。
レンタルオフィスを初めて利用される方など、お試しでレンタルオフィスを利用してみたい場合には短期契約で使い心地を確認することもできます。もちろん、年単位での長期契約もできるので目的にあった利用期間を選択しましょう。
▶② 敷金や礼金が不要
レンタルオフィスは、一般的な賃貸オフィスと異なり、敷金礼金が不要です。そのため、初期費用を抑えて契約できる良さがあります。
一般的な賃貸オフィスだと高い初期費用を払う必要があるため、起業家やフリーランスの方は特に、オフィスを契約するハードルが高く感じるものです。敷金・礼金がかからないからこそ、オフィスが欲しいと思ったときに手軽に利用できる点も、レンタルオフィスの大きなメリットと言えます。
▶③ 空調が整っており物品の長期保管も安心
レンタルオフィスでは、各オフィスのルーム内に空調設備が標準で備わっているため、快適な空間であることも魅力の一つです。さらに、電気代は管理費などの項目で毎月一定額を支払うオフィスが多いため、定額料金で電気を安心して利用することができます。特に、昨今は電気代が上がっていますので、オフィス内の電気代が気になってしまう経営者の方も多いのではないでしょうか。
さらに、空調設備が整っていることで、ビジネスに必要な物品の適切な長期保管にもレンタルオフィスは向いています。快適なルーム環境で、安心してビジネスを行える点はレンタルオフィスのメリットです。
▶④ ロケーションが良い
レンタルオフィスは、都心の一等地などアクセスも良く、ロケーションに優れた場所にあります。賃貸オフィスだと高額すぎて手が出ないような場所でも、コストを抑えながら気軽に利用できるのもレンタルオフィスの魅力です。自宅以外によく利用する場所だからこそ、オフィスのアクセスの良さは重要です。
自宅の最寄り駅から通いやすい、取引先へ通いやすいなど、自社のニーズに合った立地にあるレンタルオフィスを選びましょう。
レンタルオフィスのルームを選ぶ際のポイント
レンタルオフィスのルーム選びをする際に覚えておいて欲しいポイントが3つあります。下記でそれぞれ説明します。
▶① 防音性の高さ
防音性の高いレンタルオフィスであれば、周囲の騒音を気にすることもありません。電話の声や社内の会話が漏れる心配もないので、安心してオフィスを利用できます。
オフィスを利用する際には、会議で話をするときや個人情報を取り扱う際など、周囲に聞かれたくない場面も多くあると思います。周囲の騒音が気になりやすい方や音漏れが心配な方には、防音対策がしっかりとされているレンタルオフィスを選ぶことをおすすめします。
▶② セキュリティ対策
ビジネスの大切な物品を置く場所として、オフィスのセキュリティ対策が充実していると安心です。仕事の資料や高額なオフィス用品をルームに置いておきたい場合など、セキュリティがしっかりしていないオフィスだと不安になってしまいます。
レンタルオフィスのルームを選ぶ際には、セキュリティ管理がしっかりとされているオフィスであること、話している声が漏れる心配のないオフィスであることなどを基準に選ぶようにしましょう。
▶③ ネット環境や宅配ボックスなどの設備
即日から利用できるレンタルオフィスを望んでいる場合は、ネット環境が整っているかどうかを確認しておきましょう。自身でネット回線の契約が必要なオフィスだと、入居後すぐに利用したいと思っても設定などの手間がかかります。
また、宅配ボックスを設置している、もしくは受付スタッフがいるレンタルオフィスであれば、オフィスへ荷物が届いたときにも代わりに受け取ってもらえるので安心です。オフィスを不在にすることが多い方の場合、わざわざ荷物を自宅に届けてもらってからオフィスへ運ぶといったことをしなくて済みます。契約者が利用できる設備にはどのようなものがあるか、オフィスの契約前に確認しておきましょう。
レンタルオフィスのルーム選びで注意すること
レンタルオフィスのルーム選びのポイントとして注意すべきことがいくつかあります。詳細をみていきましょう。
▶ビジネス用途に合わせた選び方
レンタルオフィスの選び方は、ビジネスの性質や目的に応じて慎重に検討することが重要です。まず、従業員数や業務内容に合わせた広さのルームを選びましょう。周辺の環境やアクセスによってビジネスの成否が左右されることもありますので、用途に合わせた立地も考慮しましょう。また、顧客対応や業務遂行に必要な設備やサービスを確認することも肝要です。
