レンタルオフィスとは
レンタルオフィスの特徴や、他のオフィスとの違いについて解説します。
▶ レンタルオフィスの定義と基本的な仕組み
そもそもレンタルオフィスとは、個別の専用スペースを借りることができるオフィスです。一般的な賃貸オフィスとは異なり、契約期間や解約条件が比較的柔軟で、短期間から利用できる点が特徴です。
レンタルオフィスでは、少人数の利用が一般的です。人数の調整がしやすいこともあり、個人事業主やスタートアップ企業の利用が多く見られます。一方で、大企業が拠点分散や一時的な利用を目的に、サテライトオフィスとして活用するケースもあります。基本的なオフィス設備や家具・家電などもレンタルオフィスにはそろっているため、契約してすぐに利用できるのも特徴です。
▶ 賃貸オフィスとの違い
レンタルオフィスと賃貸オフィスの違いについて、イメージできていない人もいるかもしれません。賃貸オフィスは、従来のオフィスのように不動産会社を通して賃貸契約を結びます。短期間ではなく、数年単位の長期間で契約するのが一般的です。
オフィスとしての設備の用意や契約は自分たちで行う必要があります。契約時に敷金・礼金・仲介手数料などが必要になり、毎月の水道光熱費の負担も出てきます。レンタルオフィスのように短期間の契約ではなく、長い目で見て利用する人が多い傾向があります。
▶ シェアオフィス・バーチャルオフィスとの違い
シェアオフィスとは、複数の利用者が同じ空間を共有して使うサービスです。専有スペースを設けない形態が一般的で、共用設備としてドリンクサービスやコピー機、会議室が利用できます。
また、バーチャルオフィスは、物理的なスペースを持っておらず、オフィス機能のみを契約します。例えば、住所や電話番号をレンタルできますが、執務スペースはないため別の場所を確保する必要があります。バーチャルオフィスによっては、郵便の受け取りができる場合もあります。
レンタルオフィスのメリット
レンタルオフィスならではのメリットもたくさんあります。具体的にどのようなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。
▶ 初期費用を抑えてオフィスを構えられる
レンタルオフィスは、賃貸オフィスと比べて初期費用を大きく抑えられる点が大きなメリットです。
一般的な賃貸オフィスは、敷金・礼金など賃料以外にも費用がかかります。また、業務に必要なデスクやチェアなど、最低限そろえなくてはいけないものもあり、初期費用としてまとまった資金を必要とします。
レンタルオフィスは、これらの設備がすでにそろっているため、初期費用を抑えたいと考えている人にもおすすめです。
関連記事：レンタルオフィスとは？特徴、メリットや選び方などをわかりやすく解説！
▶ 家具や設備が整っておりすぐに利用できる
レンタルオフィスには、ビジネスに必要な家具はもちろんのこと、設備面も充実しています。会議室を始めラウンジなど共用で使えるスペースが充実しており、インターネット設備などもそろっています。
インターネット回線を一から契約するとなると、工事の立ち会いも必要になるため、一定のコストもかかります。他に受付サービスや郵便の受け取りなど、便利なサービスもたくさんあります。すぐに利用できるため、準備に時間がかかるといったタイムラグが発生しにくくなります。
▶ 法人登記や事業用住所として利用できる
レンタルオフィスは、すべてのオフィスが対象ではないものの法人登記や事業用住所など住所や電話番号が必要な人にも役立ちます。
法人登記は事業を大きくするためにも必要な手続きになりますが、手順やそろえなくてはいけない書類も多く大変です。レンタルオフィスでは、登記場所の契約手続きも簡単で、開業時の負担を減らすことにも繋がります。
▶ 立地やアクセス面で有利になりやすい
レンタルオフィスは、大都市やターミナル駅など立地やアクセス面でも優れています。ビジネスにとっても有利な立地になるため、企業としての信頼性を高めることにも繋がります。同条件で賃貸オフィスを借りると、費用面の負担が大きくなりやすいです。
レンタルオフィスは、アクセスの良さもあり定期的にオフィスに通いたい人にも便利です。会議室を使った打ち合わせでも利用しやすく、来客対応の面でも大きなメリットがあります。
▶ 事業規模の変化に柔軟に対応できる
レンタルオフィスは、個人で使用できる小さなスペースのものから、大人数に対応できる広々としたスペースもあります。
開業したばかりの時は、コストを抑えつつ利用するために小スペースで契約し、従業員が増えてきたら大きめのオフィスに移動することも可能です。一般的な賃貸オフィスのように長期契約ではないからこそ、変化に柔軟に対応できる良さもあります。
