はじめに
働き方改革の一環としてオフィス環境の改善に取り組むことは、これからの会社の在り方として非常に注目されています。オフィス環境の改善は、ビジネスを効率的にさせオフィス内の生産性を高くすると同時に、従業員や会社のウェルビーイング（個人や社会のよい状態）を高めるためにあらゆる企業が挑戦している取り組みです。
この記事では、オフィス環境を改善するオフィス改革の概要や、その目的と具体的なオフィス改善策を詳しくご説明します。また、オフィス改革を失敗しないための注意点も紹介しているので、この記事を自社のオフィス改革に活かしましょう。
関連記事：オフィスにグリーンを取り入れるメリット！フェイクグリーンの活用法や具体例
オフィス改革とは何か？
会社経営に携わる方ならあらゆるところで耳にするであろうオフィス改革という言葉。しかし、オフィス改革とは具体的にどのようなものなのか、まだ詳しく知らない方も多いでしょう。ここでは、オフィス改革や働き方改革の詳しい概要を解説します。
▶オフィス改革とは？
オフィス改革とは、職場のオフィス環境を変えることにより社員の生産性と満足度を向上させることをいいます。このオフィス改革には、オフィスのレイアウト変更や家具の導入、照明や音響の改善、オフィス移転などが含まれます。
目的は、オフィスでの作業効率向上や社員が働く上での幸福感の増進、そして最終的には組織としての利益向上です。具体的には、個々の作業スペースの最適化、コミュニケーションを促進する共有エリアの設置や静かな集中作業に適した個室オフィススペースの設置などが挙げられます。これらを取り組むことによって、社員の働き方に良い影響を与え、より柔軟で生産的なオフィス環境を促進することを目指しています。
▶オフィス改革と働き方改革の違い
オフィス改革と働き方改革は関連していますが、重点を置く領域が異なります。
オフィス改革は物理的な職場環境の改善に焦点を当て、働きやすい空間を作ることで生産性を高めることを目的としています。これには、オフィスのレイアウト変更や設備のアップグレード、オフィス移転などが含まれます。
一方、働き方改革は、労働時間の短縮、柔軟な勤務スタイル、リモートワークの推進など、労働者の労働条件や制度を改善することに焦点を当てています。この二つの改革は互いに補完関係にあり、オフィス環境の改善が働き方の質を向上させる一方で、働き方の改革がオフィス環境に新たなアイディアをもたらすこともあります。
▶オフィス改革と働き方改革が同義語として使われる理由
オフィス改革と働き方改革が同義語として使われる理由は、両方とも目的として労働環境の最適化を目指しているためです。前述したように、オフィス改革は物理的な職場環境の改善に焦点を当てていますが、働き方改革はより広範な労働条件の改善、たとえば労働時間の短縮やリモートワークなど柔軟な勤務スタイルの推進などを含みます。
現代の労働改革では、物理的環境の改善が働き方の質を向上させると認識されており、オフィス改革は働き方改革の重要な部分とみなされています。このため、多くの企業や組織では働き方改革の一環としてオフィス環境の改革を進めていることから、同義語として利用されています。
働き方の新潮流とその影響
近年、私たちの働き方には大きな変化が起こっています。例えば、リモートワークやフレックスタイム制など、従来のオフィスでの働き方にとらわれない柔軟な働き方が注目されています。
これらの新しい働き方は、従業員の生産性向上やワークライフバランスの実現に大きな影響を与えています。リモートワークを導入することで、通勤時間のストレスを軽減し、従業員の仕事に対するモチベーションを高めることができます。また、フレックスタイム制を導入することで、従業員は自分の生活リズムに合わせて働くことができ、ストレス軽減と共にオフィス内での効率的な業務遂行が可能となります。
さらに、新しい働き方は従業員の創造性やアイディア発想力にも大きな影響を与えています。オフィスでの新しい働き方に対応するためには、経営者や人事総務担当者は従来の枠組みにとらわれない柔軟な働き方を積極的に受け入れる風土を醸成する必要があります。これにより、従業員のワークライフバランスの実現や生産性向上につながるだけでなく、オフィス全体の活性化や成長にも繋がるでしょう。
