はじめに
働き方の多様化に伴い、レンタルオフィスの需要が増加しています。レンタルオフィスとは、ビジネスニーズに合わせて利用できるオフィスサービスです。企業や個人が必要な分だけオフィススペースを短期的に借りることができ、初期投資を抑えられ、ビジネスに必要な設備やサービスが提供されています。
この記事では、レンタルオフィスの特徴や選ぶときのポイントについて詳しく解説します。
1.レンタルオフィスとは？特徴を3つ紹介
レンタルオフィスとは、必要な期間だけ個別の専用オフィススペースを借りることができる形態のオフィスです。ここでは、レンタルオフィスの特徴を3つご紹介します。
▶専用の個室ができる
1つ目の特徴は、自分だけが使える専用スペースができることです。レンタルオフィスは契約した利用者のみが使用できるスペースですので、集中して仕事をする空間を確保することができます。
さらに、専用スペースは施錠ができるため、個人のプライバシーや機密情報といったビジネスにおいて大切な情報を守ることができます。仕事で使うパソコンや書類を専用スペースに置いて帰っても問題ありません。
完全個室型の専用スペースであれば、オンラインミーティングや電話といった話し声で他の利用者に迷惑をかけることがなく、商談や打ち合わせに集中することが可能です。
▶法人登記できる
2つ目の特徴は、レンタルオフィスの住所で法人登記できることです。個人で会社を立ち上げたり、個人事業主で仕事を請け負う場合にも住所が必要となります。自宅を所有している場合は、自宅の住所を法人登記に使うことができます。しかし、ほとんどの賃貸住宅は管理会社によって法人登記を禁止されているため、賃貸住宅の住所を使うことができません。
レンタルオフィスを利用することで、専用の事業所住所を確保できるため、法人登記やビジネス活動を行う上で必要不可欠な住所を持つことが可能です。
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▶会議室を使用できる
3つ目の特徴は、会議室やセミナールームなどの共用スペースが利用できることです。他の人が利用中の場合は利用できないというデメリットがありますが、多くのレンタルオフィスは予約制です。会議室などを使用する場合は、事前に予約をしておけばスムーズに利用できます。
共有スペースの費用は、レンタルオフィスごとに異なりますので、利用するレンタルオフィスで確認しましょう。例えば、使用した時間分だけを払う場合や、共益費に含まれていて1日3時間まで利用可能などの料金設定があります。
2.各オフィスタイプとの違い
レンタルオフィスは、自分専用のスペースを利用できるという点が最大の特徴です。レンタルオフィス以外にも、使用用途や働き方に合わせて利用できるオフィスサービスが3つあります。
・シェアオフィス
・コワーキングスペース
・バーチャルオフィス
上記サービスは起業家や個人事業主が利用することが多く、レンタルオフィスとサービス内容が混同されることがあります。それぞれのサービスとレンタルオフィスの違いについて解説します。
3.シェアオフィスとの違いは？
シェアオフィスは、オフィスの作業スペースを個人や企業で共同利用するオフィスのことです。複数名用のテーブル席や一人用個室など、様々な席が用意されています。共同利用であるため賃料や光熱費などのコストが安価であり、起業家や個人事業主でもレンタルしやすいことが特徴です。
シェアオフィスは、個人や企業間の新たな交流を目的として利用している方が多いため、異業種の人々との意見交換や新たなビジネスチャンスを発見したい方におすすめです。
4.コワーキングスペースとの違いは？
コワーキングスペースは、一人用個室が用意されておらずフリーアドレスの席を利用します。そのため、混雑具合によっては利用できないこともあります。
また、一部のコワーキングスペースでは契約者以外を案内することができず、打ち合わせをする場合は会議室などを手配しなければなりません。また、仕事道具は毎回持ち帰るか、オプションで付いているロッカーを借りる必要があります。
5.バーチャルオフィスとの違いは？
バーチャルオフィスは、実際にオフィススペースを借りることなく、法人登記に必要な住所や郵便物の受け取りなど、ビジネス運営に必要な機能を提供するサービスです。
