レンタルオフィスとは？特徴、メリットや選び方などをわかりやすく解説！

はじめに

　働き方の多様化に伴い、レンタルオフィスの需要が増加しています。レンタルオフィスとは、ビジネスニーズに合わせて利用できるオフィスサービスです。企業や個人が必要な分だけオフィススペースを短期的に借りることができ、初期投資を抑えられ、ビジネスに必要な設備やサービスが提供されています。
この記事では、レンタルオフィスの特徴や他のオフィスサービスとの違い、メリットや選ぶときのポイントについて詳しく解説します。

1.レンタルオフィスとは？特徴を4つ紹介

　レンタルオフィスとは、必要な期間だけ個別の専用オフィススペースを借りることができる形態のオフィスです。一般的な賃貸オフィスを借りる際に必要な不動産賃貸契約が必要ありません。
レンタルオフィスの特徴を4つ紹介します。

▶特徴その1：自分専用の個室ができる

　1つ目の特徴は、自分だけが使える専用スペースができることです。レンタルオフィスは契約した利用者のみが使用できる専用スペースですので、集中して仕事をする静かな空間を確保することができます。
さらに、自分の専用スペースは施錠ができるため、個人のプライバシーや機密情報といったビジネスにおいて大切な情報を守ることができます。仕事で使うパソコンや書類を専用スペースに置いて帰っても問題ありません。
　完全個室型の専用スペースであれば、オンラインミーティングや電話といった話し声で他の利用者に迷惑をかけることがなく、商談や打ち合わせに集中することが可能です。

▶特徴その2：法人登記や住所を利用できる

　2つ目の特徴は、レンタルオフィスの住所で法人登記できることです。個人で会社を立ち上げたり、個人事業主で仕事を請け負う場合にも住所が必要となります。自宅を所有している場合は、自宅の住所を法人登記に使うことができます。しかし、ほとんどの賃貸住宅は管理会社によって法人登記を禁止されているため、賃貸住宅の住所を使うことができません。
　レンタルオフィスを利用することで、専用の事業所住所を確保できるため、法人登記やビジネス活動を行う上で必要不可欠な住所を持つことが可能です。
また、個人事業主の場合にも自宅住所を公開せずにレンタルオフィスの住所を利用できるので、プライバシーの面でも安心できます。

▶特徴その3：人数に適したサイズを選択できる

　3つ目の特徴は、利用目的や使用人数に合わせて適したサイズの専用スペースを選択できることです。一般的に、デスクワークをする場合、最低限1畳（約1.6㎡）の面積があれば仕事ができます。起業したばかりの方は、最初のうちは1人分の2〜3㎡程度のコンパクトな専用スペースで足りるでしょう。
　事業規模が拡大していくのに合わせて、より広い専用スペースに変更することもできます。営業部4人の支店展開を検討している場合は、10㎡程度の専用スペースを借りることが可能です。
このように、利用者のニーズに合わせた柔軟なスペースを借りられることが、レンタルオフィスの特徴のひとつです。

▶特徴その4：会議室等は共有で使用できる

　4つ目の特徴は、会議室やセミナールームなどの共用スペースが利用できることです。共用スペースは他の契約者と共有することで、頻繁に利用しない場合でもコストを抑えられます。他の人が利用中の場合は利用できないというデメリットがありますが、多くのレンタルオフィスは予約制です。会議室などを使用する場合は、事前に予約をしておけばスムーズに利用できます。
　共有スペースの費用は、レンタルオフィスごとに異なりますので、利用するレンタルオフィスで確認しましょう。例えば、使用した時間分だけを払う場合や、共益費に含まれていて1日3時間まで利用可能などの料金設定があります。

2.各オフィスタイプとの違い

　レンタルオフィスは、自分専用のスペースを利用できるという点が最大の特徴です。レンタルオフィス以外にも、使用用途や働き方に合わせて利用できるオフィスサービスが2つあります。

　・コワーキングスペース
　・バーチャルオフィス

　この2つのサービスは、ビジネスを立ち上げる人や個人事業主が利用することが多く、レンタルオフィスとサービス内容が混同されることがあります。それぞれのサービスとレンタルオフィスの違いについて解説します。

3.コワーキングスペースとの違いは？

　レンタルオフィスとコワーキングスペースの最大の違いは、専用のスペースがあるかどうかです。レンタルオフィスは、自分専用のスペースを借りることができますが、コワーキングスペースは共有スペースのみでフリーアドレスの席を利用します。そのため、混雑具合によっては利用できないこともあります。

