オフィスの縮小移転とは?
オフィス縮小移転とは、社員の働き方改善や経営コスト削減などを目的として、オフィスの規模や面積を小さくすることをいいます。オフィスの場所自体を移転する方法のほか、オフィスビルを変えずにオフィスフロアを移動する、契約する面積を減らすといった方法もあります。
オフィス縮小移転を行う目的は企業によってさまざまです。主に、テレワークによって広いオフィスが不要になった、賃料コストを抑えたい、働き方改革を進めていきたいといった目的が挙げられます。まずは、なぜオフィスを縮小、移転したいのかといった目的を明確にして、理想のオフィスをイメージすることが大切です。
なぜオフィスの縮小移転が増加しているのか?
オフィス縮小移転が増えている背景として、現代における働き方改革が大きく関係しています。時間や場所にとらわれることのない、柔軟な働き方を推進する企業が増えたことにより、レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースといったフレキシブルオフィスを導入する企業が増えています。こうしたフレキシブルオフィスは短時間や短期間での利用が可能であるため、従業員の都合や勤務状況に合わせてオフィスを手軽に借りることができ、社員全員のデスクが揃えられるような大規模なオフィスは不要になるケースが多いのです。
テレワークを取り入れやすい環境づくりは、従業員の企業へ対する満足度を高めたり、業務の生産性を向上させることにも繋がります。現在のオフィス規模は妥当であるか、社員が積極的にテレワークを取り入れやすい環境が用意できているかなど、さまざまな視点を考慮してオフィスを考え直してみると良いでしょう。
オフィスを縮小移転するメリット
オフィス縮小移転を進めることによって様々なメリットがあると言われています。具体的にどのようなメリットが期待できるのか、4つのポイントに分けて解説します。
▶① 固定費などのコスト削減
オフィスを縮小移転することで、毎月の賃料コストを削減できる点は大きなメリットと言えます。オフィスのフロア面積が狭くなる分、固定費である賃料や管理費を今までよりも削減できます。そのほか、フロアが縮小することによって、複合機やシュレッダーなどのビジネス機器の設置台数を減らすことが可能になります。
オフィス縮小をきっかけにテレワークを導入することになれば、水光熱費や従業員の交通費負担といったコストも削減できることが期待できます。
▶② 生産性向上
オフィスの縮小移転により、オフィス以外でできる業務とできない業務を分け、生産性を高める効果も期待できます。例えば、会社からの持ち出しが難しい個人情報を含んだ業務はオフィスで行い、資料作成やオフィス外でもできる作業はテレワークで行うといった働き方を行うことでメリハリが生まれ、業務全体の生産性向上が期待できるのです。
従業員自身が、働く場所や作業内容を自由に組み合わせることができる環境作りを行うことは、結果的にワークライフバランス向上にも繋がります。
▶③ オフィス管理の手間削減
オフィスを維持するだけでも、手間やコストはかかります。例えば、備品管理や清掃業務もオフィスには必要になりますが、規模が大きく働いている従業員が多くなると、その分管理するための手間がかかってきます。大きな面積のオフィスであればあるほど、防犯やネットセキュリティ対策などのコストもかさみます。
さらに、複合機の用紙やインクの補充、細かな備品の手入れなどにも労力はかかっているため、オフィスが縮小できれば従業員の負担を減らすことにも繋がります。
▶④ 新しい働き方の実現(フリーアドレスやABW)
オフィスの縮小移転を進めることで、フリーアドレスやABWといった制度を導入しやすくなるメリットがあります。
フリーアドレスとは、固定の座席を決めずに働く方法になり、日々隣に座る人が変わることも珍しくありません。そのため、今まで接点のなかった人とのコミュニケーションを作るきっかけができる、自由な空間で新しい発想が生まれやすいといったメリットが期待できます。
ABWとは「アクティビティ・ベースド・ワーキング」の略称で、従業員自らの意思で働く席や場所、時間、相手を選択できる働き方のことです。自由度の高い働き方であるため仕事とプライベートとの両立がしやすい、仕事に対する意欲が芽生えやすい、創造力を活性化しやすいといったメリットがあるため、従業員と企業の双方にメリットが期待できる働き方です。
オフィスを縮小移転するデメリット
オフィスを縮小移転するメリットはたくさんありますが、デメリットにも目を向けなくてはいけません。具体的にどのようなデメリットがあるのか詳しく見ていきます。
▶① 移転中は二重家賃が発生する
オフィスを縮小移転する場合、引越作業が終わるまでは一時的に二重家賃がかかってしまう可能性があります。移転にかかる引越費用はもちろん、既存オフィスの解約にかかる手続きや費用負担も出てきます。また、新オフィスの内装を変更する場合には施工費も発生します。
引越準備に時間がかかることを想定したうえで余裕をもって行動できるようにスケジュールを組み、既存オフィスや新オフィスに発生する費用を事前に把握してからオフィスの縮小移転を進めると良いでしょう。
▶② 原状回復費が発生する
オフィスを移転する際にどの程度の原状回復が必要になるのかは、賃貸契約によって異なります。原状回復とは、退去する際にオフィスを入居前の状態に戻すための工事を指します。退去の告知自体も、退去を予定している数か月前までに管理会社へ意思を伝えなければいけないといった規約があるため、オフィスの移転縮小を検討している場合は契約書をまず確認しておきましょう。
オフィス内に持ち込んだ家具や備品を撤去することはもちろん、電気や電話回線の撤去、看板や天井ボード、壁紙の貼り換えなどが必要になることもあります。経年劣化の対応は契約内容によっても異なるため、どこまで原状回復が必要か事前確認をしましょう。
