はじめに
レンタルオフィスなどのシェアオフィス利用を検討している方のなかには、住民票登録ができるか気になり調べている方もいるのではないでしょうか。シェアオフィスで住民票を登録できるケースもあれば、あくまでも事業用として利用するため住民票の登録が難しいシェアオフィスもあります。
この記事では、レンタルオフィスなどのシェアオフィスで住民票を登録するための条件について、詳しく解説していきます。オフィスに入居してから後悔しないよう、シェアオフィスの利用を考えている方はぜひ参考にしてください。
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レンタルオフィスとは？
レンタルオフィスとは、事業に必要なデスクやチェア、キャビネットなどの家具や、ネット回線、コピー機など、ビジネス運営に必要な環境がすべてそろっている貸事務所のことをいいます。
これらの設備費の多くは、オフィスの利用料金に含まれている場合がほとんどです。レンタルオフィスなどのシェアオフィスは、敷金などの初期費用もかからず低いイニシャルコストで好立地の場所にオフィスを構えることができます。1ヵ月程度の短期間からレンタルでき、契約が完了すればすぐにでもオフィスを利用できるのも特徴です。
電話代行や受付代行など、オフィスに足りない設備があればオプションとして申込みをすることもできますし、光熱費や水道料といった毎月発生するコストも利用料に含まれているためお得にオフィスを借りることができます。
レンタルオフィスで住民票を登録する条件
レンタルオフィスなどのシェアオフィスで住民票を登録したいと考えている方向けに、オフィスで住民票登録をするための条件を説明します。条件は複数ありますが、これらをクリアしていれば住民票登録ができます。
▶① オフィス内で生活している
レンタルオフィスなどのシェアオフィスで住民票を登録する条件として、実際に生活していることが重要です。オフィスに日中仕事をするためだけに通っているのではなく、勤務している時間外も生活している証拠があれば、住民票の登録ができる可能性があります。
例えば、他に定期的に帰る場所がない、寝具や家具、調理器具のように生活に必要なものがレンタルオフィスにそろっていると、生活しているとみなされます。
▶② 賃貸借契約で許可されている
オフィスの運営会社によっても異なりますが「賃貸借契約」を許可しているかどうかによっても変わります。賃貸借契約を行うレンタルオフィスやシェアオフィスでは、ほとんどの場合、住民票登録を許可しませんと記載されています。
オフィスはあくまでも仕事をする場所であるため、住民票登録を許可してトラブルになってしまうのを防ぐ目的もあります。レンタルオフィスやシェアオフィスによっても異なるので、契約時に書類をしっかりと確認しましょう。書類に明記されていない場合は、必ずオフィスの担当者に確認してから住民票を登録するかどうか決めてください。
▶③ 自治体から了承を得ている
レンタルオフィスやシェアオフィスで住民票を登録できるかどうかは、自治体によっても変わります。自治体が、レンタルオフィスやシェアオフィスの管轄地域で住民票を登録できるかどうか管理しています。
そのため、自治体が住民票を登録できないと設定している場合は、どんなに条件を満たしていてもオフィスでは登録できなくなってしまいます。稀に自治体に申請すると、住民票を登録できることもあります。基本的には、レンタルオフィスやシェアオフィスなどオフィス内で生活していることを証明できるかどうかによって変わります。
会社の事務所や店舗に住民票を登録するには？
会社の事務所や店舗に住民票を登録したいと考えている方もいるでしょう。この場合、レンタルオフィスのケースと同様で、事務所や店舗の中で実際に生活していることが証明できることが条件となります。
また、賃貸借契約にて許可されていること、自治体からの許可が出ていれば住民票が置ける場合があります。
事務所によっては、もともと居住用のスペースを事務所として利用しているケースもあるでしょう。この場合は、事務所に住民票を置いても問題なく手続きができます。
契約違反や法令違反に注意することが重要
