はじめに
業界・職種だけでなく、勤務形態や新事業の参入など、ますます働き方が多様化していく現代では、働くオフィス環境も同時に変化してきています。わざわざオフィスに行かずとも、テレワークで業務をこなす方も増えたのではないでしょうか。中でも「サービスオフィス」と呼ばれるオフィス形態が、昨今注目されてきています。
忙しいビジネスパーソンやスタートアップ企業にとって、柔軟で機能的なオフィス環境は非常に重要な要素です。固定の費用を支払い賃貸する通常のオフィスはもちろん、気軽に借りられるサービスオフィスやレンタルオフィスなど、新しい事務所の形も働き方の選択肢として知っておくべきでしょう。
この記事では、サービスオフィスが一体どのようなサービスなのか、どのような方に向いているのかなどを含め、これからを築く新しいオフィス形態について詳しくご紹介します。
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サービスオフィスとは？
サービスオフィスは、ビジネスを始めたい方がオフィス内の設備や備品を準備する手間なく、入居後すぐに仕事を始められるように設計されたオフィススペースを指します。
一般的には家具やインターネット接続、会議室、受付など、オフィスの基本的な設備が含まれています。そのため、企業や個人事業主は初期投資を抑えながら、柔軟に活動できるようサポート体制が整っていることが大きなポイントです。主に起業したばかりの事業主や、柔軟な働き方を好むベンチャー企業などにオススメのオフィス形態です。
サービスオフィスは、レンタルオフィスやシェアオフィスと比較すると高級感のある作りになっており、コンシェルジュサービスやドリンクサービス、ラウンジが完備されているといった強みがあります。その分賃料も高くはなりますが、手厚い事業サポートを必要としている方にとっては最適なオフィス形態です。
サービスオフィスのメリット
現代のビジネス環境は、インターネットの普及で迅速な対応力と柔軟性が不可欠です。そのため、効率的なオフィススペースはビジネスの成長において重要な役割を果たします。ここでは、新しいオフィス形態であるサービスオフィスを利用するメリットを３点ピックアップしましたので、それぞれ詳しくご説明します。
▶① 短期契約が可能である
サービスオフィスは数ヶ月単位での短期契約ができる点が大きなメリットです。通常のオフィスは半年や１年契約が多く、柔軟な働き方ができるとは言い難いでしょう。しかし、サービスオフィスは短期契約ができるため、ビジネスの状況に応じて、必要な期間だけオフィスを借りることができるので、長期的な契約に縛られるリスクを避けられます。
急なプロジェクトの動向や期間限定の業務にも柔軟に対応でき、コストの最適化が図れるのは大きなポイントです。
▶② ビジネスに必要なサービスが充実
サービスオフィスは、通常以下の設備やサービスが含まれていることが多く、ビジネスを始めるのに非常に便利です。
・家具
開業時に必要なデスクやチェア、収納などがすでに備え付けられているので、すぐに業務をスタートできます。
・インターネット回線
インターネット回線が利用可能なため、自社サーバーを用意したりインターネット契約をしたりする必要がありません。
・電話サービス
オフィスによって異なりますが、ビジネス用の電話番号やボイスメール機能などが提供されることがあります。わざわざ電話回線をつなぐ必要がないのが効率的で嬉しい点でしょう。
・受付サービス
訪問者の対応や電話応対を行ってくれるスタッフが常駐している場合、受付の雇用が必要ない点も、経費削減につながる大きなメリットです。
・会議室
必要に応じて利用できる会議室が備えられています。
・共用スペース
キッチンや休憩室など、リラックスできるスペースが備わっている施設もあります。従業員の福利厚生を考える経営者に重宝されるメリットです。
これらの設備がサービスオフィスには揃っているので、特に小規模企業やスタートアップ、フリーランスの人々にとっては手間が省けて、効率的に仕事を進められるでしょう。
▶③ 高級感のあるオフィスで信頼感を得られる
清潔感にあふれた高級感のある快適なオフィス環境は、ビジネスパートナーや顧客に対して良い印象を強く与えられます。サービスオフィスの運営会社が、デスクや椅子、キャビネットなどの家具やインテリアを整えてくれるので、買い揃える手間が省けるほか、オフィス全体のデザインも統一されているため、見た目もプロフェッショナルでおしゃれに仕上がっています。無駄な雑費が必要なく、安心してすぐに業務に取り掛かれることは大きなメリットでしょう。
サービスオフィスのデメリット
