はじめに
レンタルオフィスやシェアオフィス、バーチャルオフィスといった形態のオフィスは、起業したばかりの個人や企業、副業している方のためのワークスペースに利用されています。オフィスによっては、スペースとして貸し出されているだけでなく、郵便物や宅配物の受け取り転送などの様々なサービスが備わっている場合も数多くあります。
とくに、郵便物の受け取りはオフィスを利用する上で必須のサービスです。不在時の対応や転送サービスなど、それぞれのオフィスによって利用できるサービスは様々あります。しかし、郵便物の受け取りに関してトラブルが発生することもあります。
この記事では、レンタルオフィスにおける郵便物の受け取りサービス、利用時の注意点、バーチャルオフィスのおすすめ利用法についてご紹介します。
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レンタルオフィスのサービス内容
まずは、近年注目を浴びているレンタルオフィスについて考えてみましょう。起業するためにオフィスが必要な場合や、副業やサテライトオフィスとしてレンタルオフィスを利用する個人や企業は年々増加しています。
レンタルオフィスの多くは立地条件に優れているため、有名企業を含めてさまざまな業種に人気があります。レンタルオフィスを上手に活用することで、仕事をより軌道に乗せたり、経費を抑えつつビジネスを拡大していくのに役立つでしょう。
ここでは、レンタルオフィスの概念やサービス内容について詳しく解説します。
▶レンタルオフィスとは？
レンタルオフィスとは、机、イス、キャビネット、インターネット回線など仕事をするにあたって必要な環境があらかじめ整っているオフィスのことです。一般的な賃貸オフィスと異なり、設備を一から整える必要がありません。オフィスとしてきちんと整備されているため、入居後すぐに仕事を始めることができるサービスです。
レンタルオフィスの運営会社によって、サービスや料金形態は様々あります。利用料金によってサービス内容やオフィスの広さが異なるので、事業に合ったオフィスを選ぶことができます。設備の利用費が月額などの利用料金に含まれていることが多く、賃貸物件で事務所を構えるよりもコストを抑えることができます。
また、共有スペースと専有スペースが設けられていることが多く、企業ごとに会議室や待合室を別で設ける必要がありません。弊社のさっぽろRオフィスでは1日3時間まで無料で会議室を利用することができます。突然の来客やミーティングなどでもご利用いただけるため、顧客や取引先との関わりが多い企業には特におすすめです。
▶郵便物受け取りや法人登記で住所を利用できる？
レンタルオフィスでは、郵便物の受け取りや法人登記で住所を利用することが可能です。起業したばかりのタイミングでオフィスを持つのは難しいという方でも、レンタルオフィスの住所で法人登記ができます。
個人事業主の場合、自宅の住所を法人登記する方もいますが、その場合のデメリットは数多くあります。レンタルオフィスを利用すれば、名刺やウェブサイトにレンタルオフィスの住所を記載することができるので、顧客からの信頼や良い企業イメージを得るのに最適です。誰もが憧れる一等地にオフィスを構えているというステータスを得ることもできます。
しかし、レンタルオフィスによっては郵便物の受け取りはできても、法人登記できない場合もあるので注意して選ぶ必要があります。弊社のさっぽろRオフィスは、最寄り駅から徒歩5分圏内という人気エリアにレンタルオフィスを構えています。法人登記も可能ですので、札幌市内でレンタルオフィスを検討している方はぜひご相談ください。
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レンタルオフィスの郵便物受け取りサービスとは？
レンタルオフィスで郵便物の受け取りは可能です。しかし、レンタルオフィスにも様々な形態があるので受け取りサービスを利用する際には注意しなければならない点もあります。状況に応じて異なる部分があるのでひとつひとつ確認していきましょう。
▶基本的に郵便物の受け取りは可能
レンタルオフィスでの郵便物の受け取りは基本的に可能です。運営会社によっては、郵便物の受け取りには月額料金以外に別途料金が発生する場合もあるため、契約前にしっかりと確認しておきましょう。
郵便物の受け取り方法は、レンタルオフィスの受付が無人か有人かで異なります。郵便ポストを管理するだけでなく、ポストに入らない荷物を預かってくれる郵便受け取り代行サービスを提供しているレンタルオフィスもあります。レンタルオフィスを選ぶ際に、どのように郵便物の管理がされているのか確認しておくと安心です。
▶専用の個別ポストがある場合
レンタルオフィスに専用の個別ポストがある場合は、一般住宅と同様に、郵便物が直接ポストに届き、入居者が自分でポストから取り出します。レンタルオフィスのスタッフを仲介する必要がないため、紛失などのトラブルが少ないというメリットがあります。また、自分のタイミングでポストを確認することができるので、業務負担も少ないです。
しかし、サインが必要な書類やポストを利用できない大きな郵便物も入居者自身で対応する必要があるので、オフィスに誰もいない場合は不在扱いになってしまうというデメリットもあります。このような場合には、宅配ボックスがあるレンタルオフィスを選ぶなどの工夫が必要です。
▶常駐するスタッフが受け取る場合
レンタルオフィスに常駐するスタッフがいて、そのスタッフが郵便物を受け取ってくれるオフィスもあります。この場合、常駐するスタッフがいるおかげで荷物が不在扱いになりにくいです。
しかし、スタッフがいない時間帯は荷物を受け取ることができません。また常駐スタッフがいる場合でも、荷物の受け取り代行を行っていない場合もあるので契約前に確認する必要があります。
