はじめに
人々の働き方に多様性が認められる現代において、社員が働きやすい環境で仕事ができるように、オフィス改革に取り組む会社が増えています。社員それぞれのプライベート生活や業務内容に応じて、働く場所や時間を自由に決めオフィス環境を選択できるようになってきているのです。こうした自由度の高い働き方を進めるためには、時代の変化に合わせてオフィス改革を進める必要が出てきています。
この記事では、オフィス環境を改善するオフィス改革の概要や、その目的と具体的なオフィス改善策を詳しくご説明します。すぐに取り入れることができる改善例もありますので、オフィス環境に悩まれている方はぜひ参考にしてください。
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オフィス改革や働き方改革とは何か
オフィス改革と働き方改革の違いがわかりにくいと感じている人もいるのではないでしょうか。まずは、それぞれの違いについて説明します。
▶オフィス改革について
オフィス改革とは、オフィスのレイアウトや設備などを見直し、社員が働きやすく過ごしやすい環境を整えるための取り組みのことをいいます。業務効率を高めたいときや一人で集中したい作業のときに利用できる個室のワークスペースを設置する、植物やお花などのグリーンを飾って気持ちの良いオフィス空間を作るなど、オフィス改革の方法はさまざまあります。
部署間の壁をなくし業務スペース全体を見渡せるレイアウトにすることで、部署を超えたコミュニケーションを促進することも理想的なオフィスと言えるでしょう。他にも、ペーパーレス化を進めフリーアドレス制を導入する、大小さまざまなサイズのミーティングスペースを設置するといったオフィス改革も有効です。オフィス改革は、社員の多様な働き方をサポートするための重要な取り組みです。
▶働き方改革について
働き方改革とは、働く人の事情に合わせて多様な働き方を選択できるようにするための取り組みです。労働環境を整備することを大まかに働き方改革としています。前述したオフィス改革は、働き方改革の一環として取り組まれているため、よく同義語として扱われることが多いです。
例えば、テレワークを導入して出社か在宅かを自由に選択できる、同一労働同一賃金などの考え方や労働時間を見直す、残業をしない日を作る、週休を増やすなどの取り組みを働き方改革としています。働き方改革は、社員がリラックスして仕事ができる環境を整えることでストレスを軽減し、仕事に対してモチベーションを高めることにも繋がります。
▶オフィス改革と働き方改革は違う？
オフィス改革と働き方改革は、いずれも社員が幸福感を高めながら働ける環境を整えるための取り組みです。細かな言葉の意味は異なりますが、社員の働き方を改善するという目指すべき場所は同じです。働き方改革の一環として、オフィス改革が存在すると考えると良いでしょう。多様な働き方を促進する場合には、必然とオフィスも一緒に見直す必要が出てくるためです。
オフィス改革を進めている企業では、在宅勤務やレンタルオフィスなどのサテライトオフィスを利用したリモートワークなどを取り入れ、全社員がオフィス内で一日過ごす働き方が当たり前ではなくなっているのです。総務省でも、働き方を見直すためにはオフィス改革を積極的に進めるべきだと明言をしており、実際に総務省のオフィス内でも改革が進められています。具体的なオフィス改革の内容についてはのちほど紹介します。
働く環境を改善することでもたらされるメリット
それでは、社員が働くオフィスの環境を改善することで、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。オフィス環境の改善によって得られる具体的なメリットについて見ていきましょう。
▶① 生産性向上や業務効率を改善
働く環境を改善することで、一人一人の業務効率を高め生産性の向上に繋げることができます。一人で仕事がしたいときはソロワークスペース、チームで仕事をするときはミーティングスペースやオープンスペースを利用できるようオフィスを整えておくと、作業効率に良い影響をもたらしてくれるでしょう。仕事にもメリハリがつけやすくなりますし、集中しやすい環境を整えることで業務効率の向上に繋がります。
