はじめに
これからオフィスを立ち上げる予定があり、準備すべき必需品について調べている方もいるのではないでしょうか。オフィスを立ち上げる際に大切なことは、仕事をするための快適な空間であるかどうかです。そのために、オフィスの必需品は抜けなく揃えておきたいものです。オフィス家具はもちろん、文具などの細かなオフィス用品や、複合機やシュレッダーといったオフィス機器など、揃えるべきものが意外と多いので迷ってしまうことも少なくありません。
この記事では、オフィスに不可欠なアイテムや快適なデスク環境を整えるためのアイテムを具体的に紹介します。起業家やフリーランスの方など、これからオフィスを立ち上げる予定の方は是非参考にしてください。
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オフィスに揃えるべき基本的な備品
オフィスを真っ新な状態から立ち上げるとすると、仕事をするための空間を作るためにオフィス用品を一から全て揃えなくてはいけません。必要な家具や備品が多いため、一度に全てを揃えるのは金銭的・時間的に難しい方もいるのではないでしょうか。
まずは、オフィスで仕事をするうえで欠かせない基本的な備品について解説していきます。ひとまずこれらを揃えておけば、標準的なオフィスとして利用ができます。
▶オフィス家具の選び方とおすすめアイテム
オフィスを初めて立ち上げる新規事業者の場合、デスクやチェアなどのオフィス家具は必ず揃える必要があります。
オフィス家具を決めるときは、
・どのようなイメージのオフィスにしたいか
・オフィスの規模はどの程度か
・オフィス家具にかけられる予算はどの程度か
を考えて決めるようにしてください。
また、店舗ではなくネットで購入すると、オフィス家具にかかる費用を抑えられたり、店舗へわざわざ足を運ばなくてもオフィス家具を揃えられるメリットがあります。しかし、ネット購入だと、届いたオフィス家具を一から自分たちで組み立てをしなくてはいけない場合もあります。中々時間が取れない方は、組み立て済みのもの、もしくは組み立てサービスのオプションが付けられるオフィス家具がおすすめです。
そして、オフィス家具で揃えるべきおすすめのアイテムは以下の通りです。
・オフィスデスク
・オフィスチェア
・キャビネット
・ロッカー
・ホワイトボード
・応接室セット（椅子・机）
なかでもオフィスチェアは、仕事の快適性にも関わる重要な部分です。集中しやすい環境を整えるためにも、座り心地の良さや集中力を高めるために仮眠も可能なオフィスチェアを選ぶと良いでしょう。また、ひじ掛けやリクライニングが付いているオフィスチェアは身体の負担を軽減できるためおすすめです。
▶必要なオフィス文具とオフィス用品
オフィス立ち上げに必要なオフィス文具やオフィス用品について解説します。
| 【分類】 | 【オフィス文具やオフィス用品】 |
| 通信環境 | インターネット、Wi-Fi、LANケーブル、ハブ、固定電話 |
| コピー関係 | コピー用紙、インク |
| 筆記用具 | 各種ペン、セロハンテープ、のり、クリップ、ホチキス、はさみ、カッター、穴あけパンチ、ノート、ふせん、ファイル、電卓 |
| 生活用品 | トイレットペーパー、ティッシュペーパー、スリッパ、ハンドソープ、ペーパータオル、ゴミ袋などの衛生用品 |
| ビジネス機器 | パソコン、複合機、ビジネスフォン、プロジェクター、シュレッダー、ラミネーター |
| オフィスインテリア | 時計、傘立て、ゴミ箱、コートハンガー |
| 工具 | ドライバーやペンチなどの工具（オフィス家具の組み立てが必要なケースもあり、家具のネジが緩んだときに締めることも可能） |
| その他 | コーヒーメーカー、冷蔵庫、電気ケトル、テーブルタップ、延長コード |
必要なオフィス文具やオフィス用品は会社の規模によっても変わってきますが、作業効率を上げて仕事を行うためには上記を揃えておくと良いでしょう。ひとつひとつが細かなもので購入の手間はかかってしまいますが、手元にないと仕事中に不便さを感じるものなので用意しておくと安心です。利用頻度の多いオフィス文具やオフィス用品は、業務用としてまとめて購入しておき、在庫管理の習慣をつけるようにしておきましょう。
また、最近は電子サインの普及が進んでいますが、会社実印や銀行印などの印鑑も必ず用意しておく必要があります。会社実印や銀行印のほかにも、認印や宅配時の受け取り印などをオフィスの立ち上げ時に一緒に用意しておくと安心です。
オーダーメイドが必要なオフィス用品
オフィス立ち上げの際には、オーダーメイドでの購入となるアイテムがあります。オーダーメイドには製作時間が必要となるため、できる限り早い段階で下記アイテムを用意することが望ましいでしょう。
▶サイン（会社の看板）やロゴ
特に取引先や顧客の来訪がある企業にとって、会社の看板やロゴは企業の顔として重要な役割を果たします。ビルの管理会社と相談をしながら、エントランスやオフィス入口のドアには看板を掲げましょう。
