はじめに
札幌で起業や開業に伴い、賃貸オフィスや店舗を探している方も多いのではないでしょうか。現代では一般的な賃貸オフィスのほか、レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペース、バーチャルオフィスといった様々な形態のオフィスがあります。効果的なビジネス運営を行うためには、事業の特徴に合った賃貸オフィスを探す必要があります。
この記事では、オフィスに入居してから後悔しないために、賃貸オフィスや店舗を選ぶポイントを紹介します。また、数ある賃貸オフィスのなかで、レンタルオフィスを選ぶべき理由も説明します。
関連記事：レンタルオフィスの契約形態とは？契約までの流れも解説
賃貸オフィスや店舗の種類は？
賃貸オフィスや店舗を選ぶ際には、下記のようにさまざまな種類のオフィスがあります。
・一般的な賃貸オフィス
・レンタルオフィス
・シェアオフィス
・コワーキングスペース
・バーチャルオフィス
まずは、それぞれのオフィスの主な特徴について解説します。
▶一般的な賃貸オフィス
一般的な賃貸オフィスは、貸事務所と表現することもあります。賃貸ビルのオフィススペースを一室まるごと借りる方式であり、不動産契約を結びます。最初に、敷金・礼金・仲介手数料などが必要になります。また、オフィス内のレイアウトを変更するときは内装の工事費も必須です。他にも、入居したあとに通信費（電話やネット）、光熱費などのランニングコストが発生します。入居するまでの契約に時間がかかりますが、オフィス内を自由にレイアウトしやすいこと、顧客や取引先からの信頼を得やすい特徴があります。
▶レンタルオフィス
レンタルオフィスとは、オフィスで仕事をする上で必要な家具や設備がすべてそろっている賃貸オフィスを指します。レンタルオフィスの運営会社との契約が済んでしまえば、パソコン1台を持ち込めばすぐにオフィスの利用を開始できます。レンタルオフィスは月単位の短期間でも借りられるので、短期プロジェクトや一時的な支店開設など、必要なときのみ利用をしてコストを削減することも可能です。低予算でオフィス設備や備品の利用ができますし、オフィスの立地条件も良い場合がほとんどです。
レンタルオフィスは入退去の手続きも簡単であるため、社員人数の増減に合わせてオフィスを移転することも可能です。また、レンタルオフィスは完全個室のオフィス空間が用意されている場合がほとんどですので、自分だけの静かな空間でビジネスを運営することができます。
▶シェアオフィス
シェアオフィスとは、複数の入居者が共同でオフィスを利用するフリーアドレス式のオフィスを指します。利用したいタイミングでシェアオフィスへ行き、その都度利用料を支払うシェアオフィスもあれば、月ごとに一定の利用料を支払って好きなタイミングで自由に利用できるシェアオフィスもあります。シェアオフィスの利用は、ノマドワーカーの割合が多く、利用者同士でお互いにコミュニケーションを取り、新たな仕事を発掘する場としても重宝されています。オフィススペースを共有している分、余計な初期費用も掛からず気軽に利用できる良さもあります。
シェアオフィスもレンタルオフィスと同様に立地が良い場合がほとんどですので、アクセスを重視したい方に向いています。予算に合わせてオフィスの利用回数やタイミングを自分で選択できるのもシェアオフィスのポイントです。
▶コワーキングスペース
コワーキングスペースは、他の利用者とオフィススペースを共有しながら、異業種との交流をメインとして運営しているオフィスを指します。シェアオフィスと同様に、必要なタイミングで単発利用ができるので、ビジネスを運営する上でのコストカットに繋がります。コワーキングスペースは主に、企業で利用するよりも個人で働いているノマドワーカーなどを対象にしています。利用者同士の交流イベントも積極的に行われています。
オフィス内はカフェに近い雰囲気でオープンスペース式になるので、個室が欲しい方には向いていないかもしれません。どちらかといえば、コミュニケーションをとるための場でもあるので、他の利用者との交流を求めている方や新たなビジネスパートナーを見つけたい方に向いています。なかには会員登録をせずに利用できるコワーキングスペースもあるので、契約の手間を省きたい方には最適です。
関連記事：コワーキングの意味とメリット、シェアオフィスとの違いについて
▶バーチャルオフィス