オフィス改革を行う目的
オフィスでの働き方をより良いものにするため、オフィス改革を行う具体的な目的についてご説明します。目的を明確化し、自社のオフィス改革を成功させましょう。
▶① 生産性の向上
オフィス改革は、オフィスの作業環境を最適化することで生産性を向上させ、業務の効率を高めることを目的とします。たとえば集中できる個室オフィススペースの設置や、コミュニケーションを促進するための共有スペースの配置などが挙げられます。こうした空間の整備は、従業員がそれぞれの業務に必要な環境を自由に選択できるようになり、おのずと生産性の向上に直結します。
▶② 社内コミュニケーションの円滑化
社内コミュニケーションの円滑化は、オフィス改革において重要な目標です。チームワークの強化や問題解決の迅速化、新しい発想や行動の促進につながります。そのためには、社員が互いに交流しやすくなり、情報共有が活性化しやすいオフィスが重要です。
たとえば、開放的なオフィス空間の設計や共用スペースの設置、気軽にミーティングができるエリアの配置など、部署間の垣根を低くし、自然なコミュニケーションを促進するオフィス改革が有効です。
▶③ 企業理念の浸透
企業理念を浸透させることも、オフィス改革を通じて達成できる重要な目的です。企業理念が末端の社員まで浸透し、しっかりと軸を持った企業は、どんなに過酷な経済状況でもどう切り抜けるかを考え、成長することができるからです。
たとえば、オフィス改革のひとつとして会社のミッションやビジョンを象徴するスローガンをオフィスに展示することで、社員がその理念を常に視界に入れながら仕事ができます。これにより、社員が会社の目標を軸とし意識して働くようになり、組織全体の一体感を高める効果があります。
▶④ 社員のメンタルヘルス対策
オフィス改革の目的のひとつとして、社員のメンタルヘルス対策があります。メンタルヘルス対策を目的とすることは、ウェルビーイングを高めるためにも重要なポイントです。ストレスの少ないオフィス環境を提供することで、社員は働くことでの幸福感を高め、生産性の向上に直結します。
たとえば、誰でも好きな時に使えるリラックスできるエリアの設置や、気持ちが明るくなるようなオフィスデザインなど、社員の心理的な負担を減少させることで、社員が働くことの楽しさや意義を感じやすくなります。オフィス改革を通じて、社員が健康で充実したオフィス生活を送れるような環境を整えることが、企業にとって大きな価値を生むことになります。
▶⑤ 創造性の向上
オフィス改革をすることによる創造性の向上は、大きな目的の一つです。たとえば、他部所間で交流できるオープンなオフィス空間を提供することで、異なる部署のメンバーがコミュニケーションをとりやすくなり、互いにアイデアを交換する機会が増え、創造性を刺激します。オフィスで区分けされている壁をなくすことで、社員同士のコミュニケーションが活発になり、新しいアイディアや革新的な解決策が生まれやすくなるためです。
このような環境を用意することで、社員が自らの能力を最大限に発揮できる機会をつくることもオフィス改革で重要となる目的です。
▶⑥ ワークライフバランス向上
オフィス改革の重要な目標の一つとして、ワークライフバランスの向上があげられます。フレックスタイム制など勤務時間の柔軟な対応やリモートワークでの働き方をとりいれることで、従業員は個人的な時間を有意義に使えるようになり、ストレスのない心のゆとりが生まれることで生産性を向上させることができます。オフィス改革によるワークライフバランスの向上は、おのずとオフィス内の生産性を高めます。
オフィス改革の具体例
オフィス改革の目的を理解したところで、実際の具体的なオフィス改革例をみていきましょう。オフィス改革の先進企業はどのような取り組みをしているのかを理解し、自社のオフィス改革の参考にしてください。
▶① フリーアドレスの導入
フリーアドレスの導入は、オフィス改革を行う上での重要なポイントです。従業員が固定のデスクに縛られず自由に作業スペースを選択できることで、柔軟な働き方を促進します。また、部署間の壁を取り払うことにも貢献し、社内の円滑なコミュニケーションの向上にもつながります。フリーアドレスは働き方改革の一環として、効率的なオフィス環境の構築を目指す企業にとって有効な選択肢です。