また、企業によっては自社のロゴを作成していない場合もありますが、取引先や顧客に対する視認性をアップさせるためには、できる限りロゴを用意しておくとビジネスとして有利です。
▶印鑑
会社設立の上で重要なアイテムのひとつである印鑑は、なるべく早い段階で用意しておきましょう。商業登記の際には代表者印（会社実印）、通帳を作る際には銀行印など、オフィス立ち上げの際に印鑑を求められる場面は度々あります。最近では、ネットオーダーでも印鑑を作成できるため、オフィス立ち上げの準備で多忙な場合には、手軽に印鑑をオーダーメイドできるネットショッピングがおすすめです。
▶名刺や会社パンフレット
企業名や担当者名を取引相手にしっかりと覚えてもらうためには名刺が欠かせません。名刺にはなるべく事業内容を記載し、自社で取り組んでいる事業の概要をアピールしましょう。
また、名刺のデザインによっては、自身の趣味や出身地などの情報を入れることができる場合があります。このような情報を入れておくと、名刺交換の際に取引相手とより親密なコミュニケーションを取ることができるためおすすめです。
会社パンフレットは、もし時間と経費に余裕があればオーダーメイドで作成しておくと良いでしょう。特に営業回りで相手先へ訪問する機会が多い業種の場合は、会社パンフレットが手元にあるだけで商品の強みや売り出しポイントを相手先へ伝えやすくなります。会社パンフレットを渡すことで相手先へ自社の印象を強く残せるため、ビジネスとして有効な手段の一つとなり得ます。
オフィス生活を快適にするアイテム
次にオフィス生活を快適にするためには、具体的にどのようなアイテムが必要なのかを紹介します。オフィスは仕事をする場所であるのはもちろん、毎日長い時間を過ごす場所だからこそ、快適に過ごせるかどうかによって仕事効率に影響を及ぼします。
▶快適なデスク環境のためのアイテム
仕事に集中しやすい環境を作るためにも、デスク環境を快適な空間にすることは大切です。デスクやオフィス用品をどのような配置にするかによっても快適性は変わってきます。下記は、快適なデスク環境をつくるためにおすすめのアイテムです。
・観葉植物
・空気清浄機
・加湿器（除湿器）
・エアコン
・扇風機
・カーテンやブラインド
・壁掛け時計
このようなアイテムを揃えておくと、オフィス環境をさらに快適にすることが可能となり洗練されたオフィス空間をつくることができます。このようなオフィス用品を購入する際は、選び方のセンスや事前の下調べも重要です。
例えば観葉植物一つにしても、オフィスの雰囲気にマッチしたものやお手入れのしやすいものを選ぶようにしましょう。忙しい毎日の中で、日々のメンテナンス負担を減らせるものを選ぶことは重要です。設置する場所にしても、窓際に置く必要があるか、直射日光を避けられる場所に置く必要があるかなど、オフィスによって選べる植物は違います。快適性を追求するためにも、自社のオフィスに合ったものを選ぶようにしましょう。
空気清浄機や加湿器も仕事の生産性を高めるために必要なものです。オフィスのなかに二酸化炭素が溜まってしまうと、眠気や息苦しさを感じる場合があります。 オフィス内の空気によって仕事の作業効率が低下してしまう可能性も十分に考えられます。窓を定期的に開けるだけでは不十分です。空気清浄器や加湿器を有効に活用することは、風邪などのウイルス蔓延を防止することにも繋がります。
エアコンをつけているオフィスでは、加湿器もセットで用意すると良いでしょう。オフィス内の空気が乾燥してしまうと、肌や喉にも大きなダメージを与えます。特に冬場は乾燥が強いため、加湿器を使ってオフィス内の湿度を一定に保ち続けるようにしましょう。乾燥を防ぐことは、社員の健康増進にも繋がる大切な取り組みの一つです。
▶ソフトウェアや便利ツール
オフィスの立ち上げでは、仕事の効率を上げるツールやソフトウェアも欠かせません。パソコンに入れるオフィスのソフトはもちろん、Googleドライブやカレンダー、社員間での情報共有ツールなどは有効に活用しましょう。無料で利用できるソフトウェアや便利ツールも多くあります。
どのようなソフトウェアが必要なのかは業種によっても変わってきます。事前に下調べした上で自社の特性や予算に合ったものを精査することで、より快適なオフィス環境を整えることができ、仕事効率のアップにも繋がります。
オフィス共有スペースの備品
オフィスの立ち上げでは、共有スペースの備品も揃える必要があります。共有スペースの備品とは、主に会議室やラウンジに使う家具や機器、キッチンやトイレの必需品などが該当します。オフィスにいる社員のみならず、来客時にも使う場所だからこそ、備品の準備をしっかりと行いましょう。
▶会議室やラウンジの備品
会議室やラウンジでも必要な備品があります。会議室では、研修や会議など複数の人々が一度に集まる機会が多くあります。会議室がどのくらいの規模なのかによって必要になる備品は変わりますが、主に下記を用意しておくと良いでしょう。
・プロジェクター
・スクリーン（大きめ）
・マイクセット
・演題（必要に応じて）
・パーテーション
