レンタルオフィスで弁護士を開業するメリット

はじめに

　レンタルオフィスを利用して弁護士を開業することで、低コストかつ交通利便性の高い好立地に事務所を設置できます。そのほか、事務設備の購入費などの初期費用を抑えられる、準備に手間がかからない、事務代行の便利サービスが受けられるなど多くのメリットがあります！

　本記事では、弁護士の事務所開業にあたってレンタルオフィスを利用するメリットや、オフィス選びの際にぜひとも抑えておきたいポイント、情報漏洩を防ぐための対策などをわかりやすくご紹介します！

関連記事：士業の開業・独立時にレンタルオフィスが選ばれる理由と押さえておきたいポイント

弁護士の開業においてレンタルオフィスを利用するメリット

　弁護士事務所を開業するにあたり、まず始めにオフィス用の物件選びが必要になります。自宅や賃貸オフィス、または知人事務所での間借りなど様々な選択肢がありますが、弁護士の開業に最もおすすめなのはレンタルオフィスの利用です！レンタルオフィスには、弁護士事務所の開設を考えている方にとって嬉しいメリットが複数あります。

▶初期費用を抑えられる

　レンタルオフィスには、初期費用を抑えられる大きなメリットがあります。
一般的に、オフィスを賃貸契約する場合は始めに敷金・礼金・保証金といった手数料が必要になりますがレンタルオフィスの場合はそのような手数料を必要としない物件が多いです。
　また、多くのレンタルオフィスでは、デスク・イスなどのオフィス家具、Wi-Fi環境、複合機やシュレッダー等が揃っており、契約中は自由に使用することができます。敷金・礼金・保証金が必要ない上に自分でオフィス設備を揃える必要がないため、初期費用を大幅に抑えることができます。

▶事業をスピーディーにスタートできる

　レンタルオフィスにはあらかじめオフィス設備が整えられているため、自分でオフィス用具を購入したり、大掛かりな引越し作業をする必要がなく、すぐに利用を開始することができます。
　また、電気・水道・ガス等の契約も必要ないため、入居手続きに時間を取られることなくスピーディーに事業をスタートできるというメリットがあります。

▶事務作業の代行サービスを利用できる

　レンタルオフィスの中には、スタッフが常駐して電話応対・郵便受取・秘書代行等を行ってくれる場合があります。このような代行サービスを行っているレンタルオフィスを選ぶことで、自分で事務スタッフや秘書を雇うことなく事業を運営することが可能です。雇用に関する手間や費用がかからないため、独立開業時には、こうした便利な代行サービスを積極的に活用すると良いでしょう。

▶会議室の利用

　レンタルオフィスでは個室や共有スペースとは別に会議室を利用することができます。依頼者との打ち合わせには会議室を利用することをおすすめします。
　弁護士は業種柄、個人情報やプライベートに関わる内容を多く扱います。依頼者との打ち合わせを共有ラウンジ等のオープンなスペースで行う場合、情報流出の懸念があります。さらに、情報管理がきちんとなされていないと判断され、依頼者との信頼関係が大切とされる弁護士でありながら依頼者に不信感を与える恐れがあります。

　また、自身の個室の場合でも来客応対が難しいような狭いスペースであったり、関係のない書類や私物等が目についたりする可能性があります。そのような場所では依頼者に良い印象を与えることは難しいでしょう。打ち合わせの環境が整っている会議室に案内することで、依頼者に安心感や信頼感を与えられるでしょう。防音性のしっかりした会議室であれば、会話が周囲に漏れ聞こえることもなく、機密書類が他人の目に触れることもありません。環境を整えることで自信を持って依頼人との打ち合わせに臨む事ができます。

※共有スペースをパーテーションで区切っただけのスペースや、リモート会議が可能なブース等を「会議スペースあり」と紹介している場合があります。情報流出を防ぐためには、完全個室の会議室が使用できるか確認する必要があります。