▶② ペーパーレス化を行う
紙の文書をデジタル形式に置き換える「ペーパーレス化」を行うことで、業務の効率性を高め、紙を多用しすぎない環境に優しい働き方を促進することができます。紙と比べて電子化された文書は、迅速に共有、検索、保管ができ、物理的なオフィスのスペースや資源の節約にも貢献します。ペーパーレス化が主流になることによって、リモートワークやフレックスタイム制など柔軟な勤務体系をサポートするキッカケともなります。
▶③ リフレッシュスペースを作る
リフレッシュスペースを設置することで、社員がリラックスして気分転換できるオフィス環境を提供でき、メンタルヘルスの改善と生産性の向上に直結します。こうしたスペースは、ちょっとした情報交換やコミュニケーションの場としても活用でき、さまざまなアイディア発想を促進することも期待されます。リフレッシュスペースをつくる際には、快適な座席やリラックスできる音楽が流れるシステムの導入、植物、本、ゲームなど、ストレスを軽減する要素を取り入れることがポイントです。
▶④ 照明や空調を調整する
適切な照明と空調の調整も、オフィス改革で重要な要素です。照明は作業効率に大きく関係し、適切な明るさや色温度の照明をオフィスに設置することで、作業効率を高めるとともに、目の疲れを防ぎます。また、快適な職場環境を作り出すために、空調の改善も必須です。適切な温度と湿度が保たれるような空調設備を整えれば、社員はより快適に仕事を行うことができ、メンタルヘルスの面でも効果を発揮します。
【PR】さっぽろRオフィスでは、各個室で照明や空調が調整できるレンタルオフィスを用意しています。
▶⑤ 観葉植物などの緑を置く
オフィスに観葉植物を配置することは、働く環境を改善し、社員の心理的なストレスの軽減にも関係します。植物はオフィスの空気を浄化するだけでなく、視覚的にもリラックスできる空間をつくりだすことができるため、作業効率の向上につながります。スペースの制約があっても、小さな観葉植物や壁掛けの植物を利用することでその制約は解決できます。オフィス環境をより快適で活力あるものに変えるため、植物を置くことも検討しましょう。
オフィスレイアウトの役割と最新トレンド
オフィスレイアウトの役割と最新トレンドについて、最近の動向や重要なポイントについて考えていきましょう。
オフィスレイアウトは、従業員の生産性や創造性、コラボレーションを促進する重要な役割を担っています。近年のトレンドとして、オープンスペースやフレキシブルなレイアウトが注目されています。これにより、コミュニケーションの促進やクリエイティブなアイデアの共有が可能となります。また、従業員同士の距離感が近くなることで、チームビルディングや他者との関わりが深まる効果も期待されます。
また、最新のトレンドとしては、モバイルワーキングやホットデスキング、コワーキングスペースの導入が挙げられます。これにより、従業員は自由な場所での作業が可能となり、柔軟な働き方が実現できます。さらに、リラックスできる休憩スペースやコミュニケーションスペースの設置も重要です。このような環境が整うことで、創造的なアイディアが生まれやすくなります。
オフィスレイアウトの最新トレンドを取り入れることで、従業員のモチベーションやパフォーマンス向上につながります。ただし、オフィスの特性や業種に合わせた適切なレイアウトを選択することが重要です。従業員の声を取り入れつつ、効果的なレイアウトの導入を検討することが大切です。
オフィス改革を行う際の注意点
オフィス改革を行う際の具体的な例をみてきましたが、反対にオフィス改革を行う際の注意点にはどのようなことがあるのでしょうか。
▶① 社員の意見を反映する
オフィス改革を進める際には、社員からのフィードバックは積極的に取り入れるようにしましょう。社員の意見を聞くことで、実際のオフィス内での不便や改善点を正確に把握でき、より効果的なオフィス環境の構築ができます。たとえば、作業スペースそれぞれの配置や照明の強さ、集中できる環境をつくるためのアイディアなど、社員の働きやすさに直結する要素を直接聞き入れましょう。これらを改善することで、オフィス全体の生産性向上や社員のメンタルヘルス改善につながります。
