はじめに
今現在、レンタルオフィスやシェアオフィス、バーチャルオフィスを契約するかどうか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。なかでも、場所にとらわれずに働けるテレワークの需要が伸びている昨今では、リーズナブルかつ利便性に優れた環境が整っているレンタルオフィスを利用して仕事をする企業や個人が増えています。必要なビジネス設備が全てそろっているので、フリーランスやスタートアップ企業にも向いています。
この記事では、レンタルオフィスを契約する場合にそろえるべき必要書類について解説します。レンタルオフィスを検討しているが契約までの流れが分からない、必要書類を事前に把握しておきたいといった方はぜひ参考にしてください。
レンタルオフィスを契約する流れ
レンタルオフィスを契約したいと思いつつ、どのような流れで契約手続きを進めていくのか気になっている方もいるでしょう。レンタルオフィスの探し方から、契約して実際に入居するまでの具体的な流れについて解説していきます。
▶① 希望のオフィスを探す
まずは、利用したいと思えるレンタルオフィスを探すことから始めます。札幌市など希望の地域で検索してみると、さまざまなレンタルオフィスのホームページが掲載されています。最寄り駅や費用、内装、設備などを確認したうえで、話を聞いてみたいと思えば電話やメールにて問い合わせを行います。ホームページ以外にも、賃貸情報サイトに掲載されているケースもあり、掲載基に直接問い合わせをするケースもあります。
▶② 内覧申し込み、オフィス内覧
レンタルオフィスに空室があることを確認したあとは、実際に内覧を申し込みます。希望するレンタルオフィスに足を運び、部屋や全体の様子を確認します。設備やオフィス内の清掃が行き届いているのか、仕事に集中できる快適な空間かどうか見るようにしましょう。初期費用がどの程度かかるのか、利用条件なども内覧時に説明されます。また、お得なキャンペーン情報が聞けることもあるので、予算も含めて相談しておくことをおすすめします。
▶③ 入居申し込み
内覧も終わり、実際に利用したいと思ったら入居の申し込みを行います。申し込みには後ほど説明するような必要書類があり、申込書を記入・捺印して必要書類を提出する流れとなります。 人気のあるレンタルオフィスになると、入居を検討している間に希望の部屋が埋まってしまうこともあります。入居申し込み順になるのかどうかも確認しておきましょう。
▶④ 入居審査
必要書類を揃えたあとは、入居審査を行います。なかには入居審査を行わないレンタルオフィスもあります。レンタルオフィスによって審査の基準は変わるので、必ず通るとは限りません。書類に不備があると審査が終わるまで時間がかかることがありますので、必要書類をしっかりとそろえた上で入居審査に臨みましょう。
▶⑤ 契約、入金
審査が通ったあとは、実際に契約を結ぶ流れになります。レンタルオフィスによって変わりますが、直接来店して説明を受けながら契約するオフィスがメインです。 遠方に住んでいる個人や企業の場合は、郵送の対応を受けられることもあるので相談しておきましょう。契約の手続きを済ませたあとは、契約金（初期費用）を支払います。場合によっては「保証金」「家賃」の両方の支払いが必要になるため、事前に準備しておきましょう。
▶⑥ オフィス入居
オフィスに入居するタイミングで、部屋の鍵を受け取ります。基本的に仕事に必要なものはすべてそろっているので、他に必要なものがあれば搬入しビジネスがしやすい空間を作っていきましょう。 搬入当日にいないときは、受付で荷物を受け取ってくれるサービスがついているレンタルオフィスもあります。利用できるサービスの範囲も確認しましょう。
レンタルオフィス契約時の必要書類
レンタルオフィス契約時に、具体的にどのような書類が必要になるのでしょうか。レンタルオフィスによっても変わりますが、法人契約・個人契約・新しく法人を設立する場合の 3つのケースに分けて解説します。
▶法人契約の場合
法人でレンタルオフィスを利用する場合は、以下の契約書類が必要です。
・会社登記謄本（3ヵ月以内のもの）
・会社概要書
・会社印鑑証明書（3ヵ月以内のもの）
・顔写真付きの身分証明書（コピー）
レンタルオフィスによっては上記以外にもさまざまな書類が必要な場合があるため、内覧時に事前に確認しておくと安心です。
▶個人契約の場合
個人でレンタルオフィスを利用する場合は、以下の契約書類が必要です。
・契約者の住民票（3ヵ月以内のもの）
・契約者の印鑑証明書（3ヵ月以内のもの）
・事業内容をまとめた書類
・身分証明書のコピー
上記の他にも、業種によっては、資格証明書のコピーもしくは経歴書の提出が求められる場合もあるので、必要に応じて提出できるよう準備しておきましょう。
▶新たに法人を設立する場合
レンタルオフィスを利用して新しく法人登記を行うケースもあるでしょう。レンタルオフィスによっては、法人登記に料金が発生する場合や登記できない対場合があります。そのため、レンタルオフィスの住所を問題なく登記に利用できるかどうかを確認したうえで契約を行いましょう。
・法人登記の申請書
・定款（法人として活動するための遵守するべき規則）
・法人代表者の印鑑証明書
・発起人の同意書
・登録免税の納付用台紙
これらの準備をしたうえで、公証役場にて手続きを行います。不備があると登記手続きが進まなくなってしまうので、事前準備をしっかりと行いましょう。
レンタルオフィスは入居がしやすく、コスト削減に有効！
レンタルオフィスは、オフィスを探してから入居するまで比較的スムーズであり、ビジネス設備もすべてそろっている分、気軽に入居できる良さがあります。敷金・礼金などの初期費用が発生しない場合が多いためオフィスコストの削減にも繋がりますし、レンタルオフィス運営会社と直接契約を結ぶことで仲介料もかからず利用できます。
ビジネスに必要なオフィス家具・家電を揃える必要もないので、入退去やオフィス移転をする場合でも手間がかかりません。法人での利用はもちろん、個人や法人登記したいスタートアップ企業にとっても、レンタルオフィスは気軽に利用しやすいサービスといえるでしょう。
まとめ
この記事では、レンタルオフィスに入居する場合に必要な契約書類を解説しました。法人・個人・法人登記によっても必要書類が変わってくるので、利用したいレンタルオフィスが決まっている場合には余裕を持って準備を進められるようにしておきましょう。
また、契約書類に不備があると入居するまでに時間がかかってしまいます。利用開始希望日までに契約するためにも、早めにレンタルオフィスを決めてしっかりと事前準備をしていきましょう。
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