▶個室での個人情報管理

　レンタルオフィスの特性上、オフィス内は人の出入りが多く、基本的に常に他の利用者が同じフロア内に居ます。そのため共有スペースでの書類の置き忘れや、電話の音漏れ等の不注意で情報漏洩を起こすことが無いよう、依頼人の個人情報や機密書類の管理を徹底しましょう。

　対策として、防音性に優れた鍵付きの個室を常時利用することで、書類の置き忘れや電話やオンライン会議での音漏れを防ぎます。鍵付き個室であれば私物を保管することもできるため離席する際も安心です。

《注意点》
　会話の音漏れによる情報漏洩を防ぐためには、防音性が高い完全個室（天井まで壁で仕切られている個室）の利用が必要です。パーテーションだけの半個室では音漏れを防げないため注意しましょう。内覧の際に、音漏れ具合はどうかを自分の耳で確認することも大切です。

関連記事：レンタルオフィスの防音対策は？

レンタルオフィスで弁護士を開業する際に抑えるべきポイント

　レンタルオフィスを利用して弁護士事務所を開業する際に抑えるべきポイントをご紹介します。

▶立地・費用

　弁護士は依頼者との打ち合わせが必須であり、オフィスへのアクセスのしやすさは顧客満足度・集客率の向上に繋がるためとても重要です。都心部などの人口が多い場所にオフィスを設けることで人の目につきやすくなり、宣伝効果も期待できます。

　一般的に都心部の賃貸オフィスの多くはスペースが広く、少人数向けのオフィスが少ないことが多いです。賃貸オフィスを契約する際には、敷金・礼金・保証金等の手数料が必要になる場合が多く、好立地であればあるほど賃料も高額になる可能性があります。その点レンタルオフィスであれば、初期費用やレンタル費用を抑えながら、都心部の好立地に事務所を開設することができます。

▶便利な代行サービス

　秘書代行や電話応対など、様々な代行サービスを利用できる点がレンタルオフィスの大きな特徴です。利用できる内容や価格はレンタルオフィスによって異なるため、自分の条件に合うサービスを受けることができるか必ず確認するようにしましょう。
　また、オフィス内の清掃は行き届いているか、インテリアの雰囲気に好感が持てるか、事務設備がどの程度揃っているか、空調が部屋ごとに調節できるかなども忘れずにチェックしましょう。

▶セキュリティ

　高い守秘性が求められる弁護士事務所は、依頼者に安心感をもたらすためにセキュリティ面が充実したオフィスを選ぶことが大切です。

《あると安心できるセキュリティ例》
　・オフィス入口に受付がある
　・防犯カメラが設置されている
　・個室、会議室に防音性がある
　・キャビネットにも施錠ができる
　・シュレッダーがある
　・ネット環境のセキュリティ対策がされている
　（利用者ごとに異なる契約者ID、PWを設定する等）
　・ビルやフロアの入口にオートロックを導入している
　・セコム等の警備会社と契約している
　・ICカード認証タイプの複合機を導入している
　・カードキーやスマートキーを導入している（ピッキング対策）　等

　個人情報や機密情報の取り扱いには十分注意する必要があります。弁護士本人の管理意識はもちろん大切ですが、セキュリティ面が充実したオフィスを選ぶことで情報漏洩を防ぎ、安心して事業運営を行うことができます。

まとめ

　レンタルオフィスを利用して弁護士事務所を開業すると、初期費用を抑えつつ交通利便性の高い都心部に事務所を構えることが可能です。また、電話受付や秘書代行などの便利サービスを利用できる点はレンタルオフィスならではのメリットと言えます。

　さっぽろRオフィスでは、オートロックや防犯カメラの導入によりセキュリティ面を重視したレンタルオフィスを提供しています。また、デスクやイスなどのオフィス家具やネット環境を整えているため、弁護士開業に伴う準備の手間を省いてスピーディーに事業をスタートさせることができます。札幌市内で弁護士事務所の開業を考えている方は、是非さっぽろRオフィスへお問合せください。

 

 

関連記事：レンタルオフィスで行政書士を開業するには？

関連記事：レンタルオフィスと相性の良い仕事