また、ソロワークスペースに防音性の対策もできれば、オンライン会議室としても利用できます。機密性の高い会話をするときに、周囲を気にせずに話ができるのもメリットといえるでしょう。
▶② 社内コミュニケーションの活性化
従来のオフィスは部署ごとに部屋が分かれ、お互いにどのような業務をしているのかわからない状態が当たり前でした。オープンスペースのようにオフィス全体を見渡せるようにすることで、部署間を超えた連携を促進させられます。
異なる部署の人々とのコミュニケーションをきっかけに、新しいアイディアやイノベーションを発見する機会にも繋がるかもしれません。他にも、オフィス用品を一か所にまとめたり、社内食堂を設置すると他部署との交流機会を増やす良いきっかけになるでしょう。社内コミュニケーションを活性化させることで社内の雰囲気も明るくなり、社風に良い影響を与えられるメリットも期待できます。
▶③ 社員のメンタルヘルス対策
オフィス改革は、社員のメンタルヘルス対策にも効果が期待できます。例えば、オフィス内に植物を取り入れることでおしゃれで居心地の良い空間を作り出せます。また、カフェやラウンジのようにリラックスできる場所を用意すると、疲れたときに一息をつける居心地の良い空間をつくれます。
毎日オフィスに通うのが楽しみになるようなデザインをオフィス内の内装や飾りに取り入れていくことがポイントです。企業にとっても、長く働いてもらうためにメンタルヘルスは重要な課題の一つです。オフィス改革は、メンタルヘルス対策としても注目されているのです。
▶④ 創造性や独創性を育む
オフィスで仕事をする理由の一つに共同作業が出来ることがあります。固定されたメンバー以外の社員同士のコミュニケーションを積極的に行える空間を意図的に造ったり、ホワイトボードをあちこちに置いて絵や文字を書きやすい空間を造ると、新しい発想が偶発的に生まれるきっかけとなるかもしれません。
社員が創造性や独創性を育める空間のオフィスを、クリエイティブオフィスと呼びます。共同化・表出化・連結化・内面化の4つのプロセスを行いやすいオフィスを造ることで、知識共有が促進されることが証明されています。上司や部下の垣根を超えた交流や雑談の機会を通して、異なる業務知識や考え方に触れる機会を増やせるのもオフィス改革のメリットといえるでしょう。
▶⑤ 会社や社員に合った合理的なオフィスを実現
オフィス改革は、会社や社員が多様な場面に応じて「自分らしい」働き方をフレキシブルに選択できるようになります。例えば、本社や支店以外にもオフィスを分散すると、その日の仕事に応じて合理的な場所で働く選択肢が出てきます。
集中して仕事がしたいときや、打ち合わせやミーティング、プレゼンをしたいときなど目的に応じてオフィスを社員に選んでもらうと良いでしょう。社内のニーズに幅広く応えるためには、レンタルオフィスやコワーキングスペース、シェアオフィスといったフレキシブルなオフィスを利用してみるのもおすすめです。
▶⑥ ウェルビーイングの向上
ウェルビーイングとは、心身の健康だけでなく社会的に見て幅広く良好な状態であり、精神的・身体的・社会的に幸福が持続的に続く状態のことをいいます。社員のウェルビーイングを向上させることで、離職率を下げ優秀な人材を確保しやすくなるなどのメリットが期待できます。
また、ウェルビーイングに取り組んでいることをアピールすることで企業のイメージを高めることにも繋がります。ウェルビーイングの向上とは、主に以下のような施策のことです。
・福利厚生を整備する
・コミュニケーションの活性化
・有給休暇の取得を促進する
・住宅補助などの経済的な補助を行う
・健康や医療などの優待や補助を行う
会社によって取り組むべき施策はさまざまあります。社員のニーズを聞き出し、どうしたらウェルビーイングを向上させられるのかを検討してみると良いでしょう。
オフィス改革の具体例
オフィス改革では具体的にどのような取り組みを行うと良いかについて説明します。どのような施策を行うべきか迷っている方も参考にしてみてください。
▶フリーアドレスやABWの導入