バーチャルオフィスは打ち合わせ用の会議室を貸し出している場合もありますが、基本的には作業することのできるスペースが提供されません。そのため、レンタルオフィスよりも比較的安く、法人登記に必要な住所を利用することができます。
6.レンタルオフィスの利用に適しているケース
レンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペース、バーチャルオフィスの違いを解説しましたが、実際にどのような働き方や業種の場合にレンタルオフィスを利用することが適しているのでしょうか？レンタルオフィスに適している6つのケースを紹介します。
▶起業家や個人事業主
基本的に一人で完結する仕事をしている場合は、レンタルオフィスが適しています。自宅を仕事場とすると、住所を公開することによるプライバシー問題や、取引先への信用力に関する不安が残ります。
多くのレンタルオフィスには会議室や複合機などのビジネス設備が備え付けられており、初期投資を抑えてビジネスを開始できます。設備投資にかかる費用を抑えることによって、経営に回す資金を残すことができます。
▶ベンチャー企業やスタートアップ
ベンチャー企業やスタートアップの場合、少人数でビジネスがスタートします。急速な成長を目指す企業にとっては、専用スペースの変更やオプションサービスの追加など柔軟な使い方ができるレンタルオフィスは魅力的です。
例えば、創業当初は一人専用のスペースを契約し、ビジネス規模が大きくなり、従業員を雇う段階で複数人用の専用スペースに移動するといった利用方法が可能です。また、1ヶ月単位で契約できることにより、リスクを最小限に抑えてビジネスを始めることができます。
▶企業の支店や営業所として利用
新しく地方に支店を展開したいと考えた場合、デスクや椅子、インターネット回線など様々な費用がかかります。レンタルオフィスであれば、ビジネスに必要な設備が一通り揃っているので、支店を展開する費用を大きく削減することが可能です。
レンタルオフィスは、新規顧客を開拓したい都市に営業所を設ける際の選択肢としても有効です。もしも新規顧客の開拓が上手くいかなかった場合でも、比較的低コストでオフィスを閉鎖することができます。
▶プロジェクトでの利用
通常の賃貸契約でオフィスを用意すると、プロジェクトが終了するとオフィススペースは不要になり、解約に伴う費用がかかってしまうでしょう。このような場合は、レンタルオフィスを利用することで、必要な期間だけスペースを借りることができ、解約費用を抑えることができます。
▶許認可が必要な業種
士業や一部の業種は、国や地方自治体の許認可が必要になり、届出、登録、許可、認可、免許の5種類があります。
例えば、宅建士を持っている方が不動産業を行う場合は、宅地建物取引業免許が必要です。免許取得を申請する際には、本社の所在地を記載しなければなりません。
このように許認可の申請をする場合にも、レンタルオフィスを利用することで本社の所在地欄にレンタルオフィスの住所を記載することができます。
また、士業の方がレンタルオフィスを利用すると、自前のオフィスがあることで取引先や顧客から信用を得やすくなるでしょう。建築士や税理士などの許認可が必要な業種で、広いオフィススペースが必要ではない場合は、レンタルオフィスがおすすめです。
関連記事：士業の開業・独立時にレンタルオフィスが選ばれる理由と押さえておきたいポイント
▶IT関連企業など
IT関連企業やコンサルタント企業は、基本的にパソコンとネット環境があれば業務を遂行できるため、レンタルオフィスが有効です。特にIT関連企業が多く集積しているエリアにオフィスを用意することは、企業にとって強みになります。クライアントとの打ち合わせや下請け業務の発注、最終的な納品までを全てエリア内で完結させることができ、効率的に仕事をすすめることが可能です。
7.レンタルオフィスの利用にかかるコストは？
レンタルオフィスを利用する際にかかる初期費用は契約費用と月額費用の合計となります。契約時に必要となる費用には、火災保険料や退去時にかかるクリーニング代、専用スペースの扉やポストに張り出すネームプレート代などが含まれます。