レンタルオフィスなどのシェアオフィスや、会社の事務所や店舗に住民票を登録するときに、賃貸オーナーに無断で住民票登録をしてしまうと、契約違反になってしまう可能性が考えられます。解約違反とみなされ契約解除とされてしまうリスクも出てきます。
また、居住していることが証明できない場合や、実際に居住していない状態で住民票登録をした場合は、法令違反となってしまうこともあるので注意してください。
健全なビジネス運営のためにも、オフィスの契約規則や国の法令はしっかりと下調べした上で行動を行うことが重要です。
その他のオフィス形態では住民票登録できる？
レンタルオフィスやシェアオフィス以外にも、昨今ではさまざまなオフィス形態が存在します。それぞれのオフィスで住民票が登録できるのか、詳しく説明していきます。
▶バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスは、物理的な実態のない仮想の事務所のことをいいます。事業に必要な住所を貸し出すためのサービスになるため、スペースを貸し出すレンタルオフィスやシェアオフィスとは異なります。仕事をするためのスペースは他に用意する必要が出てきます。
バーチャルオフィスの主なサービスは、郵便物の受け取り（転送）や、電話番号やＦＡＸ番号の提供、会議室の利用などの部分的なもののみです。他には、有料オプションとして経理や会計、労務サポートを行っているバーチャルオフィスもあります。
初期費用を抑えながら事業用の住所を用意でき、都心の一等地の住所を選ぶこともできます。銀行の口座開設や、通信販売の「特定商取引法に基づく表記」にも表記できます。
▶コワーキングスペースとは？
「Co（共同）」「Working（働く）」という英語からもきているように、ノマドワーカーなど場所の縛りのない環境で働く方向けのスペースです。基本的には個室ではなく、図書館やカフェのようなオープンスペースになっており、空間を共有します。時間利用の人もいれば、月額固定で利用している人もいます。
利用者同士がお互いに刺激し合い、共創するのが大きな特徴でもあります。もともと2005年ごろにアメリカのサンフランシスコで本格的に始まったものとして知られ、イノベーションを創出するきっかけとなりました。
利用者同士の交流やコミュニティの形成ができ、自分とは異なるバックグラウンドを持っている人と自然に交流できる仕組みが用意されています。空間だけに限らず、積極的に交流イベントを行っており、勉強会を企画するなどさまざまな取り組みをしているのもコワーキングスペースの特徴です。
▶バーチャルオフィスやコワーキングスペースでは住民票登録できない
バーチャルオフィスやコワーキングスペースの場合、生活する場所を借りているわけではありません。実際にオフィスで生活をすることは不可能であるため、住民票登録をするための条件を満たしていません。
バーチャルオフィスは住所のみを借りるためのオフィスですし、コワーキングスペースは、必要に応じてオフィスを一時利用する空間であるため、居住用の家具や日用品を設置することはできません。住民票は行政サービスの提供にも必要になりますし、選挙権などの問題もあります。住民票を登録したい場合は、他のオフィスを選択するようにしてください。
レンタルオフィスのおすすめポイント
住民票登録が可能なレンタルオフィスの利用を考えている方もいると思いますが、レンタルオフィスには他にもたくさんのおすすめポイントがあります。これから事業を始めるためのスペースを探している方にとって便利なポイントが数多くありますので、ここで解説していきましょう。
▶① 初期費用や賃料が安い
一般的な事務所を借りる場合、初期費用として賃料の8倍前後のお金がかかるといわれています。例えば、保証金や仲介手数料、前払い賃料が該当し、オフィス家具や設備もそろえなくてはいけません。初期費用としてまとまったお金がかかるため、負担が大きく感じることもあると思います。
その点、レンタルオフィスは入会金や初月の賃料のみで始められる事も多く、初期費用を抑えられる特徴があります。また一等地に住所を用意できるのに、一般的な事務所を借りるよりも安い賃料で利用できるため、毎月の出費を抑えることにも繋がります。
▶② ビジネス設備が揃っている
レンタルオフィスには、必要な設備や備品などすべてがそろっています。会社として必要になるデスクやチェア、ロッカーやキャビネット、ネット回線など事務所に必要な設備がすべてそろっているため、すぐに事業を始めることが可能です。
