レンタルオフィスとは？特徴について
レンタルオフィスとは、自社専用の個室を一般的な賃貸オフィスの一室より安価に契約できるオフィスサービスのことをいいます。オフィスに必要な通信回線やWi-Fi、コピー機やシュレッダーなどのオフィス設備を完備しているのはもちろん、机や椅子などのビジネス備品も入居時からそろっています。
レンタルオフィスの多くは、会議室やミーティングスペース、給湯室などの共用設備もあり、入居者は必要に応じて利用することが可能です。月額数万円〜と、一般的な賃貸オフィスを借りるよりもコストを抑えつつ、オフィスを確保できます。
レンタルオフィスは物理的なスペースを手頃かつ簡単な手続きで借りられるため、少人数用の業務スペースを確保したい方や、自宅で仕事をすることが難しい方など、幅広いニーズ層から選ばれているオフィス形態です。
レンタルオフィスのメリット
レンタルオフィスを利用することで、あらゆるメリットが期待できます。具体的にどのようなメリットがあるのか詳しく見ていきましょう。
▶① 安く個室を借りられる
起業や開業をする場合、できるだけ低コストでオフィスを借りたいと考えている方が多くいるでしょう。一般的な賃貸オフィスを契約する場合、初期費用として1年分の賃料や保証金などのまとまった費用が必要不可欠です。レンタルオフィスであれば、保証金が不要であったり、賃料や管理費も賃貸オフィスの相場より安く設定されている場合がほとんどです。オフィスを安く借りられることができれば、固定費の出費を大幅に抑えられます。
また、レンタルオフィスの場合、事業規模に合わせてワークスペースのサイズを変更しやすい点も特徴です。社員の人数が増えてきたら、広いワークスペースの個室に引越することが可能です。同じレンタルオフィス内の引越であれば、住所の変更作業も簡単にできます。事業規模に変動が見込まれる企業の場合は、一般的な賃貸オフィスではなく、柔軟性の高いレンタルオフィスがおすすめです。
▶② オフィス家具や設備が完備
レンタルオフィスには、ビジネスを営む上で必要な家具や設備が完備されています。空室さえあれば、契約後にすぐにビジネスを始めることが可能です。一般的な賃貸オフィスだと、家具選びも必要になりますし、設備を利用するための契約など事前準備に追われる場合があります。レンタルオフィスであれば、インターネット環境を整えるための工事も不要な場合がほとんどです。
また、レンタルオフィスで足りないものがあれば、オプションサービスとして追加料金で利用できる場合があります。電話代行や郵便物の受け取り、登記の相談など、ニーズに合わせてオプションサービスを利用してみると良いでしょう。
▶③ 登記や住所利用が可能
レンタルオフィスの多くは法人設立の住所として利用でき、銀行で法人口座を開設することも可能です。個人事業主の方の場合、レンタルオフィスの住所を会社の住所としていれば、自宅住所を公開する必要もなくなります。取引先に伝える住所もレンタルオフィスになるため、個人情報の流出を抑えることに繋がります。
また、レンタルオフィスはビジネス街の一等地にあることが多いため、信用度の高い住所を利用できる点もポイントです。特に起業したばかりの方であれば、信用度の高いビジネス街の住所を取引先に提示できれば、仕事の獲得にも繋がりやすいかもしれません。
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レンタルオフィスのデメリット
レンタルオフィスにはたくさんのメリットがありますが、デメリットも存在します。具体的にどのようなデメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。
▶① 他の入居者と共同になる
レンタルオフィスは、個室以外の共用部に関しては他の入居者と共同利用することになります。個室とはいえ、隣り合った状態で他の入居者がいるため、プライバシーの確保について不安に感じることもあるかもしれません。場合によっては、防音がしっかりとできておらず他の入居者の話し声が聞こえたり、物音がして落ち着かなくなってしまうケースもあります。
また、他の入居者と顔を合わせることもありますし、会議室を利用したいタイミングで空いていない場合も考えられます。心配な場合は、防音性が高いレンタルオフィスを選ぶこと、会議室のほかにミーティングスペースが用意されているレンタルオフィスを選ぶことをおすすめします。
▶② オフィス内をカスタマイズしにくい
レンタルオフィスは、あくまでも仕事用のスペースになります。そのため、棚の位置が決まっていたり、大きな荷物を置けないなどカスタマイズしにくいデメリットもあります。企業のイメージに合わせて壁紙やレイアウトを変更することができず、商品を置くための什器にも制限が出てきてしまうこともあります。
