はじめに
昨今は、レンタルオフィスやシェアオフィスを利用して起業をしようと考える方が増えています。レンタルオフィスやシェアオフィスは、一般的な賃貸オフィスよりもコストを大幅に抑えながらオフィスを利用できますし、ビジネス運営に必要な設備もすべてそろっているので、入退去がしやすい点が大きな特徴です。起業をして新商品や新しいサービスを提供することで、雇用を増やしたり経済成長を促したりといった効果が生まれるため、現在の日本において起業家は大切な存在です。
この記事では、レンタルオフィスやシェアオフィスで起業したいと考えている方向けに、オフィスの選び方や起業を成功させるポイントについて解説していきます。起業へ挑戦しようと考えている方向けのオフィス選びについてポイントを詳しく紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
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レンタルオフィスやシェアオフィスとは？
ここ数年間で、レンタルオフィスやシェアオフィスといった新しいオフィス名称をよく聞くようになったものの、それぞれの違いがわかりにくいと感じている方もいると思います。まずは、レンタルオフィスとシェアオフィスのそれぞれの違いについて詳しく説明していきます。
▶レンタルオフィスについて
レンタルオフィスとは、入居した段階で業務に必要な環境が一通りそろっており、パソコンさえ持ち込めばすぐに仕事が始められる個室オフィスのことをいいます。デスクやチェア、キャビネットなどの家具はもちろん、インターネット回線や電気も通っているので、わざわざ業者と回線契約を結んだり工事を行ったりする必要がありません。
レンタルオフィスは都心部の一等地にあることが多く、利便性はもちろん営業による外出や来客が多い業種の方にもおすすめです。レンタルオフィスにもさまざまな形態があり、起業支援をしているレンタルオフィスや、コンシェルジュ付きのレンタルオフィス、駐車場付きのレンタルオフィスなどがあります。
▶シェアオフィスについて
シェアオフィスとは、複数の企業もしくは個人でひとつのオフィススペースを共有して利用するオフィスのことをいいます。フリーアドレス式で、好きな時間に自由に働けるのはもちろん、コミュニティの場としての意味もあります。
低コストで仕事をするスペースを確保できることもあり、スタートアップ起業や個人などできるだけ予算をかけずにオフィスを利用したい方に需要があります。オフィス家具もそろっていますし、複合機やインターネット回線、会議室もついています。オフィスが欲しいという方以外に、ビジネスチャンスを繋げたいと考えている方にとっても、シェアオフィスはおすすめです。
▶その他（コワーキングスペース、バーチャルオフィス）
レンタルオフィスやシェアオフィス以外にも、昨今ではコワーキングスペースやバーチャルオフィスなどの選択肢もあります。
コワーキングスペースは、利用者同士の交流を目的にしたオフィスです。ドロップインによる短時間の利用にも対応しているため、カフェで仕事を行うような感覚で立ち寄って仕事をすることができます。定期的にイベントも開催していますので、ビジネス交流を求めている方にはコワーキングスペースが向いています。
バーチャルオフィスは、住所と電話番号のみを借りる仮想の事務所です。実際にオフィスに入居するわけではなく、法人登記や郵便物の受け取りなどの住所として利用されています。自宅住所を公開したくない方や、登記手続きに住所が欲しい方などに向いているオフィスです。
起業や独立開業が増えている現状について
近年の日本では、起業や独立開業が増加傾向にあります。2020年のコロナ禍をきっかけに働くことに対しての価値観が変化していることから、テレワークやリモートワークのような働き方も増え、働く場所や働き方の多様化が進んでいます。同じ会社でキャリアを積んでいくことも一つの働き方ですが、人間関係に悩みたくない、新しいことにチャレンジをしたいと考えて、起業や独立を目指す方が多くいます。
実際に、起業や独立開業に興味があるという人の割合も増加しており、昔のように定年まで一つの会社にいる姿がイメージできない、同じ会社で働き続けるメリットを感じないことを理由としてあげています。また、政府による起業家支援制度が進んでいることも、起業や独立開業の決め手になっているといえるでしょう。