月額費用には賃料や管理費が含まれ、インターネット回線費や光熱費、水道代も管理費に含まれていることが一般的です。
専用スペースの大きさによって費用が異なるため、気になるレンタルオフィスがあれば実際に見学をして見積を作成してもらいましょう。
8.レンタルオフィスを利用するメリット
シェアオフィスやコワーキングスペースなど似たようなオフィスサービスがある中で、レンタルオフィスのメリットを6つご紹介します。レンタルオフィスを利用しようと考えている方は参考にしてください。
▶オフィス開設の費用を抑えられる
1つ目のメリットは、オフィス開設時にかかる初期費用を抑えられることです。通常の賃貸契約でオフィスを借りる場合、敷金だけで月額賃料の6〜12ヶ月分を先に納めないと契約できません。さらにセキュリティ工事や電気工事など、オフィスを使い始めるまでに多くの費用が発生します。
一方、レンタルオフィスは契約費用と月額賃料、管理費を支払うだけで、オフィスとして使い始めることが可能です。場所によってはレンタルオフィスでも敷金や保証金がかかる場合がありますが、月額使用料の1〜3ヶ月分程度です。
複合機やインターネット回線、デスクや椅子などのオフィス設備を自分で準備する必要もありません。
▶立地の良い住所が手に入る
2つ目のメリットは、立地の良い住所を手に入れられることです。ビジネスの中心地である都市内にオフィスを構えるためには、多くの初期費用がかかります。オフィスの立地の良さは、社員の職場環境を向上させるだけでなく、企業のイメージアップにもつながります。
レンタルオフィスを利用することは、初期費用を抑えつつ、立地の良い住所で法人登記ができることがメリットです。銀行や大企業は、社会的な信用や安定性を求める傾向にあるため、本店所在地は重要なポイントとなります。
▶上質なオフィス空間で作業できる
3つ目のメリットは、上質なオフィス空間で仕事ができることです。レンタルオフィスは、内装や設備などに力を入れていることが多いです。また、多種多様なオフィス空間が用意されており、作業に集中しやすい静かな空間や、コミュニケーションが円滑に取れる広々とした空間などがあります。
上質なオフィス環境は、社員の集中力やモチベーションを向上させるだけでなく、取引先との打ち合わせなどにおいても良い印象を与えることができます。
▶オプションが豊富
4つ目のメリットは、ビジネス支援のオプションが豊富なことです。レンタルオフィスのオプションには、電話対応や荷物の受け取りなど庶務業務を代行してくれるサービスが用意されています。他にも複合機や会議室などの貸出オプションがあります。
特に起業家にとっては、受付や電話対応は重宝するオプションと言えるでしょう。このようなオプションはレンタルオフィスごとに異なるため、契約をする前に確認しておく必要があります。
▶ITセキュリティが高い
5つ目のメリットは、ネットワークのセキュリティが高いことです。レンタルオフィスにはWi-Fiが用意されており、契約者以外が接続できないよう管理されています。
また、共有の複合機を使用する場合、他の利用者に印刷された資料が見られるリスクがあります。しかし、ほとんどのレンタルオフィスでは専用のカードキーを使って印刷を制御する設定がされており、他の利用者に印刷物を見られることはありません。
▶許認可が取れる可能性がある
6つ目のメリットは、レンタルオフィスを利用することで許認可が取れる可能性があることです。宅建士や弁護士などの許認可を取得するためには、事務所の独立性について審査されます。原則、他の法人企業が同じオフィススペースを共有して使う場合は独立性がないと判断されてしまいます。
しかし、レンタルオフィスは独立性が確保されているとされ、審査基準をクリアしているとみなされることがあります。そのためレンタルオフィスは、シェアオフィス等と比べて許認可を取得しやすい傾向にあります。
9.レンタルオフィスを利用する前に知っておくべき注意点
レンタルオフィスにはさまざまなメリットがありますが、契約前に注意して確認しなければならない事項もあります。3つの注意点を解説しますので、レンタルオフィスを契約する前に確認してください。
▶内装の変更ができない