▶② 目的やコンセプトに合わせる
オフィス改革を進める際には、目的やコンセプトを明確にし、軸をぶらさないように取り組むことが重要です。オフィスの各エリア（作業スペース、会議室、休憩エリア等）それぞれにどのような役割をもたせるかを明確にし、それぞれの機能に合わせてオフィス空間や設備を設計することで、オフィスを効果的に利用できます。
▶③ 社員数や働き方を考慮する
オフィス改革を進める際は、実際の社員数やどのような働き方をしているかも考慮しましょう。たとえば、テレワークの導入によりオフィス内の常駐社員数が減少している場合、フリーアドレス制の導入や共有スペースの拡大、個室スペースを導入するなどが有効です。これにより、社員は必要に応じて一人で集中したりコミュニケーションをとりに行くなどの自由な動きができます。働き方の多様化に合わせ、社員が最も効率的かつ快適に仕事を進められるオフィス環境を整備することが求められます。
オフィス改革に伴う課題と対処
新しい時代のオフィス改革にはさまざまな課題が伴いますが、それらに対処するための戦略も重要です。
まず、オフィス改革に伴う課題の1つは従業員の抵抗感や変化への適応が挙げられます。過去の働き方に慣れている従業員にとって、新しい働き方やオフィス環境の変化は不安や不満を引き起こす可能性があります。そのため、変革に対する理解促進や適応支援のための教育やトレーニングが必要です。
次に、オフィス改革に伴う業務プロセスの変化や新しいツールの導入には、十分な準備とトライアルが必要です。従業員が新しいツールやシステムに適応するためには、利便性や効果を実感できる実証段階が重要です。
さらに、オフィス内のコミュニケーションや協働体制の確立においても課題が生じる可能性があります。従業員同士や部署間の円滑な連携を促進するためには、定期的な情報共有やコラボレーションの機会を設けることが効果的です。
また、リモートワーク導入など、柔軟な働き方によって生じるコミュニケーション不足や孤立感にも対処する必要があります。オフィス改革におけるこれらの課題に対処するためには、経営陣や中間管理職が従業員とのコミュニケーションを強化し、変革への積極的な参加を促すことが不可欠です。オープンな意見交換やフィードバックを通じて、従業員の不安や要望に耳を傾け、共に課題を解決する取り組みが求められます。
まとめ
オフィスでの働き方を革新することは、現代のビジネス環境において重要な課題です。従業員の生産性向上やワークライフバランスの実現に向けて、オフィスのあり方や働き方について常に改善を図る必要があります。
具体的には、オフィス空間の活用法や柔軟な働き方の導入が不可欠です。オープンスペースの導入やフレックスタイム制の導入など、従業員がより快適に働ける環境を整えることが重要です。さらに、コラボレーションツールや情報共有システムの導入によって、オフィス内のコミュニケーションを活性化させることが求められます。そうした取り組みによって、従業員同士の連携や情報共有がスムーズに行われ、業務効率が向上します。
また、最新のテクノロジーを活用したリモートワークの導入も、柔軟な働き方の実現につながります。オフィスでの働き方の革新は、経営者や人事総務担当者のリーダーシップが欠かせません。変革を進めるためには、従業員の意識改革や教育、新しい働き方に対する風土の醸成も不可欠です。最新トレンドや実践法を取り入れ、オフィスでの働き方をより効果的に改革することが求められます。
札幌市内でオフィスをお探しの方はいらっしゃいませんか？「さっぽろRオフィス」では、入居後すぐにビジネスを始められる環境が整ったレンタルオフィスを用意しています。札幌でオフィスを開設したいと考えている企業や、手頃なオフィスを探しているフリーランスの方はぜひ「さっぽろRオフィス」までお問い合わせください。
お問合せはこちら
関連記事：オフィスセキュリティにおけるポイントとは？具体策も紹介
関連記事：オフィスを自宅兼事務所として利用するメリット、デメリット
関連記事：オフィス立ち上げに必要な備品や消耗品