起業や開業は簡単なことではありませんが、自身のやりたいことや夢を形にしながら自由に働けることが起業や開業の良さであり、行動次第ではいろいろなチャンスや成功を掴める可能性があります。現代はスマホによって簡単に情報収集やコミュニティ形成ができるため、こうした要因も相まって諦めずに一歩を踏み出して起業をしてみようと考える人が増えているのです。
レンタルオフィスやシェアオフィスのメリット
レンタルオフィスやシェアオフィスを利用すべきか迷っている方にとって、レンタルオフィスやシェアオフィスには一体どのようなメリットがあるのか気になる方が多いと思います。どのようなジャンルで起業・独立開業するのかによって、オフィスとの相性や受けられるメリットが変わりますが、ここでは一般的にレンタルオフィスやシェアオフィスのメリットと言われる内容について解説していきます。
▶① 賃料や初期費用のコスト削減
レンタルオフィスやシェアオフィスは、ビルの一室を借りるような一般的な賃貸オフィスと比較して賃料や初期費用を抑えられるメリットがあります。一般的な賃貸オフィスを借りようとすると、初期費用に敷金・礼金・保証金がかかりますし、内装に必要な設備や回線などのさまざまな費用が必要であるため、コスト的な負担は大きくなりがちです。
レンタルオフィスやシェアオフィスの場合、初期費用として敷金や礼金がかかることはほとんどありません。また、仕事に必要なデスクやイス、複合機、シュレッダー、会議室なども一通りそろっているので、家具や家電を購入したり会議スペースを用意する必要もありません。オフィスの入居契約をしてノートパソコン一つ用意しておけば、入居後すぐに業務を始められます。起業・開業したばかりでできるだけコストをかけたくないと考えている人にとって、レンタルオフィスやシェアオフィスは大きなコスト削減となります。
また、レンタルオフィスやシェアオフィスはランニングコストも抑えられます。月額利用料金は、一般的な賃貸オフィスと比べても安く、一人用のオフィスであれば月額3万円ほどから借りることが可能です。基本的に管理費や共益費にインターネット回線や光熱費の費用が含まれており、複合機や会議室を有料利用した場合にしか追加費用はかかりません。月々のランニングコストを下げたいと考えている方にとって、毎月のオフィス利用料が安く抑えられることは大きなメリットといえます。
▶② 柔軟な契約に対応している
レンタルオフィスやシェアオフィスは、ビジネスの規模に合わせて柔軟に契約できる特徴もあります。一般的なオフィスになると社員の数が増えれば、また一からオフィスを探して引越作業を行わなければいけず、手間や費用が大きくかかります。オフィス移転ともなれば従業員の負担が増えることはもちろん、デスクや備品の引越にかかる費用も大きいでしょう。
その点レンタルオフィスは、オフィス内に空きさえあれば広いスペースの個室へ移動することが可能です。一つのフロア内で部屋を移動するだけですし、デスクやイスは備え付けられているため、仕事に必要な荷物やパソコンだけを持って簡単に広い個室へ移動することができます。
シェアオフィスの場合は、利用人数に応じたオフィス利用を支払うだけなので、社員の数が増減しても特に影響を受けることなくオフィスの利用を継続できます。こうした柔軟な契約に対応できるのも、レンタルオフィスやシェアオフィスのメリットと言えるでしょう。
▶③ 入退去に手間がかからない
レンタルオフィスやシェアオフィスの場合は、入退去に手間がかからないメリットもあります。もし一般的な賃貸オフィスを契約する場合、入居するまでに保証人の用意や入居審査、敷金や礼金の納入、回線工事や内装工事の手配などが必要になるため、入居が完了するまでに時間がかかってしまいます。また、仕事をスムーズに進めるために必要な家具はもちろんのこと、複合機やパーテーション、細かな備品などをそろえる手間もかかってきます。
レンタルオフィスやシェアオフィスは、簡単な入居審査を行った上で運営会社と契約を交わすだけで即日利用できます。仕事に必要な設備はすべてそろっている状態でオフィスの利用を開始できますので、入居時の手間はほとんどかかりません。また、退去するときも荷物をまとめるだけの簡単な引越作業だけで済みます。限られた時間のなかで手間や時間をかけることなく起業をしたいと考えている方にとって、入退去に手間がかからないメリットは大きいでしょう。