上記以外にも、会議室でイベントを行うときには、カタログスタンドやサインスタンド、無線機やテレビなどを用意しておくと安心です。
また、近頃は多目的ルームとしてオフィスラウンジを会議室とは別に設置するケースも増えています。ミーティングで利用する場合もありますし、ソロのワークスペースとして活用する場合もあります。席を指定せずに利用できることもあり、自然なコミュニケーションの場となります。ラウンジには座りやすいデスクやチェアを用意することはもちろん、ウォーターサーバーを設置して、好きな飲み物を自由に楽しめるようにしておきましょう。
▶キッチンやトイレの必需品
キッチンやトイレの必需品についても押さえておきましょう。
【キッチン関係】
・冷蔵庫
・電子レンジ
・電気ポット
・ウォーターサーバー
・コーヒーメーカー（パックも含む）
キッチンは、社員の利用がメインです。冷蔵庫があれば飲み物や食品を保管でき、電子レンジがあればお弁当を温めるときに重宝します。他にも来客時にコーヒーや紅茶、お茶を出すこともあるのではないでしょうか。もともとコーヒーを飲む機会が多い方は、コーヒーメーカーがあると自分好みのコーヒーを楽しめ、集中力のアップやリフレッシュに繋がります。メーカーによっては、コーヒーメーカーのマシンを無料でレンタルできるサービスもあります。予算や利用頻度に合わせてコーヒーマシンのレンタルも検討してみると良いでしょう。
【トイレ】
・トイレの衛生用品
・トイレットペーパー
・詰まりを解消するアイテム
トイレは、オフィスによっては管理会社の清掃が入る場合があります。そのため、自分たちで掃除をする必要があるのか、備品の管理が必要であるかによって用意すべきアイテムが異なります。トイレは来客が利用することもあるため、こまめなメンテナンスや備品管理が大切です。トイレが乱れているとメンテナンスができていない企業だと思われてしまうので注意です！
オフィス環境の安全対策
オフィス環境の安全対策は、オフィスの立ち上げにおいて忘れずに行うべき重要なものです。地震・火災などの災害には事前準備が大切です。具体的にどのようなものを揃えたらいいのか、詳しく説明します。
▶防災用品と緊急時対応の備え
オフィスの安全対策において、防災用品の備えは重要です。例えば大地震が発生したときに、公共交通機関が使えなくなってしまい、社員が帰宅困難者になってしまうこともあります。自社のオフィスが地震などの自然災害にあう可能性はゼロではありません。万が一に備えた準備をしておくことで、社員およびオフィスを守ることに繋がります。用意すべき防災用品は社員の人数や規模によっても変わってきますが、具体的には以下商品を揃えておくと安心です。
・非常食や水の準備
・簡易トイレ
・簡易的なケガの治療や薬
・衛生用品や生理用品
・電池などのバッテリー
・ブランケット（毛布）
・携帯用のカイロ
上記が一般的な避難用品になります。社員人数分の防災用品を揃えておくことで、万が一に備えるリスク管理に繋がります。また、緊急時の備品は、日頃から適切に在庫管理しておきましょう。また、緊急時に備えて、避難経路を確認する・消火器の利用法や場所を把握するなど、社員同士の情報共有を徹底しておきましょう。
▶セキュリティ対策のためのアイテム
オフィスのセキュリティ対策用アイテムについても事前に確認し、しっかり揃えておきましょう。
・シュレッダー
・入退室管理システム（テンキーやICカード、スマホ認証など）
・ネットワークセキュリティ
・収納関係の開錠権限セキュリティ
・防犯カメラや監視カメラ
会社や顧客情報のセキュリティを守るため、上記のようなセキュリティアイテムは必ず揃えておきましょう。例えば、シュレッダーは個人情報の漏洩を防ぐための重要なオフィス機器です。どこで個人情報が洩れるかわからないからこそ、書類・資料を適切に破棄するためにシュレッダーは必需品です。紙だけでなく、CD・カードなどをシュレッダーできる商品も出ています。自社のオフィスでは、具体的にどのようなものをシュレッダーする可能性があるのかを事前に把握した上で購入するようにしましょう。
まとめ
オフィスを立ち上げるときに必要なアイテムを紹介しました。思っている以上に揃える必要があるものが多く驚いている方もいるのではないでしょうか。一般的なオフィス家具やオフィス用品のほか、万が一の災害に備えた防災グッズや、顧客の個人情報を守るセキュリティ対策グッズなど、快適かつ安全なオフィスを維持するためには様々なグッズが必要となります。自社にはどのようなオフィスグッズを用意すべきか、この記事を参考に考慮してみてください。
また、レンタルオフィスである「さっぽろRオフィス」を使えば、上記のようなオフィスに必要な設備が一通り揃っています。レンタルオフィスであれば、オフィス設立の手間やコストを最小限にした上で、仕事に集中できる快適なオフィス空間を提供できます。札幌でオフィスを探されている方がいましたら、ぜひ「さっぽろRオフィス」の利用も検討してみてください。
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