しかし、一部のレンタルオフィスでは、内装や設備のカスタマイズに対応している場合もあります。オフィスレイアウトにもこだわりたい場合は、レンタルオフィスを選ぶときに、どのようなカスタマイズをして良いか、運営会社に確認するようにしておきましょう。
バーチャルオフィスとは？特徴について
バーチャルオフィスとは、物理的なオフィスを借りるのではなく、オフィスの住所や電話番号のみをレンタルできるサービスのことをいいます。物理的なオフィス実態はないことから、仮想事務所と呼ばれる場合もあります。
バーチャルオフィスを利用することで、登記や銀行口座の開設、名刺やホームページへの住所記載の際に、自宅住所を公開することなくプライバシーを守ることができます。ビジネス街の住所を利用できることで、会社の信用度を上げる効果も期待できます。
レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースとは異なり、バーチャルオフィスには設備やワークスペースはありません。そのため、自宅や他の場所にワークスペースを確保する必要があります。
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスにも、レンタルオフィスのようにさまざまなメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのか詳しく見ていきましょう。
▶① 登記ができる
バーチャルオフィスは物理的なオフィス実態がない分、低コストで住所や電話番号を借りることができます。法人登記を考えている方には、低コストで一等地の住所を利用できるメリットが期待できます。ある程度事業が軌道にのるまでの間は、コストを抑えるためにバーチャルオフィスを選ぶ方も少なくありません。
ただし業種によっては、バーチャルオフィスだと法人登記ができない場合もあります。実態のあるオフィスや店舗が必要であり、こうしたオフィス条件を満たさないと開業できないといった業種があります。開業を考えている業種がバーチャルオフィスでの登記が認められているかどうか、事前に確認することが大切です。
▶② 毎月の利用料が安い
バーチャルオフィスは、住所や電話番号のみを借りるサービスであるため、レンタルオフィスやシェアオフィスと比較すると安価に借りられます。なかには月額数百円程度から借りられるバーチャルオフィスもあるなど、支出を大幅に抑えられるメリットがあります。
起業してすぐの時期は売上が安定しないことも多く、住所が必要だとしてもオフィスを借りるまでの余裕がない方もいると思います。できるだけ固定費を抑えてオフィスの住所や電話番号を利用できるのも、バーチャルオフィスの魅力だと言えるでしょう。
▶③ 郵便物の転送などを行ってもらえる
バーチャルオフィスのなかには、郵便物の転送や電話対応などの受付業務を担当してくれる場合があります。業務で忙しい方や個人事業主の方は、こうした受付業務を行ってくれるバーチャルオフィスが便利で利用しやすいでしょう。バーチャルオフィスの郵便物受け取り方法にもさまざまあり、定期的に郵便物の引き取りに行く、自宅に転送してもらう、メールで送信してもらうといった方法があります。
また、バーチャルオフィスによっては、利用者専用の会議室を貸し出している場合もあります。取引先や顧客との会議が多い方の場合は、会議室を利用できるバーチャルオフィスを選ぶと良いでしょう。
バーチャルオフィスのデメリット
バーチャルオフィスのメリットについて解説しましたが、デメリットにも目を向けなくてはいけません。具体的にどのようなデメリットがあるのか詳しく見ていきましょう。
▶① 物理的なオフィススペースは借りられない
バーチャルオフィスはオフィス実体を持たず、住所や電話番号のみを利用することになります。そのため、業務を行うためのスペースを他に確保しなくてはいけません。自宅で作業ができるのかどうか、必要時のみシェアオフィスやコワーキングスペースでドロップイン利用するのかどうかなど、計画をした上でオフィス選択を行いましょう。
▶② 信用性の低い住所である場合がある
バーチャルオフィスを利用する場合、実務を行う場所と住所が異なります。そのため、銀行口座を開設するときに審査が通らないといったことも場合によってはあり得ます。とはいえ、事業内容を明確にした書類を用意しておけば口座を開設できる可能性も高くなります。信頼性の低い住所とみなされてしまうこともありますが、事前にしっかりと対策をしていれば口座開設に影響しないことも多いので下調べを十分に行いましょう。