事業規模に合わせたオフィスを考えている人にとっても、無駄を省きつつ希望に合わせた使い方ができる点が、メリットと言えるでしょう。
レンタルオフィスのデメリット
レンタルオフィスにはたくさんのメリットがありますが、デメリットも少なくありません。具体的にどのようなデメリットがあるか、詳しく見ていきましょう。
▶ 利用条件によっては割高になる場合がある
デメリットの一つとして、会議室や郵便の受け取り、電話代行などオプションが増えれば、その分コストがかさみ割高になる可能性があることです。
初期費用こそ抑えて契約できるものの、どのような使い方がしたいのかによっても変わってきます。利用条件の希望に応じて、どの程度のコストがかかるのか事前に見積もりをもらうようにしておきましょう。
▶ 内装や設備を自由に変更できない
レンタルオフィスは、必要な設備がそろっているものの、内装や設備を自由に変更できません。そのため、オフィスごとの特色を出すのも難しく、希望の内装に変えられないデメリットも出てきます。専有面積が限られている場合も多いため、新しく機材を設置するのは難しいケースがほとんどです。
▶ プライバシーや音環境に制約が出ることがある
レンタルオフィスのなかには、半個室のように仕切りによって区切られているところもあります。そのため、話し声が周囲に伝わりやすく、プライバシー面が気になることもあります。
また、使用できる音環境に制約ができてしまうこともあり、なんでも利用できるわけではありません。プライバシーが気になる人は、専有スペースが個室になっているレンタルオフィスを選びましょう。
▶ 利用時間やルールに制限がある
レンタルオフィスは、利用時間が決まっておりルールに制限を設けています。それぞれの違いはありますが、朝から夜の時間帯までとしているところが多いです。深夜や早朝のように時間外で利用できないため、作業時間が決まってしまいます。
もし、その時によって使いたい時間が変わるのであれば、24時間営業のレンタルオフィスを選びましょう。
▶ 信用面に不安を感じられるケースがある
レンタルオフィスによっては、信用面に不安を感じ利用をためらうケースも出てくると思います。レンタルオフィスの需要が高まっているものの、なかには運営が思うようにいかずに廃業するケースも少なくありません。急な廃業で別のオフィスを探さなくてはいけなくなる場合も考えられます。
住所の移転登記の手続きや、税務署への申請の手間もかかります。レンタルオフィスを選ぶ際は、運営が問題ないか、実際にどのくらいの人が使っているのかを確認しましょう。信用面に不安を感じる場合は、慎重に検討する必要があります。
レンタルオフィス以外の形態との比較
レンタルオフィスと賃貸オフィス、シェアオフィス、バーチャルオフィスについて触れてきましたが、ここではそれぞれの形態を比較してみましょう。
▶ 賃貸オフィスとの違い
一般的な賃貸オフィスとレンタルオフィスでは、契約形態に違いがあります。アパートやマンションと同様に、入居時のルールもあれば、原状回復、契約期間などが定められています。レンタルオフィスは、施設利用契約や利用規約を結びます。あくまでも、スペースを間借りしている状態になるため、一般的な賃貸と契約は異なります。
▶ シェアオフィスとの違い
シェアオフィスとの違いには、複数で空間をシェアしているかどうかの違いもあります。
シェアオフィスは1名ごとの料金が設定されているため、利用人数分の費用がかかります。専有スペースがないタイプでは、席が固定されず日によって変わることもあります。 このような環境のため、機密情報の管理には向きません。
▶ バーチャルオフィスとの違い
バーチャルオフィスとの違いは、オフィスの実態があるかどうかです。
バーチャルオフィスは、あくまでも住所や電話番号を貸出しするだけです。オフィスによって荷物の受け取りをしてもらえる場合もあります。 レンタルオフィスのような実務スペースもなく、契約のみで簡単に利用できます。
関連記事：レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いやメリットを解説！
▶ コスト・手間・自由度の比較
それぞれのオフィスの比較をまとめてみました。
| オフィスの種類 | コスト | 手間 | 自由度 |
| レンタルオフィス | 月額数万円から利用可能 | 契約・利用条件は施設ごとに異なる | 専用スペースあり 会議室など共用設備も利用可 |
| バーチャルオフィス | 数千円程度で契約可能 | オンライン完結が多く導入が早い | 実務スペースなし 登記・会議室利用は施設次第 |