契約によっては即日から利用できるレンタルオフィスもあるので、余計な手間をかけずに利用できるオフィスを探している人にもおすすめです。足りない設備があればオプションサービスを使って補うこともできますし、郵便物の受け取りや発送代行などを依頼できるオフィスもあります。
▶③ 入退去が簡単で、短期間でも借りられる
レンタルオフィスは簡単な契約手続きで利用できます。札幌中心部などの都会で事務所を借りようとすれば、物件探しから始まり、内見や契約の手続き、引越しや家具・家電の準備、電気やガスなどの契約等、やらなくてはいけないことがたくさんあります。
一般的な賃貸オフィスの場合は、入居時だけに限らず、退去するときにも手続きが難しくなり時間がかかります。レンタルオフィスには必要なものがすべてそろっているので、入退去にかかる手間がほとんどありません。必要に応じてプロジェクト単位などでも借りられるため、短期利用や長期利用を選択できる点もうれしいポイントです。目的にあった利用ができる柔軟性が、レンタルオフィスの良さと言えるでしょう。
レンタルオフィスの上手な選び方
全国には数多くのレンタルオフィスやシェアオフィスがあります。そのため、どのオフィスを利用するべきか迷っている人もいると思います。実際に気になるレンタルオフィスやシェアオフィスがあれば、足を運び見学してみるのをおすすめします。ホームページだけではわからない部分もあるからこそ、目で見て判断するようにしてください。ここでは、レンタルオフィスの上手な選び方を紹介します。
▶立地の良いオフィスを選ぶ
レンタルオフィスを決めるときに立地の良さは重要です。毎日レンタルオフィスに足を運ぶ方の場合は、駅から近いかどうかも重要になってきます。
また、来客が多いビジネスの場合は、交通アクセスが優れた場所であることも必要になってきます。弊社のレンタルオフィス「さっぽろRオフィス」は札幌駅からのアクセスが抜群に良いため多くのビジネスマンに選ばれています。レンタルオフィスを決める際には、立地の良さもぜひ意識してみてください。
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▶会議室やミーティングスペースがあるオフィスを選ぶ
レンタルオフィスを選ぶ時に、会議室やミーティングスペースがあるかどうかも意識してみてください。仕事に集中したいときや会議、テレビ会議など気密性の高い仕事をするときに、個室があると便利です。
レンタルオフィスのなかにはスペースが狭いオフィスもあり、他に業務をしている社員がいるなかで電話をするのが難しい状況も出てくると思います。オフィス内にミーティングスペースがあると、社員同士の話合いでも周囲を気にすることもなくなります。
会議室やミーティングスペースの有無はもちろん、無料で使えるか、有料の場合いくらかかるのかを確認しておくようにしてください。
▶レビューや口コミをチェックする
レンタルオフィスを選ぶ時に、レビューや口コミも確認するようにしてください。実際に利用した人のレビューや口コミにはたくさんのヒントがありますし、あなたが知りたいと思っている情報が書かれていることもあります。
口コミやレビューの件数が多いレンタルオフィスかどうかでも判断できると思います。ある程度、長く運営しているのにレビューや口コミのないレンタルオフィスは、気を付けたほうがいいかもしれません。また、口コミに対しても返信しているレンタルオフィスは対応が丁寧なので安心して利用できます。
まとめ
レンタルオフィスで住民票の登録をしたいと考えているのであれば、まずは賃貸借契約や自治体でどのような対応になっているのか、契約書を確認したり実際に自治体へ問合せを行って必ず確認するようにしてください。
そのうえで、自宅として証明できるような設備や家具、日用品があることを伝えられれば住民票を登録できる可能性もあります。レンタルオフィスの契約規定によっても変わってくるので、必ずしも登録できるとは限りません。また、レンタルオフィスを選ぶ時は通いやすさや、会議室の有無、口コミの内容や対応を確認した上で決めるようにしてください。
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