はじめに
札幌にお住いのフリーランスの方や起業を検討されている方、もしくは支店開設を考えている方にとって、レンタルオフィスの利用料が経費で落とせるか？については気になる点ではないでしょうか。毎月かかる固定費だからこそ、勘定科目の仕訳については慎重に考えなければいけません。
この記事では、レンタルオフィスの利用料等は経費で落とすことができるのか？また、経費で計上するときの勘定科目についてわかりやすく解説していきます。メリットも含めて紹介していきますので、レンタルオフィスを現在利用している方やこれからレンタルオフィスを利用しようと考えている方はぜひ参考にしてください。
勘定科目とは？
そもそも勘定科目という言葉について、なんとなく聞いたことがある程度で詳細までは理解できていないという方もいるのではないでしょうか。
勘定科目とは帳簿などに記載する、お金の性質を示したものです。いわゆる“見出し”のような役割をしているものというとわかりやすいかもしれません。会社での出金・入金の流れについて都度記入しておくことで、お金がどのように入って出て行ったのかを理解しやすいよう勘定科目を利用します。
勘定科目については、会社内で自由な設定が出来ます。ただ、帳簿の内容を理解しやすくするために、世間一般的に決められている勘定科目を利用して仕訳を行うケースがほとんどです。
レンタルオフィスで利用する勘定科目の仕訳について
レンタルオフィスの利用料が勘定科目に仕訳できるかどうかは、どのような用途で利用するのかによっても変わってきます。そのため、経費計上できる場合とできない場合について、まずは説明していきます。
▶経費計上できる場合
レンタルオフィスを経費計上できるのは“事業として使用している場合”です。例えば、札幌でレンタルオフィスを事務所代わりとして使っている場合は、経費になります。この場合、自宅からレンタルオフィスに行くまでの交通費も経費の対象になるので安心してください。レンタルオフィス利用者の中には、自宅で作業するときもあれば、レンタルオフィスで作業する時もあるなど、仕事の状況や都合によって使い分けている方もいます。
また、オフィス内にある会議室を使用したときや、レンタルオフィスで提供されているオプションなども事業に関連することであれば経費の対象です。レンタルオフィスが事業用であれば、オプションなどの費用も経費計上できると解釈して問題ありません。
▶経費計上できない場合
レンタルオフィスを経費計上できないのは“事業と関係のない場合”です。例えば、リフレッシュスペースとして借りているだけのケースや趣味専用の部屋として借りている場合、事業とは関係がないため、経費では認められません。
ちなみに、本来事業用として借りていないのに経費として申告してしまった場合、脱税行為になってしまいます。経費の偽りや不正行為によって所得税を免れたときは、十年以下の懲役もしくは1,000万円以下の罰金になってしまうこともあります。明らかに私用目的でレンタルオフィスを契約する時は、経費に計上しないように注意しましょう。
地代家賃と賃借料について
レンタルオフィスを経費計上するときは、オフィスのタイプによって2通りに分類されます。「地代家賃」と「賃借料」の2種類があり、似ているようで違う勘定科目になります。地代家賃と賃借料にはどのような違いがあるのか、詳しく紹介していきます。
▶地代家賃とは？
地代家賃とは、土地や建物を借りるときに払う「賃料」のことを指します。 レンタルオフィスのなかでも、以下の場合は地代家賃に分類されます。
・個室の空間をレンタルしている場合
・オプションサービスのついていない個室
上記の場合はいずれも地代家賃として経費計上をすることになります。 ここでのポイントは「個室空間」を利用しているかどうかです。 また、個室をレンタルするときには「建物賃貸借契約」を締結しているのが一般的です。どのような形であれ事業用として「個室空間」を借りているときは、地代家賃として計上します。
▶賃借料とは？
賃借料とは、土地や建物もしくは機械を借りるときに支払う「費用」のことをいいます。対象が建物だけではないのが、地代家賃との違いともいえるでしょう。レンタルオフィスの仕訳を行う場合、以下のようなケースは賃借料として分類されます。
・開放的な空間でデスクのみを固定で借りている場合
上記の場合は、賃借料として計上します。シェアオフィスやコワーキングスペースのような開放的なオープンスペースの場合は、誰もが自由に使える部分が多く自社で「個室空間」を専有しているわけではありせん。そのため、賃借料として分類されることになるのです。この場合、レンタルオフィスの運営会社によっても異なりますが、「建物賃貸借契約」を締結していないのが一般的です。
ちなみに、レンタルオフィスによっては様々なオプション設備を利用できる場合があります。そうなると、固定の利用料以外にも費用が発生しますよね。この場合、利用するオプション等の種類によって計上できる経費の勘定科目が変わってきます。
・入会手数料 → 諸会費
・事務手数料 → 支払手数料
・会議用に借りた部屋や飲食代 → 会議費
・会議用に借りたホワイトボード → 会議費
・コピー機の使用料 → 事務用品費
・大量に印刷したとき → 広告宣伝費
上記のように、勘定科目は細かく分類されます。 そのため、どのような経費を毎月どのくらい利用しているのか、正確な経費計上のためにしっかりと把握しておきましょう。
▶地代家賃と賃借料の勘定科目の選び方
地代家賃と賃借料を勘定科目にするときには、以下のような仕訳をします。
| 借方 | 地代家賃 | 50,000円 |