1つ目の注意点は、オフィスの内装を自由に変更できないことです。レンタルオフィスによっては、書類棚やデスクなどを専用スペースに追加することはできますが、壁紙や天井などの内装を変更することは禁止されています。
内装にこだわりがなく、商談や打ち合わせがオンラインで完結するようなビジネスであればレンタルオフィスは選択肢になるでしょう。
▶想定以上のコストが発生する可能性がある
2つ目の注意点は、会議室や電話代行などを利用することで想定以上の費用が発生してしまう可能性があることです。
レンタルオフィスにはビジネスを支援してくれるオプションがたくさんあります。オプションは月額賃料に含まれていることもありますが、会議室の貸し出しや電話対応、郵送物の受け取りなどは有料になっている場合があります。
▶業種によって利用頻度が減る
3つ目の注意点は、業種によってはレンタルオフィスの利用頻度が減ってしまうことです。
例えば個人事業主が業務委託で仕事を受ける場合は、情報漏洩を防止するために取引先のオフィスで仕事をしなければならない案件も存在します。
そのため、レンタルオフィスを借りても、月額賃料や管理費が無駄なコストとなってしまう可能性があります。
10. レンタルオフィスを選ぶ5つのポイント
業種や働き方に合ったレンタルオフィスを見つけるために、レンタルオフィスを選ぶ際に重要となるポイントを5つ解説します。
レンタルオフィスを契約しようと考えているのであれば、必ず現地見学と見積を取得をして比較してみてください。
▶基本料金とオプション
1つ目のポイントは、基本料金とオプション料金を確認することです。
オプション料金は使用頻度やサービス内容によって異なりますので、必ずレンタルオフィスの運営会社に問い合わせをして、月々にかかる費用をシミュレーションしてもらいましょう。
▶交通アクセス
2つ目のポイントは、レンタルオフィスの立地です。
ビジネスを行う上で、オフィスがどこにあるかはとても重要な要素となります。BtoBのビジネスであれば、主要取引先のオフィスに近い立地はメリットになります。
事前にレンタルオフィス周辺の環境を確認し、オフィスの立地条件が適切かどうかを慎重に検討しましょう。
▶部屋タイプや防音対策の有無
3つ目のポイントは、専用スペースのタイプや防音についてです。
オンライン打ち合わせや電話での商談が多い方にとっては、会話の声が外に漏れていないか心配になるでしょう。レンタルオフィスの専用スペースは基本的に個室となっていますが、使われている間仕切り材や工法によって防音性能に違いがあります。防音対策について事前に確認をする場合は、実際に見学にいって確認する必要があります。
▶受付対応の質
4つ目のポイントは、受付サービスの質についてです。
レンタルオフィスでは、来客対応や電話対応のオプションを提供している場合がありますが、その受付サービスの質や範囲はオフィスによって異なります。受付サービスの質については、見学時に確認しておくことが大切です。
▶利用可能時間
5つ目のポイントは利用可能時間についてです。
レンタルオフィスの利用可能時間は、一般的には7時〜23時ごろまでになります。最近は24時間利用できるレンタルオフィスもありますが、深夜の時間帯は共有スペースが使えなかったり、空調が止められてしまったりと使える機能に制限が発生する場合があるため注意です。
関連記事：失敗しない、レンタルオフィスの選び方とは？6つのポイントを解説
まとめ
レンタルオフィスは、様々なビジネスのニーズに合わせて利用できるオフィスサービスです。ビジネスを展開する上で、オフィスを持つことは欠かせませんが、物件探しや家賃、敷金や設備投資などの負担があります。
レンタルオフィスは、専用スペースや会議室を必要な分だけ借りることができ、契約期間も自由に調整できることが特徴です。そのため、スタートアップ企業や個人事業主、地方支店など様々なニーズに対応できる柔軟性があります。
ビジネスを展開する上で、オフィスの問題は大きな負担となることがありますが、レンタルオフィスはニーズに合わせて柔軟に利用できる点が魅力的です。
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