　また、一部のコワーキングスペースでは、契約者以外を案内することができず、打ち合わせをする場合は会議室などを手配しなければなりません。さらに、オンライン打ち合わせも禁止されている場合があります。仕事道具は専用スペースがないため、毎回持ち帰るか、オプションで付いているロッカーを借りる必要があります。

4.バーチャルオフィスとの違いは？

　バーチャルオフィスは、実際にオフィススペースを借りることなく、法人登記に必要な住所や郵便物の受け取りなど、ビジネス運営に必要な機能を提供するサービスです。

　レンタルオフィスとの違いは、自分専用の作業スペースがあるかどうかです。バーチャルオフィスは打ち合わせ用の会議室を貸し出している場合もありますが、基本的には作業することのできるスペースが提供されません。そのため、レンタルオフィスよりも比較的安く、法人登記に必要な住所を利用することができます。

　多くの個人ネットショップでは、特定商品取引法に基づく表記の所在地や電話番号を安価に借りるために、バーチャルオフィスを利用している事例があります。
仕事をするためのスペースが必要な場合は、レンタルオフィスやコワーキングスペースを利用しましょう。

5.レンタルオフィスの利用に適しているケース

　レンタルオフィス、コワーキングスペース、バーチャルオフィスの違いを解説しましたが、実際にどのような働き方や業種の場合にレンタルオフィスを利用することが適しているのでしょうか？
レンタルオフィスに適している6つのケースを紹介します。

▶ケースその1：一人で起業した方や個人事業主

　起業したばかりの方や個人事業主など、基本的に一人で完結する仕事をしている場合は、レンタルオフィスが適しています。自宅を仕事場とすると、住所を公開することによるプライバシー問題や、取引先への信用力に関する不安が残ります。
　多くのレンタルオフィスにはネット環境や会議室、複合機などビジネスに必要な設備が備え付けられており、初期投資を抑えてビジネスを開始することが可能です。設備投資にかかる費用を抑えることによって、ビジネス運営に回す資金を残すことができます。

　また、レンタルオフィスには秘書サービスが用意されていることがあります。電話や来客対応、郵便物の受け取りなどを代行してもらうことで、メインの仕事に集中することができるでしょう。

▶ケースその2：ベンチャー企業やスタートアップ

　ベンチャー企業やスタートアップの場合、少人数でビジネスがスタートします。急速な成長を目指す企業にとっては、専用スペースの変更やオプションサービスの追加など柔軟な使い方ができるレンタルオフィスは魅力的です。
　例えば、創業当初は一人専用のスペースを契約し、ビジネス規模が大きくなり、従業員を雇う段階で複数人用の専用スペースに移動するといった利用方法が可能です。また、1ヶ月単位で契約できることにより、リスクを最小限に抑えてビジネスを始めることができます。

　さらに、レンタルオフィスは企業の集積している都市圏にあるため、新規顧客との面会や打ち合わせにかかる移動時間を削減できるのも魅力のひとつです。

▶ケースその3：企業の支店や営業所として利用

　新しく地方に支店を展開したいと考えた場合、デスクや椅子、OA機器、インターネット回線など様々な費用がかかります。レンタルオフィスであれば、ビジネスに必要な設備が一通り揃っているので、支店を展開する費用を大きく削減することが可能です。
　また、レンタルオフィスには受付スタッフが常駐しているケースもあるため、必要最低限の人材ですぐに支店を展開できることは大きな利点となります。

　レンタルオフィスは、新規顧客を開拓したい都市に営業所を設ける際の選択肢としても有効です。もしも新規顧客の開拓が上手くいかなかった場合でも、比較的低コストでオフィスを閉鎖することができます。

▶ケースその4：会社同士によるプロジェクトでの利用

　社内の情報管理の点からも、社外のメンバーが頻繁に出入りするようになると自社のオフィススペースを提供することが困難な場合があります。
　また、通常の賃貸契約でオフィスを用意すると、プロジェクトが終了するとオフィススペースは不要になり、解約に伴う費用がかかってしまうでしょう。このような場合は、レンタルオフィスを利用することで、必要な期間だけスペースを借りることができ、解約費用を抑えることができます。