レンタルオフィスやシェアオフィスのデメリット
レンタルオフィスやシェアオフィスは、上記のような様々なメリットがありますが、デメリットがあることも忘れてはいけません。具体的にどのようなデメリットがあるのか見ていきましょう。
▶① 内装を自由に変更できない
レンタルオフィスやシェアオフィスは、事前に内装が決まっており設備がそろっています。そのため、賃貸オフィスと違い内装を自由に変更できないデメリットがあります。
例えば、壁を取って全体的に広々としたオフィス空間にしたいと思っても、決められた内装を大きく変えられず使いにくさを感じることもあると思います。専用のスペースも限られているため、新しく設備や機材を増やす場合も工夫が必要となります。このように内装に制限があるのは、レンタルオフィスやシェアオフィスのデメリットといえるでしょう。
▶② セキュリティ問題
レンタルオフィスやシェアオフィスの形態によっては、プライバシーの保護が難しくセキュリティ的な不安が残ってしまうこともあります。オフィスによっては、部分的に壁やパーテーションで区切られている低価格のブース型個室もありますが、セキュリティに厳しい業種の場合には完全個室を選ぶのがおすすめです。
シェアオフィスの場合は、オフィススペースを共有で利用するため、機密情報などを扱う仕事の場合には利用ができません。シェアオフィスによっては、オプション料金で会議室や個室を借りられる場合もあるので、利用前に把握しておくと良いでしょう。区切られていない空間ではお互いの話し声が聞こえてしまう心配もありますので、シェアオフィスを利用する場合にはセキュリティリスクをしっかりと把握しておきましょう。
▶③ 会議室が空いていない場合がある
会議室を利用したいと思ったタイミングに、他の入居者が利用している場合があります。特に混雑しやすい時期や時間帯になると、会議室の利用頻度も多くなります。
打ち合わせの時間を調整できるかどうかによっても変わってきますが、必要なときにすぐに会議室を利用できない可能性がある点がデメリットといえるでしょう。会議室が空いていなかったときに、他に利用できるミーティングスペースがあるのかどうか確認しておくと安心です。
起業をする場合のオフィス選びポイント
起業・独立開業を考えている人にとって、仕事のためのオフィススペースを確保することは大切です。集中して仕事が出来る環境を用意しておき、業務効率を高められるようにしておきたいものです。ここでは、起業をする場合に覚えておきたい、オフィス選びのポイントを紹介します。
▶登記ができるか
起業するうえで、法人登記ができるかどうかは重要です。大体のレンタルオフィスやシェアオフィスでは法人登記が可能ですが、一部のオフィスでは法人登記を許可していない場合があります。起業を成功させるためには信用度が重要であり、その場合は法人登記をしているかどうかで印象が変わります。事前に法人登記に対応しているかどうかをオフィスの運営会社へ確認するようにしておきましょう。
▶会議室やミーティングスペースがあるか
機密性の高い仕事をするときや集中したいときに、会議室やミーティングスペースなどの個室があると便利です。仕事によっては複数人が集まってミーティングを行う機会も多くなると思います。会議室やミーティングスペースの利用料が基本料金に含まれているか、追加料金の場合はどの程度かかるのかを確認しておきましょう。毎回オプションで借りてしまうと費用がかさんでしまうので、自身の利用頻度などを総合的に考えて判断するようにしましょう。
▶業種に適した立地のオフィスか
レンタルオフィスやシェアオフィスを選ぶ時に、業種に適した立地にあるオフィスかどうかを確認するようにしておきましょう。レンタルオフィスやシェアオフィスは都心の一等地にオフィスを構えることが可能です。なるべく、自身の業種が多い地域や、営業訪問がしやすい地域などメリットのある場所を選びましょう。
打ち合わせが多い業種の場合は、オフィスへの来客頻度も必然的に多くなるでしょう。利便性の高い場所にオフィスがあると自身が通うのも楽になりますし、来客の負担を減らすことにも繋がります。また、オフィス周辺に銀行や郵便局などの必要な設備がそろっているかどうかも意識して選びましょう。