| シェアオフィス | 比較的割安なプランが多い | 座席確保や利用ルールに制約あり | 空間・設備を他利用者と共有 |
レンタルオフィスが向いている人・向いていない人
次に、レンタルオフィスが向いている人・向いていない人についてそれぞれ見ていきましょう。
▶ レンタルオフィスが向いているケース
レンタルオフィスが向いているのは以下のケースです。
・自宅の住所を公開せず事業を行いたい人
・コストを抑えつつ起業したい人
・一等地など立地に優れた場所で事業をしたい人
・自宅だと集中して作業ができない人
・法人登記ができるオフィスを探している人
・開業準備の期間を短縮したい人
・新しい事業の拠点を作りたい人
このような条件に当てはまる人には、レンタルオフィスが向いています。 レンタルオフィスは気軽に利用できることもあり、初期段階で無理なく事業を進めたい人にも向いています。個室や半個室で作業ができますし、事業に必要な荷物を置いたままにもできるので、時間を有効に使えます。
▶ レンタルオフィスが向いていないケース
レンタルオフィスが向いていない人は以下のケースです。
・特定の基準を満たす個室が必要な人
・プライバシー厳守の仕事をしている人
など、オフィスの条件によっては、レンタルオフィスが向かないケースもあります。例えば、税理士や行政書士のような士業は、機密情報を扱います。そのため、開業のためには厳しい要件付きの専用のスペースが求められる場合もあります。業種によっては、レンタルオフィスが向かず、一般的な賃貸オフィスのみとなってしまうケースも出てきます。
▶ 事業フェーズ別の選び方
レンタルオフィスは起業したてのスタートアップにこそ向いています。本格的なオフィスを構えるほどではないものの、仕事をするためのスペースが欲しい人にもおすすめです。利用している人同士で繋がりができることもあり、仕事のチャンスになります。他にもリモートワークなど、場所を選ばない業種にとってはレンタルオフィスが向いています。
失敗しないレンタルオフィスの選び方
レンタルオフィスで失敗しないための選び方のポイントについて解説します。
何をポイントにレンタルオフィスを選ぶか迷っている人は参考にしてみてください。
▶ 料金体系とオプション費用の確認
レンタルオフィスを選ぶ時に、無理なく払い続けられる料金体系かどうか、オプション費用も確認しましょう。どんなに好立地で設備が優れていても、毎月の利用料金が高いと負担に感じてしまいます。会議室を頻繁に利用するのか、郵便の受け取りなどオプションの利用頻度も確認しておきましょう。
最終的には、総合的に見て納得できる料金かどうかがポイントになります。
▶ 立地・アクセスで確認すべき点
レンタルオフィスに定期的に通うのであれば、アクセスしやすい立地にあるかどうかも大切です。ターミナル駅など、複数の路線が乗り入れている駅や、駅からのアクセスの良さも含めて、レンタルオフィスを選ぶようにしておきましょう。
アクセスが悪いとオフィスに通うのも億劫になってしまいます。アクセスの良さは通う頻度によっても変わるため、自分の働き方に合ったレンタルオフィスを選びましょう。
▶ 部屋タイプや設備のチェックポイント
一口にレンタルオフィスといっても、個室もあれば半個室のところもあります。セキュリティを重視したい、自分だけのスペースが欲しいのであれば個室タイプのレンタルオフィスを選ぶようにしましょう。
基本的な設備やコピー機はもちろん、ウォーターサーバーなど共用部に設備が充実していると快適に仕事ができます。
▶ セキュリティや管理体制の確認
レンタルオフィスは、専有スペースこそあるものの、セキュリティや管理体制もオフィスによって変わります。そのため、入館時にセキュリティカードがあるかどうか、インターネット回線でも、ウイルス対策が行われているかどうかは確認しておきたいポイントです。
管理体制がしっかりとしているレンタルオフィスは、安心して利用しやすい傾向があります。たくさんの人が出入りしているからこそ、セキュリティ面もしっかり確認しておきましょう。
まとめ｜レンタルオフィスのメリット・デメリットを理解して最適な拠点選びを
レンタルオフィスには、コストを抑えて好立地のオフィスを利用できるメリットがあります。一般的な賃貸オフィスとは違い、契約の手間もコストも少なくすぐに利用できます。
ただし、自由に使用できる部分が限られる場合もあり、専有面積が十分でないケースもあります。レンタルオフィスには向き不向きがあるため、自分の事業内容や利用目的に合っているかを確認しておきましょう。契約内容をよく読み、最適な拠点選びに繋げてください。
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