　さらに、レンタルオフィスは必要に応じて必要なスペースを拡張することもできます。これにより、プロジェクトの期間中にスペースの不足に悩むことがありません。

▶ケースその5：士業など許認可が必要な業種

　士業や一部の業種は、国や地方自治体の許認可が必要になり、届出、登録、許可、認可、免許の5種類があります。
　例えば、宅建士を持っている方が不動産業を行う場合は、宅地建物取引業免許が必要です。免許取得を申請する際には、本社の所在地を記載しなければなりません。
このように許認可の申請をする場合にも、レンタルオフィスを利用することで本社の所在地欄にレンタルオフィスの住所を記載することができます。

　また、士業の方がレンタルオフィスを利用すると、自前のオフィスがあることで取引先や顧客から信用を得やすくなるでしょう。建築士や税理士、投資ファンドなどの許認可が必要な業種で、広いオフィススペースが必要ではない場合は、レンタルオフィスを活用することができます。

▶ケースその6：IT関連企業など

　IT関連企業やコンサルタント企業、派遣会社は、基本的にパソコンとインターネット環境があれば業務を遂行できるため、レンタルオフィスが有効です。特にIT関連企業が多く集積しているエリアにオフィスを用意することは、企業にとって強みになります。クライアントとの打ち合わせや下請け業務の発注、最終的な納品までを全てエリア内で完結させることができ、効率的に仕事をすすめることが可能です。

　効率の良さだけでなく、特定の業種が集積した立地だと、ネットワークも構築されており、新規開拓や業務の拡張につなげることも可能となります。IT関連業界では、オフィスにあまりこだわらず、プロジェクトに集中する文化があるため、レンタルオフィスはそのような文化にも合っていると言えるでしょう。

6.レンタルオフィスの利用にかかるコストは？

　レンタルオフィスを利用する際にかかる初期費用は契約費用と月額費用の合計となります。契約時に必要となる費用には、火災保険料や退去時にかかるクリーニング代、専用スペースの扉やポストに張り出すネームプレート代などが含まれます。
月額費用には賃料や管理費が含まれ、インターネット回線費や光熱費、水道代も管理費に含まれていることが一般的です。
契約時に必要な費用は、月額費用の2〜3倍程度と考えておけば問題ありません。

　また、レンタルオフィスによっては、契約終了時に返金される敷金や保証金も必要な場合があります。法人登記にレンタルオフィスの住所を使用する場合は、月額賃料に含まれている場合もあれば、有料オプションとして別途費用がかかる場合があります。
レンタルオフィスごとや専用スペースの大きさによって費用が異なるため、気になるレンタルオフィスがあれば実際に見学をして見積を作成してもらいましょう。

7.レンタルオフィスを利用するメリット

　コワーキングスペースやバーチャルオフィスなどと似たようなオフィスサービスがある中で、レンタルオフィスのメリットを6つご紹介します。
レンタルオフィスを利用しようと考えている方は参考にしてください。

▶メリットその1：オフィス開設の費用を抑えられる

　1つ目のメリットは、オフィス開設時にかかる初期費用を抑えられることです。通常の賃貸契約でオフィスを借りる場合、敷金だけで月額賃料の6〜12ヶ月分を先に納めないと契約できません。また、居抜きオフィスでない限り、入居後に内装工事費が必要となります。
　さらにセキュリティ工事や電気工事、インターネットの配線工事、複合機やデスク、椅子などオフィスを使い始めるまでに多くの費用が発生します。

　一方、レンタルオフィスは契約費用と月額賃料、管理費を支払うだけで、オフィスとして使い始めることが可能です。場所によってはレンタルオフィスでも敷金や保証金がかかる場合がありますが、月額使用料の1〜3ヶ月分程度です。
内装も整えられており、複合機やインターネット回線、デスクや椅子などのオフィスに必要な設備を自分で準備する必要はありません。

　レンタルオフィスを利用することで、初期投資を低く抑えることができ、オフィス開設に必要な手間も少なくなります。

▶メリットその2：立地の良い住所が手に入る

　2つ目のメリットは、立地の良い住所を手に入れられることです。ビジネスの中心地である都市内にオフィスを構えるためには、多くの初期費用がかかります。
オフィスの立地の良さは、社員の職場環境を向上させるだけでなく、企業のイメージアップにもつながります。特に法人登記をする際に本店所在地を登録する必要があります。

　レンタルオフィスを利用することは、初期費用を抑えつつ、立地の良い住所で法人登記ができることがメリットです。本店所在地が一等地になっていると、顧客や取引先からの企業の見え方にプラスの影響を与えます。また、銀行や大企業は、社会的な信用や安定性を求める傾向にあるため、本店所在地は重要なポイントとなります。