また、荷物が届いたことを事務所に伝えてくれる有料のサービスがあるレンタルオフィスもあります。大きな宅配物もスタッフが受け取って署名して管理してくれるため、業務負担の軽減が期待できます。
宅配ボックスや転送サービスがあるレンタルオフィスが便利！
業務負担を考えると、荷物はできる限り届いたらすぐに受け取りたいものです。特に荷物が届く機会が多い企業の場合は、宅配ボックスや転送サービスがあるレンタルオフィスを選ぶことが得策です。
▶宅配ボックスがあれば不在時も安心
宅配ボックスがあれば、不在時であっても再配達の心配はありません。いつでも好きな時に宅配ボックスの中の荷物を取り出すことができます。また、不在時だけでなく、電話中や来客中などすぐ対応できない場合でも、宅配業者が荷物を入れておいてくれるので、受け取り時間を気にする必要はありません。
弊社のさっぽろRオフィスでは、共用の宅配ボックスを用意していますので、不在時の配達物も受け取ることができます。また札幌駅前オフィスでは、同ビル1階の弊社で荷物をお預かりすることが可能です。弊社営業時間内であればお引き渡しできます。
▶転送サービスを行っているレンタルオフィスもある
荷物がオフィスに届いても、なかなかオフィスに取りに行くことができないという場合もあります。レンタルオフィスでの仕事が副業の場合や地方企業の支店としての利用などの場合、毎回直接取りに行くのは現実的ではありません。
このような場合、荷物を転送できるかどうかが重要になってきます。転送サービスがあれば、時間を作ってわざわざオフィスに取りに行かなくてもいいので便利です。契約前には、転送サービスを行っているレンタルオフィスであるかどうか、しっかりと確認しておきましょう。
レンタルオフィスで郵便受取を行う際の注意点
郵便物の受け取り代行を行っているレンタルオフィスでも、郵便受取に関して注意する点があります。下記のように、受け取れない荷物が定められている場合があるため、契約前に確認しましょう。
▶①着払いの郵便物は受け取れない場合がある
着払いなど受け取る時に費用が発生するものはトラブルが発生したり、料金を立て替えたりするかどうかなど管理が複雑なため、受け取りを代行できない場合が多いです。着払いの荷物は入居者本人が対応する必要があるなど、利用方法がオフィスによって異なるので、確認する必要があります。
▶②食品や生ものは禁止の場合がある
植物や食品、生物の受け取りが代行対象外のオフィスもあります。これは荷物を保管するためのスペースや、冷蔵庫や冷凍庫などの設備が整っていないことが多いためです。レンタルオフィスを利用している場合は、このような荷物が不在時に届くことがないよう事前に対策を取る必要があります。
▶③大型や大量の荷物は受け取れない場合がある
家具などの大型荷物や、複数口になる大量の荷物は注意が必要です。受け取りができないわけではないかもしれませんが、保管場所に関して迷惑をかけてしまう場合があります。荷物の大きさや荷物が届くタイミングがわかる場合は、事前にレンタルオフィスの運営会社へ相談しておくと良いでしょう。
住所利用のみであればバーチャルオフィスがおすすめ
レンタルオフィスよりもさらにコストを抑えたい場合は、バーチャルオフィスという選択肢があります。作業スペースを必要としない場合や、会議や来客などに対応する必要がないなど、オフィスがなくても問題がない企業や個人にはバーチャルオフィスが便利です。バーチャルオフィスにおける郵便物の取り扱いについて詳細を見てみましょう。
▶バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、オフィスのワークスペースではなく、オフィスの住所のみをレンタルできるサービスのことです。創業初期にコストを抑えて住所や固定電話FAXを利用するのにおすすめです。
レンタルオフィスと大きく異なる点は、バーチャルオフィスはオフィスを借りるわけではないため、ワークスペースや会議室などの共用スペースがないことです。あくまでも住所や電話番号のみをレンタルするという点が、バーチャルオフィスの大きな特徴です。
バーチャルオフィスで登記ができる場合もありますが、登記する場合に別途費用が発生したり、登記自体許可されていないバーチャルオフィスもなかにはあります。
▶バーチャルオフィスでは郵便物をどう受け取る？
バーチャルオフィスには、ポストが設置されていない場合もあります。この場合、バーチャルオフィスの運営者が郵便物を受け取ることになります。受け取り方法は、オフィス利用者がバーチャルオフィスまで取りに行くか、転送サービスを利用することになるでしょう。
バーチャルオフィスは多くの場合、郵便物の受取、保管、転送サービスを行っています。バーチャルオフィスの運営者が荷物を受け取り、そして週1回もしくは月1回のペースで郵便物を契約者に転送するというのが一般的です。しかし、大きな荷物などの宅配物は受け取りが難しい場合があります。この場合、供物は不在扱いになり不在票だけが転送されます。不在票を見て、契約者自身が自宅など別の場所に再配達を依頼して受け取ることになります。
まとめ
レンタルオフィスの利用は非常に便利で、郵便物を受け取ることはもちろん、郵便物の転送サービスも実施しているところがあります。少人数の企業や、副業などの個人利用には最適のサービスです。
しかし、レンタルオフィスでの郵便物受け取りに関して、注意点があるのも確かです。着払いの荷物や大きな宅配物など受け取りできないものもあります。入居を考えているレンタルオフィスのサービス内容によく留意して、自社に合った適切なレンタルオフィスを選ぶようにしましょう。
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