バーチャルオフィスは物理的に存在しない仮想空間のオフィスです。実際にオフィスへ行って作業を行うものではないので、事業用に住所や電話番号が欲しい方が利用するオフィスです。仕事をするスペースが必要な場合は自宅をオフィスにするなど、オフィス場所を別途確保する必要があります。
バーチャルオフィスは実際にオフィススペースを借りない分コストを抑えられる良さがありますし、札幌市などの大きな都市の住所を手軽に持てる良さもあります。契約にさほど時間を要さずにオフィスの住所や電話番号を借りられるため、急ぎで住所が必要なときにも最適です。
一般的な賃貸オフィスのメリット
まずはじめに、一般的な賃貸オフィスのメリットについて紹介します。
▶顧客や取引先からの信用を得やすい
一般的な賃貸オフィスは、不動産契約を結んでオフィスビルの一室を借りるため、顧客や取引先、銀行からの信頼を得やすいメリットがあります。地に足のついた状態で事業を展開していることや、不動産契約ができるような安定した企業であることをアピールできます。オフィスの住所をホームページや名刺にも堂々と記載できるため、賃貸オフィスをしっかりと構えている点もアピールできます。
▶オフィス内装を自由にカスタマイズできる
一般的な賃貸オフィスは、必要に応じて入居時にオフィスの内装工事を行います。業務のしやすい内装に整えられるのはもちろん、自社のイメージやテーマに合わせたレイアウトにも対応できます。また、社員が仕事をしやすいようなオフィスレイアウトを考える事で、業務へのモチベーションを高める目的もあります。オフィス内装を自由にカスタマイズできる点は、企業と社員の双方にとって大きなメリットです。
レンタルオフィスのメリット
次に、レンタルオフィスのメリットについて紹介します。
▶都心エリアのオフィスを低コストで借りられる
レンタルオフィスは、通常では高くて借りられないような都心エリアのオフィスを低コストで借りられるメリットがあります。都心になるとその分オフィスに発生するコストもかかってしまいがちですが、レンタルオフィスであれば必要最低限の広さのオフィスを低コストで借りられ、オフィス運営の予算内に収めることが可能です。レンタルオフィスの住所は登記もできるため、これから事業を立ち上げたいと考えている方にもおすすめのオフィスです。
▶個室空間で集中できる
レンタルオフィスは個室のオフィス空間を契約できるので、集中できる静かな環境で仕事ができる良さもあります。事業内容によっては、集中できるオフィス環境でなければ仕事が捗らない場合も少なくありません。オープンなオフィススペースになってしまうと、どうしても周囲の騒音や視線が気になってしまうこともあります。レンタルオフィスは、気軽に個室空間を利用でき、周囲を気にすることなく集中して仕事ができる点も大きなメリットといえます。
シェアオフィスのメリット
次に、シェアオフィスのメリットについて紹介します。
▶利用したいタイミングを自由に選べる
シェアオフィスのメリットは、月額料金プランだけでなく利用時間に応じたドロップインのプランがある点です。ドロップインは一時利用になるので、オフィスが必要なタイミングのみシェアオフィスを利用でき、オフィスコストに無駄がありません。オフィス家具やオフィス設備は他の入居者と共同で利用するため、設備投資に発生する初期費用を抑えて事業を始められる良さもあります。利用したいタイミングのみオフィスが欲しい方は、シェアオフィスのドロップインを利用すると良いでしょう。
▶会議室などのオフィス設備が整っている
シェアオフィスは、オフィスに必要な設備が整っている良さがあります。例えば、デスクやチェア、インターネット設備などもそろっています。また、複合機や会議室、空調などの快適な仕事空間を作れるようなオフィス設備が整っているシェアオフィスもあります。オフィス入居に際して設備や備品の準備が手間になってしまう方には、さまざまな設備が整えられた充実度の高いシェアオフィスを選ぶと良いでしょう。シェアオフィスによって、そろっている設備や備品が変わるので、入居前に事前に確認しておきましょう。
コワーキングスペースのメリット
次に、コワーキングスペースのメリットについて紹介します。
▶異業種交流ができる
コワーキングスペースは個室ではなくオープンスペースでの仕事になるので、他のオフィス利用者との異業種交流がしやすい特徴があります。個室のオフィスだと入居者同士で話す機会は中々ありませんが、コワーキングスペースであれば異業種とも容易に交流が持てます。自社とは違った分野の入居者と会話をすることで、新しい仕事を獲得する機会にもなります。異業種交流の機会を増やしてビジネスチャンスを掴みたいと考えている方にとっては大きなメリットといえます。