▶メリットその3：上質なオフィス空間で作業できる

　3つ目のメリットは、上質なオフィス空間で仕事ができることです。レンタルオフィスは、内装や設備などに力を入れていることが多いです。また、多種多様なオフィス空間が用意されており、作業に集中しやすい静かな空間や、コミュニケーションが円滑に取れる広々とした空間などがあります。
　上質なオフィス環境は、社員の集中力やモチベーションを向上させるだけでなく、採用活動や取引先との打ち合わせなどにおいても良い印象を与えることができます。

▶メリットその4：オプションが豊富

　4つ目のメリットは、ビジネスを支援してくれるオプションサービスが豊富なことです。レンタルオフィスのオプションには、電話対応や受付対応、秘書サービス、荷物の受け取りなど庶務業務を代行してくれるサービスが用意されています。

　他にも複合機や会議室、応接室、駐車場や駐輪場なども貸し出しオプションがあります。
特にビジネスを立ち上げたばかりの方にとっては、受付や電話対応サービスは重宝するオプションサービスと言えるでしょう。このようなオプションサービスについては、レンタルオフィスごとに異なるため、契約をする前に確認しておく必要があります。

▶メリットその5：ITセキュリティが高い

　5つ目のメリットは、ネットワークのセキュリティが高いことです。レンタルオフィスには共有のWi-Fiが用意されており、Wi-Fiに接続するためのSSIDとパスコードで契約者以外が接続できないように管理されています。
　また、共有の複合機を使用する場合、他の利用者に印刷された資料が見られるリスクがあります。しかし、ほとんどのレンタルオフィスではITセキュリティの一環で、専用のカードキーを使って印刷を制御する設定がされており、他の利用者に印刷物を見られることはありません。

▶メリットその6：許認可が取れる可能性がある

　6つ目のメリットは、レンタルオフィスを利用することで許認可が取れる可能性があることです。宅建士や税理士、弁護士などの許認可を取得するためには、事務所の独立性について審査されます。原則としては、他の法人企業が同じオフィススペースを共有して使う場合は独立性がないと判断されてしまうのです。
　しかし、レンタルオフィスは独立性が確保されているとされ、審査基準をクリアしているとみなされることがあります。そのためレンタルオフィスは、コワーキングスペースやバーチャルオフィスと比べて許認可を取得しやすい傾向にあります。

8.レンタルオフィスを利用する前に知っておくべき注意点

　レンタルオフィスにはさまざまなメリットがありますが、契約前に注意して確認しなければならない事項もあります。5つの注意点を解説しますので、レンタルオフィスを契約する前にかならず注意点を確認してください。

▶注意点その1：利用時間が決められている場合がある

　1つ目の注意点は、レンタルオフィスの中には利用できる時間が決められている場合があることです。
レンタルオフィスがあるビル全体のセキュリティの影響で、深夜や早朝に建物内に入れない可能性があります。

▶注意点その2：個室以外は共有スペースを利用する必要がある

　2つ目の注意点は、借りている専用スペースの大きさによっては、複数人との打ち合わせ時に共有スペースを使用しなければならないことです。複数のメンバーと打ち合わせをするときは、専用スペースよりも大きい共有スペースや会議室を借りなければなりません。共有スペースは一般的に予約制のため、急に決まった会議では使用できない場合があります。
　対面での商談や打ち合わせが多いビジネスの場合は、十分に共有スペースがあるレンタルオフィスを選ぶことをおすすめします。

▶注意点その3：内装の変更ができない

　3つ目の注意点は、オフィスの内装を自由に変更できないことです。レンタルオフィスによっては、書類棚やデスク、椅子などを専用スペースに追加することはできますが、壁紙や天井、照明などの内装を変更することは禁止されています。内装にこだわりたい方にとっては、レンタルオフィスは適さない場合があります。
反対に内装にこだわりがなく、商談や打ち合わせがオンラインで完結するようなビジネスであればレンタルオフィスは選択肢になるでしょう。

▶注意点その4：想定以上のコストが発生する可能性がある

　4つ目の注意点は、会議室や受付対応、電話代行などを利用することで想定以上の費用が発生してしまう可能性があることです。
レンタルオフィスにはビジネスを支援してくれるオプションサービスがたくさんあります。オプションサービスは月額賃料や管理費に含まれていることもありますが、会議室の貸し出しや電話対応、郵送物の受け取りなどは有料になっている場合があります。オプションサービスを多用しすぎると、想定以上のサービス料を支払わなければならない事態にもなりかねません。