▶無理なく支払える賃料であるか
オフィスを構えるときは、毎月無理なく支払える賃料かどうかを確認しましょう。起業時には事業の運営にも費用がかかりますし、賃料が負担になるような契約はおすすめできません。
レンタルオフィスやシェアオフィスは、賃貸オフィスと比較すると賃料を安く利用できます。賃貸オフィスであれば、毎月10万以上かかるような広さのオフィスでも、レンタルオフィスやシェアオフィスであれば、5万～7万ほどで借りられます。起業をしたばかりでも無理なく支払える賃料であるかどうか、しっかりと経営予想を立ててからオフィスを選びましょう。
▶サポート体制は整っているか
レンタルオフィスやシェアオフィスを選ぶ時に、サポート体制が充実しているかどうかも重要な基準の一つです。プロジェクターなど仕事に必要な物品の貸し出しを行っているかどうかや、OA機器の種類はどのようなタイプか、管理会社への連絡は24時間繋がるかなども含め確認しておきましょう。
なかには、不在時に郵便物の受け取りをしてくれたり、電話やFAXの対応をお願いできるオフィスもあります。どのようにオフィスを利用したいかというニーズによっても変わってきますが、オフィスが提供しているサービスが自身の業務に合っているかどうか確認しておくと安心です。
レンタルオフィスやシェアオフィスで起業をする流れ
レンタルオフィスやシェアオフィスを拠点にして起業をする場合の具体的な流れについて紹介します。
▶① 事業計画を立てる
起業・独立開業をするためには、まずは事業計画を立てる必要があります。個人か法人かによって計画内容は変わってくるでしょう。事業計画は補助金や助成金の申請に必要になることもありますので、しっかりと時間を取って計画を立てておくようにしましょう。オフィスを決める時は、月額料金はもちろん、オプションの選択肢などが事業条件にあった場所を探すようにしてください。
▶② オフィスを内覧する
オフィスの候補をある程度絞ったあと、実際に内覧に行きます。内装や設備を確認して、実際にどのような業種の利用者がいるのかを調べておくと安心です。利用者層がわかると、オフィスの傾向なども見えてくると思います。内覧だけでは判断するのが難しい場合は、お試し利用が出来るオフィスもあります。後悔のないよう、オフィスの見極めはしっかりと行いましょう。
▶③ 書類を準備し、オフィス契約をする
契約するオフィスが決まったら、必要な書類を準備して手続きを済ませます。入居するまでのスケジュールを考慮したうえで、時間的に余裕を持って契約を済ませられるようにしておくと安心です。レンタルオフィスやシェアオフィスは引越などの作業はほぼないので、比較的スムーズに業務が始められると思います。必要書類に抜けがあると入居までに時間を要する場合がありますので、内覧時に確認して事前準備を怠らないようにしましょう。
▶④ 入居して事業を開始する
契約が完了したあとは、実際に入居して事業を開始しましょう。オフィスの仕様に慣れるまではわからないことも出てくると思いますが、オフィスのサポートを利用したり、担当者に確認をとって不安のないようにしましょう。レンタルオフィスやシェアオフィスには、複合機やネット回線などの設備が一通りそろっているため、入居手続きさえ終わればスムーズに事業を始められるでしょう。
まとめ
レンタルオフィスやシェアオフィスで、起業や独立開業を選択する人が増えているのは、初期費用も安くコストを抑えながら仕事空間を確保できる点が大きく要因しているでしょう。レンタルオフィスやシェアオフィスには業務を進めるのに必要な設備もそろっていますし、パソコンさえあればすぐに事業を始められるなど、オフィスを開設するまでの費用や手間が最小限で抑えることができます。
レンタルオフィスやシェアオフィスの選び方は、業種や働くスタイルによっても変わってきますので、気になるオフィスを見つけたら実際に内覧へ足を運ぶようにしてみてください。サポート体制や付属設備、賃料や立地も含め、総合的に満足できるオフィス選びを行うようにしましょう。ぜひこの記事で紹介したポイントを参考にして、あなたにぴったりのレンタルオフィスやシェアオフィスを選んでください。
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