▶③ 設備や備品の処分、買い替えが必要になる場合がある
オフィスを縮小移転する場合、使う予定のない設備や備品の処分も必要になります。既存オフィスの規模によっても変わってきますが、処分する物が多いとその分コストや時間もかかります。また、オフィスの規模に合わせて、買い替えが必要になるなど手間はどうしても発生するでしょう。既存の設備や備品をどの程度使うのか、買い替えをできるだけ減らせるかどうかも含めて考えましょう。
▶④ 社員のモチベーションが低下する場合がある
コスト削減ばかりを求めてオフィスの縮小移転をしてしまうと、社員の気持ちがおざなりになってしまうことも少なくありません。賃料や管理費をできるだけ減らしたいと経費削減が優先となり、オフィスの使い勝手が後回しになってしまうと、社員のモチベーション低下の原因となってしまうこともあります。オフィスを縮小移転する理由や、社員にとってもメリットだと感じられる部分があること、働き方の多様化に必要であることをきちんと説明しながら進めていきましょう。
オフィスの縮小移転を成功させるためのポイント
オフィスの縮小移転を成功させるために、押さえておくべきポイントを紹介します。どのようなポイントを意識したら良いのか迷っている場合は参考にしてみてください。
▶縮小移転を行う目的を明確化させる
オフィス縮小移転を行う際には、実現させたい目的をはっきりとさせておきましょう。経費を削減して生産性を向上させたい、働き方改革を進めていきたいなど、なぜオフィスを縮小移転するのかという目的を明確にすることが大切です。社内にはオフィスの変化にすぐに対応できない人もいるため、従業員との意見交換も欠かせません。オフィス縮小移転を進めるための具体的な指標を決めておき、従業員とも定期的に情報共有を行うといった工夫をしましょう。
▶移転スケジュールを詳細に立てる
オフィス縮小移転の場合、できるだけ細かいスケジュールを決めておくことも大切です。オフィスを移転させるためには、半年以上など長い時間がかかることも少なくありません。引越しの準備はもちろん、新しいツールを導入するべきか、リモートワークを導入するうえで働き方のルールをどうしていくのかといったことを考えることも必要です。
▶拡張性も考慮してオフィスを選ぶ
従業員の増員や新部門の設立といった将来的な企業方針を考慮した上で、拡張性に優れたオフィス選びができると安心です。社員を増やす予定がありそうな場合は、余裕を持った広さのオフィスを選ぶ必要があります。働き方を再度見直す可能性もあるのであれば、規模を拡張できるスペースのあるオフィスに移転する、契約の縛りが緩いオフィスを選ぶといった工夫が必要です。
オフィスの縮小移転にはレンタルオフィスがおすすめ!
少人数用のオフィスへ縮小移転を考えるのであれば、レンタルオフィスがおすすめです。レンタルオフィスは昨今の時代に合った柔軟な働き方に適したメリットが複数あります。
▶レンタルオフィスは入退去が簡単
レンタルオフィスは、時間のかかる煩雑な契約手続きや保証人の用意が不要である場合が多いため、空室さえあれば契約締結からすぐに利用することができます。退去時は1か月~3か月前までに管理会社へ連絡をする形となり、締結した契約期間内の退去であっても違約金が発生しない場合がほとんどです。レンタルオフィスは、契約条件の縛りが厳しい不動産賃貸契約ではなく、サービス利用契約や施設利用契約である場合が多いためです。
そのため、オフィス縮小移転の第一歩として、まずはお試しで数か月間だけ利用してみたいといった需要にも応えられるメリットがあります。
▶レンタルオフィスにはビジネス設備やオフィス家具が揃っている
レンタルオフィスには、ビジネスに必要な設備やオフィス家具が入居時からそろっています。ネット回線やセキュリティ対策も導入されていますので、入居後すぐに仕事に取り掛かれる点も魅力です。共有スペースにはコピー機やシュレッダー、会議室などもそろっているため、初期費用を大幅に抑えながらオフィスの利用ができます。
オフィスの縮小移転では、引越が完了するまでの二重家賃や手続きの手間が懸念されますが、レンタルオフィスであれば最小限のコストや手間でオフィスを引越することができます。
▶サテライトオフィスとしても最適
レンタルオフィスをサテライトオフィスとして利用するケースも少なくありません。企業の本社より離れた場所にレンタルオフィスを借りることで、従業員が柔軟な働き方を実現しやすくなるメリットがあります。自宅から近いレンタルオフィスを利用することで通勤時間を削減できることはもちろん、テレワークでも自宅にインターネット環境がない人や子どもがいて自宅での仕事が難しい人にとってもレンタルオフィスは重宝されます。
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まとめ
オフィスの縮小移転は、コスト削減や効率的な働き方を実現するための有効な手段といえます。毎月発生するオフィスコストを削減しながら従業員の生産性やモチベーションを高めたり、従業員の働き方に柔軟性をもたらせてくれます。オフィスの縮小移転と共にフリーアドレスやリモートワークを取り入れることで、個々のニーズに応じたワークスタイルが実現できるでしょう。
とはいえ、オフィス縮小移転の理由を共有していない、従業員の声に耳を傾けていないといったことがないよう気を付けましょう。オフィスの縮小移転には、しっかりとした計画とコミュニケーションが不可欠です。最適なオフィス環境を整え、繁栄する企業を目指しましょう。
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