▶注意点その5：業種によって利用頻度が減る

　5つ目の注意点は、業種によってはレンタルオフィスの利用頻度が減ってしまうことです。
例えば個人事業主のプログラマーが業務委託で仕事を受ける場合は、情報漏洩を防止するために取引先のオフィスで仕事をしなければならない案件も存在します。
　他にも取引先で商談や打ち合わせが多い、コンサルタントや対面営業の場合もレンタルオフィスの利用頻度が下がってしまうでしょう。
そのため、レンタルオフィスを借りても、月額賃料や管理費が無駄なコストとなってしまう可能性があります。

9. レンタルオフィスを選ぶ5つのポイント

　業種や働き方に合ったレンタルオフィスを見つけるために、レンタルオフィスを選ぶ際に重要となるポイントを5つ解説します。
レンタルオフィスを契約しようと考えているのであれば、必ず現地見学と見積を取得をして比較してみてください。

▶ポイントその1：基本料金とオプション料金

　1つ目のポイントは、基本料金とオプション料金がどれくらいかかるのかを確認することです。
単に月額賃料や管理費だけを比較して、レンタルオフィスを選ぶことは失敗の元となります。オプションサービスの料金は、使用頻度やサービス内容によって異なりますので、ホームページ上の料金表だけで把握することは難しいです。必ずレンタルオフィスの運営会社に問い合わせをして、月々にかかる費用をシミュレーションしてもらいましょう。

▶ポイントその2：交通アクセスなどの立地の良さ

　2つ目のポイントは、レンタルオフィスの立地です。
ビジネスを行う上で、オフィスがどこにあるかはとても重要な要素となります。交通アクセスの利便性や周辺の雰囲気によって、ビジネスに悪影響が及ぶ可能性があります。BtoBのビジネスであれば、主要取引先のオフィスに近い立地はメリットになります。
事前にレンタルオフィス周辺の環境を確認し、オフィスの立地条件が適切かどうかを慎重に検討しましょう。

▶ポイントその3：部屋のタイプや防音対策の有無

　3つ目のポイントは、専用スペースのタイプや防音についてです。
オンライン打ち合わせや電話での商談が多い方にとっては、会話の声が外に漏れていないか心配になるでしょう。レンタルオフィスの専用スペースは基本的に個室となっていますが、使われている間仕切り材や工法によって防音性能に違いがあります。特に壁の内側に入れる遮音性や吸音性の部材ランクで、部屋全体の防音性に大きな差が生じます。
防音対策について事前に確認をする場合は、実際に見学にいって確認する必要があります。

▶ポイントその4：受付の対応の質

　4つ目のポイントは、受付サービスの質についてです。
レンタルオフィスでは、来客対応や電話対応のオプションサービスを提供している場合がありますが、その受付サービスの質や範囲はオフィスによって異なります。常駐タイプの受付が9時〜18時の場合は、来客を部屋まで案内し、ドリンクの配膳サービスをしてくれる場合が多いです。また、英語対応も行ってくれるレンタルオフィスもあります。
受付サービスの質については、見学時に確認しておくことが大切です。

▶ポイントその5：利用可能時間

　5つ目のポイントは利用可能時間についてです。
レンタルオフィスの利用可能時間は、一般的には7時〜23時ごろまでになります。最近は24時間利用できるレンタルオフィスもありますが、深夜の時間帯は共有スペースが使えなかったり、空調が止められてしまったりと使える機能に制限が発生します。

まとめ

　レンタルオフィスは、様々なビジネスのニーズに合わせて利用できるオフィスサービスです。ビジネスを展開する上で、オフィスを持つことは欠かせませんが、物件探しや家賃、敷金や設備投資などの負担があります。
　レンタルオフィスは、専用スペースや会議室を必要な分だけ借りることができ、契約期間も自由に調整できることが特徴です。また、共有スペースやオプションサービスを上手に利用することで、コスト削減や業務効率化にもつながるでしょう。そのため、スタートアップ企業や個人事業主、地方支店など様々なニーズに対応できる柔軟性があります。
　ビジネスを展開する上で、オフィスの問題は大きな負担となることがありますが、レンタルオフィスはニーズに合わせて柔軟に利用できる点が魅力的です。

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