社員同士のコミュニケーションを促進するために、フリーアドレスやABWの導入を検討する方法がおすすめです。
フリーアドレスとは、固定の席を設けず社員が毎日好きな席を選んで働くスタイルのことをいいます。固定の社員以外とのコミュニケーション促進にも繋がりますし、情報共有の機会にも最適です。また、毎日気分を変えて新鮮な気持ちで業務に取り掛かれるメリットもあります。
ABW（Activity Based Working）とは、仕事の内容や気分によって働く場所を自由に選択できることを指します。ABWを取り入れたオフィスには、周囲から離れて集中できるワークスペースやチーム内でアイディア発想をしやすい明るく開放感のある会議室など、多様な座席形態を用意することが一般的です。作業の目的に合わせて働く環境を選択するこで、生産性を高めてより良い商品や提案を実現する目的があります。こうした環境ではやりがいや達成感も生まれやすいため、優秀な人材を確保することにも繋がります。ABWはオフィス内に限らず、自宅やサテライトオフィスなど場所を問わずに取り入れられます。
▶リフレッシュスペースの造設
社員が気軽に使えるリフレッシュスペースを造ることも、オフィス改革には必要です。仕事の合間に気分転換ができるように、カフェやラウンジなどのスペースを用意します。くつろげるソファや仮眠スペースなどを用意して、ストレスを軽減できる設備を整えるとさらに効果的です。
ウォーターサーバーを設置する、グリーンを取り入れるなどちょっとした工夫をすることでも、オフィスの雰囲気が変わってきます。ただし、一定の利用ルールを決めておかないと私的な空間になってしまうこともあるので注意してください。
▶カジュアルなミーティングスペースの造設
予約不要で気軽に利用できるカジュアルなミーティングスペースを造設する方法もあります。ちょっとしたミーティングを行うときにも便利なので、部署や役職など関係なく誰でも気軽に活用できると良いでしょう。会議室のように重々しい空間ではなく、立ち話もできるようなスタンディングテーブルを用意したり、リラックスして話せるソファなど目的に合わせて用意しておくことが大切です。
また、ミーティング時にあると便利なプロジェクターやホワイトボードなどの設備も整えておくことで不便さを感じることもなくなります。誰でも気軽に使えるミーティングスペースでアイディアを形にしましょう。
▶ペーパーレス化やITツールの導入
オフィス改革では、ペーパーレス化やITツールの導入を進めることも重要です。ペーパーレスが進めば、クラウドを利用して場所を問わずに仕事ができるようになります。書類の電子化も含め進めておくのを推奨します。そのためにはまず、現在の業務フローを見直し、申請や承認などの紙ベースになっているものを洗い出していく必要があります。電子化できるものから進めていき、資料保管や共有のIT化を徹底していきましょう。また、会社に合ったITツールを積極的に取り入れ、作業効率を高められるようにしていくことも大切です。
▶レンタルオフィスやシェアオフィスの利用
オフィス改革のためには、レンタルオフィスやシェアオフィスなどのフレキシブルオフィスの活用も検討してください。本社オフィスへの通勤が厳しい社員でも、自宅から近いフレキシブルオフィスであれば活躍の機会を与えられる可能性が高くなります。営業部のように地方に行く機会の多い部署は、移動時間を短縮し働き方そのものを見直すことにも繋がります。
レンタルオフィスやシェアオフィスを契約する際には、実際に社員の通勤状況を把握したうえで立地を選んだり、集中できる空間であるか、アクセスの良い場所であるかなどを考慮して上手に活用しましょう。
オフィス改革を成功させるポイント
働き方改革やオフィス改革の必要性についてわかったところで、実際に改革を成功させるにはどうしたらいいのかも気になるところではないでしょうか。ただ施策を行うだけでは、オフィス改革とはいえません。会社は多くの人が協働して働く場所であり、会社にとっても社員にとっても最適な施策を行う必要があります。成功させるためのポイントについて見ていきましょう。
▶① 予算や目的を事前に設定する