また、過去に犯罪に利用された住所ではないか、口コミが良いバーチャルオフィスであるか、といった評判もしっかりと調べておくと安心です。
レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いについて
レンタルオフィスとバーチャルオフィス、それぞれの特徴について解説しました。レンタルオフィスとバーチャルオフィスは「サービス内容」「利用料金」「利用用途」などに違いがあります。ここでは、両者の違いについて詳しくみていきましょう。
▶サービス内容や利用料の違い
レンタルオフィスは、自社専用のオフィススペースが確保でき月額数千円程度から利用できます。一般的な賃貸オフィスと比べると、初期費用を抑えながら利用できる点も特徴です。また、レンタルオフィスのなかには、他の利用者とのコミュニケーションの機会を増やすためのイベントを積極的に行っているところもあります。他の会員とのコネクションが欲しいと思っている方にもレンタルオフィスは向いています。
バーチャルオフィスは、ビジネス住所や電話番号を月額数百円から利用できます。レンタルオフィスのようなオフィススペースは提供されないため、あくまでも住所や電話番号のみを借りることになります。
オフィススペースが必要であるのか、それとも自宅やドロップイン利用がメインでオフィススペースは不要であるかといった点を考慮してオフィスを選択すると良いでしょう。
▶適した利用シーンの違い
レンタルオフィスは、実際に出社して本格的なオフィスとして利用できます。自社専用の個室オフィスのなかで、集中して作業をしたいと考えている方にとっては最適なオフィスです。レンタルオフィスの中には会議室やミーティングスペースもあるため、顧客や取引先との会議や面談がある業種の方は便利に利用できるでしょう。
バーチャルオフィスは、名刺やホームページに載せるための住所が欲しい方や、登記のための住所を希望している方向きです。コストを抑えられる点もあり、ECショップ事業者のような住所を掲載する必要のある業種の利用にも向いています。
レンタルオフィスやバーチャルオフィスを選ぶ際のポイント
レンタルオフィスやバーチャルオフィスは運営会社の数も多く、何を基準に選んだら良いのか迷っている方もいるのではないでしょうか。レンタルオフィスやバーチャルオフィスは、それぞれのオフィスで選ぶ際のポイントが変わってきます。オフィス選びで失敗しないようにするためにも、下記のポイントを押さえておきましょう。
▶レンタルオフィス：立地や賃料、セキュリティレベルがポイント
レンタルオフィスを選ぶ時に大切なのは、まず「立地」です。一般的な賃貸オフィスだと一等地になると賃料が高くなりますが、レンタルオフィスの場合は安価に借りられる場合がほとんどです。オフィスの広さや窓の有り無しなどによって賃料は変わるため、どこまでの予算がかけられるのか計算した上で選ぶと良いでしょう。中心部の一等地にオフィスを構えることで、企業としての信用度を高めることにも繋がります。
また「セキュリティ」にも目を向ける必要があります。レンタルオフィスは個室とはいえ、防音性はどうなのか、安全なインターネット接続が可能かどうか、具体的にどのようなセキュリティ対策を行っているのか内覧時に確認しておきましょう。共有スペースは他の利用者も使いますので、セキュリティ面はしっかりと確認して選ぶようにしてください。
▶バーチャルオフィス：住所や運営会社の信用性がポイント
バーチャルオフィスを選ぶ時は「住所」のステータスに目を向けるようにしてください。住所は会社自体の信用力に直結してきます。
また、バーチャルオフィスの場合「運営会社」についても調べておきましょう。比較的容易に参入しやすい事業になるため、さまざまな企業がサービスを提供しています。顧客からの信用度を高めるためにも、信頼できる運営会社かどうかを確認し選ぶようにしてください。バーチャルオフィス業界のなかでも、長年の実績がある会社を選ぶと安心です。
まとめ
レンタルオフィスとバーチャルオフィスには、それぞれに違いやメリットデメリットがあり、選ぶ時のポイントが変わります。レンタルオフィスは、業務を行うためのオフィスが欲しい方や、個室で集中して作業をしたい方、低料金でオフィスを持ちたい方におすすめです。反対に、オフィス自体は必要なく、住所や電話番号だけを持ちたい場合は、バーチャルオフィスで十分でしょう。何を目的にオフィスを探しているのかを考慮し、自社のニーズに合ったオフィス選びを行いましょう。
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関連記事：バーチャルオフィスで住所を借りられる？レンタル住所について解説