これらを踏まえ、自社のビジネスに最適なレンタルオフィスを選ぶことが成功への第一歩です。
▶契約条件の確認
レンタルオフィスを契約する際には、契約期間や解約の条件を明確に把握することが重要です。長期的なビジョンや成長計画に合わせて契約期間を決定し、突然の事情に備えた解約条件も把握しておく必要があります。
また、料金体系や支払条件、追加料金などの費用に関する条件も詳細に確認することが大切です。サービスや設備の利用に関するルールや制約についても理解しておくことで、トラブルを避けることができます。
契約締結後のサポート体制や問題発生時の対応についても細部まで確認し、安心して業務を展開できる環境を整えましょう。
▶サービス内容と設備のチェックポイント
レンタルオフィスが提供するサービス内容には、会議室の利用可否や無料利用可能時間、受付サービスの質、電話応対の可否などが含まれます。これらは業務遂行や顧客対応に直結するため、自社のニーズに合うかどうかを確認することが大切です。
共用スペースの利用可否や設備の充実度、駐車場の有無や利用条件なども確認すべきポイントです。これらのチェックポイントを踏まえることで、自社のビジネスにとって最適なレンタルオフィスを見つけることができ、業務効率の向上や快適な職場環境の実現につながります。
レンタルオフィスの地域別おすすめルーム
レンタルオフィスのルームを選ぶ際には、希望するエリアの特徴を把握しておきましょう。地域ごとの特性を理解し、自社のビジネスに適した環境を選ぶことが成功への近道です。
▶札幌エリアのおすすめルーム
札幌エリアのおすすめルームを探す際には、まず北海道のビジネス環境や特性を理解することが重要です。札幌は北海道の政治・経済・文化の中心地であり、多くの企業や支社が集まるビジネスの拠点となっています。
札幌市内の中心部には大手企業や官公庁が集積しており、ビジネスネットワークや利便性が充実しています。そのため、札幌市内の中心部に位置するオフィスは、交通アクセスが良く、外部とのビジネスや会議に適していると言えます。
一方で、札幌市内の周辺エリアには自然が豊かな環境やリーズナブルな家賃などの魅力もあります。これらの地域では、比較的静かな環境で仕事に集中したい方や、家賃を抑えながらオフィスを構えたい方に適したオフィスが見つかるでしょう。
▶東京エリアのおすすめルーム
東京エリアの人気ルームには、駅近やビジネス拠点としての立地条件が整ったオフィスが数多く存在します。特に、渋谷や新宿、池袋といった主要なターミナル駅周辺にはさまざまなビジネス施設やオフィスビルが立ち並んでおり、多くの企業が集積しています。
渋谷エリアは若者文化とビジネスが融合したイメージがあり、スタートアップ企業やクリエイティブ系企業が集まる場所として注目されています。一方で、新宿エリアは大手企業の本社や支社が多く、ビジネスの拠点としての需要が高い地域です。
また、池袋エリアは住宅地としての側面も強く、利便性と落ち着いた環境を両立させたオフィスが魅力です。これらのエリアでは、大小さまざまなレンタルオフィスが提供されており、自社のニーズやビジネススタイルに合ったルームが選びやすいことが特徴です。
まとめ
レンタルオフィスを選ぶ際には、利用目的やビジネスの性質に合ったルームを選ぶことが重要です。ルームのサイズや間取り、設備、立地などを検討し、自社のニーズに最適な選択肢を見つけましょう。
また、オフィス選びはビジネスの成功に直結する重要な要素であり、検討すべきポイントが多岐にわたります。そのため、時間をかけて検討し、複数のオプションを比較検討することが賢明です。
最適なレンタルオフィスを選ぶことで、ビジネスの効率化や従業員のモチベーション向上、顧客へのアピール力強化など、様々なメリットが得られることでしょう。大切なビジネスの拠点であるルーム選びには慎重な検討が必要です。自社のビジョンや目標に合致したレンタルオフィスを見つけ、成功への一歩を踏み出しましょう。
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