| 貸方 | 普通預金 | 50,000円 |
| 摘要 | レンタルオフィス代として | |
| 借方 | 賃借料 | 50,000円 |
| 貸方 | 普通預金 | 50,000円 |
| 摘要 | レンタルオフィス代として | |
レンタルオフィスの費用を経費計上する場合は、上記のような仕訳を行います。しかし、レンタルオフィスの空間以外に、オプションとして利用したサービス費用やインターネット費用など別途発生する経費がある場合は、それぞれの項目に適した勘定科目に仕訳を行う必要があります。たとえば以下の場合は、賃借料の勘定科目を利用すると細かく分類を分ける必要なく1行にまとめて記載ができます。
・時間貸しの会議室をスポット的に利用している場合
・受付もしくは電話代行などの人員サービスを利用している場合
・起業するときに必要な住所のみを使うバーチャルオフィスを利用している場合
上記の場合は、賃借料として計上することで勘定科目を細かく分類する手間が省けます。また、地代家賃や賃借料の勘定科目はレンタルオフィス利用者が「法人」「個人」のどちらであるかは関係ありません。サラリーマンが副業として利用する場合も同様の考え方ですので、ぜひ参考にしてください。
レンタルオフィス利用における経費の注意点
レンタルオフィスを経費計上するために、いくつか注意点があります。これからレンタルオフィスの利用を検討している方にとっては、ぜひ覚えておくべき重要ポイントです。注意点をしっかりと理解したうえで、正確に経費計上できるようにしておきましょう。
▶レシートや領収書は必ず残しておくこと
事業主の義務として、帳簿に関する書類は、確定申告書の提出期限の翌日から「7年間（青色申告）」は残しておかなくてはいけない決まりとなっています。また、白色申告の場合は「5年間」保存しなくてはいけません。仕訳を終え確定申告書を提出してから、レシートや領収書を捨ててしまうことのないように注意しましょう。レシートや領収書を紛失してしまったときは、各レンタルオフィスの運営会社まで問合せをしてみると良いでしょう。過去の履歴から確認できる場合があります。レシートや領収書はきちんと残しておき、こまめに整理しておきましょう。
▶勘定科目は同じものを使うこと
レンタルオフィスの経費は、常に同一の勘定科目で計上するようにしましょう。よくやってしまいがちなのが、経理担当者が変わり、その年によって「地代家賃」と「貸借料」の両方を使って計上してしまうことです。勘定科目は自由に決められると前述しましたが、取引内容が一目見てわかる状態にしておかなくてはいけません。その年によって勘定科目が異なると、帳簿を確認したときに混乱してしまう要因となり、税務署から指摘される場合もあります。一度「地代家賃」で計上したときは、そのまま変更がなければ地代家賃として継続しておいたほうがわかりやすいのでおすすめです。もし、税務署から指摘されてしまったときは、しっかりと税務署の説明を聞き書き直せば大きな問題にはなりません。勘定科目について不安な点がある場合には、事前に税務署に相談すると良いでしょう。
レンタルオフィス利用における経費のメリット
レンタルオフィスを利用することによる経費のメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、レンタルオフィスを利用することによる経費の主なメリット2点を解説します。
▶自宅オフィスの経費計上のややこしさが解消できる
レンタルオフィスを利用せず、自宅オフィスで仕事をしている方も大勢いると思います。その場合、自宅内でどの範囲までを仕事のスペースとして利用しているのか、経費で計上できる範囲がわかりにくくなってしまうデメリットがあります。税理士に依頼している方であれば、お任せで割合を出して処理してくれますが、自身で確定申告をしていると思っている以上に経費の仕訳作業を大変だと感じる場合が多くあります。
その点、レンタルオフィスを借りていると、仕事をするための専用スペースとして簡単に経費計上ができるので、仕訳の手間も少なくなります。移転などすることなくレンタルオフィスの同じ部屋を長期間利用する場合であれば、金額の変動も少なく予算を決めやすいのもレンタルオフィスのメリットです。
▶正しく計上すると節税対策にもつながる
札幌で起業を考えているフリーランスの方には、何を経費にしたら良いのかわかりにくいと思っている方もいると思います。経費として申告してはいけないものも経費にしてしまうと、あとで税務署より指摘されトラブルの元になります。正しく計上していれば、経費として節税対策にも繋がります。
レンタルオフィスであれば、ビジネス環境が整った快適な空間のなかで仕事ができますし、交通費も経費で計上できるので無駄がありません。正しく計上しやすいのがレンタルオフィスのメリットの一つですので、節税を意識している方には特におすすめです。
関連記事：レンタルオフィスとは？特徴、メリットや選び方などをわかりやすく解説！
まとめ
レンタルオフィスで利用する勘定科目については、地代家賃・貸借料が一般的であることがお分かりいただけましたでしょうか。開放的なスペースで席を借りているだけであれば貸借料になりますし、個室空間を専有利用している場合は地代家賃になるなど、レンタルオフィスの利用状況によって勘定科目が変わります。また、事業以外の用途でレンタルオフィスを使っていると、経費計上はできませんのでこの点も注意してください。
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