▶イマジネーションが生まれやすい
コワーキングスペースはオープンスペースだからこそ、新しいイマジネーションが生まれやすいメリットがあります。今まで触れて来なかった分野との交流もできますし、お互いに協力し合い新しいビジネスを展開するきっかけにもなるかもしれません。もし仕事で行き詰まった場合でも、コワーキングスペースで他分野の人々と交流を持つことで新たな発想が湧いてくるかもしれません。こうした新鮮な環境で仕事ができる点は、コワーキングスペースの良さといえるでしょう。
バーチャルオフィスのメリット
最後に、バーチャルオフィスのメリットについて紹介します。
▶住所や電話番号のみを利用できる
バーチャルオフィスのメリットは、オフィスを持たなくても住所や電話番号のみの利用ができることです。法人登記や起業をする際に、家の住所や電話番号を記載するのはプライバシーの観点から抵抗がある方も多いのではないでしょうか。バーチャルオフィスであれば、家とは別にビジネス用の住所や電話番号を契約することができるため、大切な個人情報を守ることが可能です。オフィススペースは不要だけれど住所や電話番号は欲しいといった方にはバーチャルオフィスがおすすめです。
▶都心エリアの住所を低コストで利用できる
バーチャルオフィスは、都心エリアの住所が低コストで利用できる良さがあります。都心に住所があるのは大きなピールポイントになりますが、実際に都心エリアでオフィスを構える場合はかなりのオフィス運営費用が発生します。特に、起業したばかりの方や副業をしている方にとっては、オフィス運営に発生する固定費はなるべく安く抑えたいですよね。バーチャルオフィスには実際のオフィススペースはありませんが、都心エリアの住所を低コストで利用できる点は、バーチャルオフィスのメリットといえるでしょう。
賃貸オフィスや店舗選びに重要な3つのポイント
ここでは、賃貸オフィスや店舗選びに重要となる3つのポイントを紹介します。現在オフィスや店舗を探している方は、ぜひ下記のポイントを参考にしてください。
▶① 自社のワークスタイルに合ったオフィスを選ぶ
ワークスタイルは、業種や従業員の生活スタイルによって変わってきます。もちろん、オフィスを利用する時間帯や頻度もワークスタイルによって変わってくるため、自社の特性に合ったオフィス形態はどのようなものであるかを考慮することが大切です。
自宅での作業が多い業種であれば、住所・電話番号のみを借りられるバーチャルオフィスでも十分でしょう。反対に、オフィスへ通う頻度が多い業種や企業であれば、アクセスの良い立地に恵まれた賃貸オフィスや店舗のほうが従業員も通いやすいです。
自社のワークスタイルに合っているオフィスであるか、不便や無駄が発生するオフィスでないかを入居前に考慮するようにしましょう。
▶② 無理のない賃料やプランを選ぶ
賃貸オフィスや店舗を借りるときは、無理なく支払いを続けられる賃料やプランを選択するようにしましょう。例えば、たまにしか利用しないのに月額でオフィスを契約してしまうと、余計なコストが毎月かかってしまう事態となります。
また、少人数の従業員でオフィスを利用するのであれば、最初から広い規模のオフィスにこだわることはありません。レンタルオフィスやシェアオフィスのように、部屋の広さを柔軟に選べるオフィスが理想的でしょう。
無理のない賃料やプランを選ぶようにするのも、ビジネス運営を上手に行う上で重要なポイントです。
▶③ 初期費用を契約前に確認する
賃貸オフィスや店舗を選んで契約する上で、初期費用がどの程度かかるかについては必ず確認しておきましょう。例えば一般的な賃貸オフィスの場合、初期費用で敷金・礼金・仲介手数料などの費用がかかってきます。物件によっては、オフィス賃料の数倍もの初期費用が発生することも少なくありません。そのため、どの程度の予算をオフィス固定費に充てられるのかを事前に算出し、初期費用は予算内に収められるかどうかを契約前に確認しておきましょう。
また、オフィスを借りる費用以外にも、引っ越し費用やオフィス家具、設備などをそろえるお金もかかります。オフィスを持つと突発的に必要となる費用も出てくるので、自社の経済状況をしっかりと把握した上で、オフィスの契約を行いましょう。
このような方にはレンタルオフィスがおすすめ！
数ある賃貸オフィスのなかでも、レンタルオフィスがおすすめである職種は何なのでしょうか。具体的にどのような職種や企業の方にレンタルオフィスが向いているのかを紹介します。