オフィス改革を円滑に進めるためには、予算や目的を明確にしておく必要があります。オフィスの規模や改革内容、社員の人数などによってかかる費用は大きく変わってきます。社員すべての希望を実現するのは難しいかもしれませんが、予算内で抑えられるように削れる部分を調整しつつオフィス改革を進めていきましょう。
外注する場合は業者によってかかる費用も変わるため、必要コストの目安を把握するためにも複数の業者に見積もりを取るようにしてください。予算オーバーしないような施策ができるように、しっかりと改革の配分を考えていきましょう。
▶② 社員の意見や希望をヒアリング
誰のためにオフィス改革を行うのかを考え、社員など現場の声に耳を傾けることが大切です。日々の業務のなかで「あったらいいな」と思う事や「不便だな」と感じることがないか、丁寧にヒアリングしていきましょう。
業務の負担が増えないようアンケート方式で回収する方法でもいいので、意見を吸い上げる機会を作るようにしてください。立場や年代、業務内容が違えばニーズや悩みも変わってくるからこそ、さまざまな社員の意見や希望をヒアリングすることが重要です。また、意見は社内で共有しておき、参加型のオフィス改革を進めていきましょう。
▶③ 動線を考慮したり防災も意識する
オフィス改革では、動線や防災についても考えなくてはいけません。日々の業務で社員の動線が無駄にならずスムーズな移動ができるよう工夫する必要があります。また、社内のコンセントの配置は見逃しやすいポイントです。IT機器をよく利用する会社にとっては、オフィス改革の際にコンセントの配置も見直すべき部分だと言えます。
他にも、万が一の災害に備えて消火器などの設備や避難経路の確保も考えましょう。防災に関する正しい知識は、専門家の意見を聞いたり工事業者に尋ねながら改革を進めましょう。
オフィス改革を成功させた事例を紹介
ここまでの記事を通して、オフィス改革の重要性についてわかってもらえたでしょうか。実際にオフィス改革を行って成功した事例を紹介します。オフィス改革の参考になるヒントが隠れているかもしれません。
▶総務省行政管理局の成功例
行政機関である総務省行政管理局でも働き方改革やオフィス改革が進められています。行政情報システム管理課では、個人用デスクを撤廃しフリーアドレスを取り入れました。以前は、管理職や役職ごとに縦一列に並ぶ島型オフィスが一般的でした。
現在はチームごとにデスクを囲んだ状態に座るようになり、役職など関係なく話ができる環境に変わっています。お互いに顔を見ながら仕事が出来るので、情報共有やコミュニケーションのしやすさも向上しています。他にも打合せスタイルをより柔軟に利用できるようにしつつ、ペーパーレス化も積極的に進めています。
出典：総務省「ワークスタイルを変えるオフィス改革の試行的取組について」
▶東和エンジニアリングの成功例
東和エンジニアリングは、本社が2つあり部署も階ごとに分かれていたため、お互いにコミュニケーションが取りにくい問題がありました。現在は、フリーアドレスを取り入れ、社員が自由に座る場所を選び仕事ができるような仕様に変えています。
窓際にファミレス席を取り入れることで、部署を超えたコミュニケーションの活性化にも繋げています。個人で仕事に集中したいときに利用できるスペースの確保など、多様化した働き方を実現できるようにオフィス改革を進めています。
出典：東和エンジニアリング「社内外の会話が豊かに行きかう職場風土を生み、発想につなげるオフィスのカタチ」
まとめ
働き方改革の一環として、オフィス改革を取り入れる会社が年々増えています。オフィスは社員が長時間過ごす場所だからこそ、業務効率や生産性の向上にも大きな影響を与えます。
オフィス改革によって社員同士のコミュニケーションを促進する仕組みを作ることで、今までにない意見やアイディアが生まれるきっかけになるかもしれません。社員の心身の健康や意識を変えることにも繋がりますし、働き方を見直す良い機会とも言えるでしょう。
また、ABWのように働く場所を問わないレンタルオフィスやシェアオフィスの活用も昨今注目されていますので、ぜひオフィス改革の一環として取り入れてみてはいかがでしょうか。
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