▶起業家やフリーランス
レンタルオフィスが向いているのは、起業家やフリーランスです。個人で小規模な事業を始める場合、自宅をオフィスとすることが一般的です。しかし自宅の場合、家族がいる環境で仕事に集中することは容易ではないですし、仕事とプライベートのオンオフの切り替えが難しいといった問題も出てきます。起業家やフリーランスのような個人にこそ、メリハリをつけて仕事を進められるレンタルオフィスの利用がおすすめです。
▶サテライトオフィスを検討している企業
本社や本拠地から離れた場所に設置するサテライトオフィスを探している企業にとっても、レンタルオフィスはおすすめです。働き方改革が進んでいる現代において、サテライトオフィスの設置は社員の柔軟な働き方を実現することにも繋がります。例えば、都市型サテライトオフィスを検討している企業は、地方に本社を持っていることが多く都市部に営業所としてレンタルオフィスがあると、仕事がスムーズにできるようになります。また、社員の通勤時間やコストを削減することにも繋がります。、サテライトオフィスでの事業展開を考えている企業にも、レンタルオフィスが向いているでしょう。
▶短期プロジェクトでオフィスが必要
短期プロジェクトでオフィスが必要な方にとっても、レンタルオフィスを契約することはさまざまなメリットが期待できます。特定の社員でチームを組む場合、まとまった場所で作業をしたほうが効率的といえるでしょう。レンタルオフィスは短期利用もできるので、プロジェクトごとにレンタルオフィスを借りることも可能です。オフィスに必要な家具や設備はすでに整っているため、余計な手間も費用もかけずに利用できる点がレンタルオフィスの良さといえるでしょう。
レンタルオフィスのおすすめポイント
レンタルオフィスには、他の賃貸オフィスにはない特徴がたくさんあります。ここでは、レンタルオフィスのおすすめポイントを紹介します。
▶① 低コストで都心エリアにオフィスを構えられる
レンタルオフィスは、初期費用などの開設コストを抑えて都心エリアにオフィスを構えられます。敷金・礼金のようなまとまったお金がかからないので、できるだけ少ない費用で事業を始めたいと考えている起業家にも向いています。月単位での契約もできるので、企業の成長に合わせて移転・引越しも容易にできます。契約期間の縛りがゆるいため入退去に柔軟対応が可能な点も、レンタルオフィスのおすすめポイントといえるでしょう。
▶② オフィス家電やインフラ設備が整っている
レンタルオフィスは、オフィス家電やインフラ設備が整っているメリットもあります。オフィスを一から構える際には、オフィス家具・オフィス家電を揃える費用もかかりますし、通信回線を繋ぐ工事が必要になることもあります。その点、レンタルオフィスの場合、ビジネスに必要な設備はすべて整っているので、準備の手間やコストも少なくなります。会議室やミーティングスペースも完備されているため、打合せが多い企業にとってもレンタルオフィスは大きなメリットといえるでしょう。
▶③ 法人登記ができる
レンタルオフィスは、会社設立時の法人登記にも対応しています。法律でも、登記の住所にレンタルオフィスを利用してはいけないと決まっているわけではないので、一般的な賃貸オフィスと同様に利用できます。法人登記をすることで、社会的な信用度を高めることに繋がります。金融機関からの融資を受けやすくなるなど、資金的な面でも大きなメリットになります。レンタルオフィスは、コストを抑えつつ法人登記をしたい方にとってもおすすめです。
まとめ
賃貸オフィスといっても、一般的な賃貸オフィスのほか、レンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペース、バーチャルオフィスなどさまざまな種類があります。それぞれの特徴を比較したうえで、自社の働き方にあった賃貸オフィスを利用しましょう。
また、レンタルオフィスは、低コストで利用できることはもちろん、オフィス家電やインフラ設備も整っています。入居してからそろえるべきものは少ないため、コストや時間効率的にも大きなメリットといえます。法人登記を考えている方にとっても、レンタルオフィスは都心エリアにオフィスが確保できるので、社会的な信用度を高めるメリットがあります。企業や個人を問わずさまざまなメリットを持つレンタルオフィスを、積極的に活用していきましょう。
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