サービスオフィスのメリットや特徴をご紹介しましたが、注意すべき点も存在します。ここでは、利用する前に知っておくべき主なデメリットについて詳しく説明します。
▶① 業種によってはスペースが狭い
一部のサービスオフィスでは、それぞれのオフィススペースが比較的小さいことがあります。そのため、業種や事業内容によっては、従業員が快適に仕事をするためのスペースが限られる点が懸念となるでしょう。
オフィススペースが十分に確保できない分、会議室やビジネスラウンジなどほかの共有スペースも同時に混雑することがあるため、これらの利用も難しくなってしまうことがデメリットです。
▶② レンタルオフィスやシェアオフィスと比較すると割高
サービスオフィスは、家具やインフラ、サービスが充実しているので、基本料金が高めに設定されている傾向があります。
一方、レンタルオフィスやシェアオフィスは、フルサービスではなく必要最低限の設備だけが提供されることが多く、初期費用や月額料金が比較的抑えられるため、レンタルオフィスやシェアオフィスと比較するとサービスオフィスは割高な点がデメリットだといえます。様々なオフィス形態の具体的な特徴について把握した上で選択しましょう。
サービスオフィス以外のオフィス形態
働き方の多様化に伴い、多くのオフィス形態が急速に普及しています。サービスオフィスの他にも、レンタルオフィスやシェアオフィスなど各オフィスが持つ独自の特徴と利点を理解することが大切です。サービスオフィス以外のオフィス形態をご紹介しますので、参考にしてください。
▶一般的な貸事務所
賃事務所とは、オフィスビルの一室などを事務所として賃借する形式のオフィスです。1年～数年単位の中長期の契約で、内装のレイアウトやビジネス装備を自分でカスタマイズできるメリットがありますが、初期投資や職場環境を維持するランニングコストの負担が大きい点がデメリットとして挙げられます。
月々の賃料だけでなく、水道光熱やインターネットの契約なども基本的に自分で行うことが必要ですので、入居後、即座に事業を始めたい方には不向きでしょう。
▶レンタルオフィス
レンタルオフィスは、サービスオフィスと同様に短期契約が可能であり、最低限必要な家具やインターネット設備が整えられています。一時的な支店を用意する場合や、個人事業主などに利点が大きいオフィス形態です。
高級感のあるサービスオフィスよりは設備や付帯サービスが劣りますが、コンシェルジュや高級感のあるラウンジなどが不要の方にはレンタルオフィスがおすすめです。
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▶シェアオフィス
シェアオフィスは、基本的には共有エリアのみ利用可能なオフィス形態です。主に作業場としての機能を提供する場として設計されています。共用のデスクと椅子があり、利用者はそれぞれのワークステーションで作業を行います。
様々な業種の人と一緒に仕事ができるため、ビジネスが広がる可能性があるメリットがある一方、個別スペースがない場合があるので、プライバシーやセキュリティが確保できないのが難点です。契約期間は柔軟に対応してくれる場合が多く、1日、1週間、1ヶ月単位なども可能です。
▶コワーキングスペース
シェアオフィスと特徴が似ていますが、コワーキングスペースは主に「人のコミュニティ」に焦点を当てた形態です。個々の作業が中心ではなく、他のビジネスパーソンと交流できる機会があるので、ワークショップや合同イベントの企画が期待できます。
新しいビジネスチャンスやアイデアが生まれやすく、独創性が必要な業種の方に好まれます。オフィス内では定期的にイベントやワークショップが開催され、知識の共有や人脈作りに役立ち、ビジネスの進展を後押ししてくれます。
▶バーチャルオフィス
実際の物理的なオフィススペースを借りるわけではなく、ビジネス用の住所を提供してもらうサービスです。会社の登録や名刺、ウェブサイトにその住所を記載することができるので、電話や郵便物もその住所に届き、必要なら転送してもらうことも可能です。
オフィスを持たずとも、プロフェッショナルなビジネスイメージを維持することができます。拠点を持たない海外からの事業展開をされる方にも適しています。
自社に適したオフィスを選ぶポイント
ここまでサービスオフィスの特徴や、サービスオフィス以外の様々なオフィス環境をご紹介しました。どのオフィス形態を選ぶかは、ビジネスの規模や予算、必要なサービスや設備、立地条件、契約の柔軟性、会社のブランドイメージなど、多くの要素を考慮して選定することが必要です。ここでは、自社に適したオフィスを選ぶための具体的な方法について解説します。
▶① オフィス利用料が予算内であるか
オフィスを選ぶ際には、まず予算内で収まるかを確認することが非常に重要でしょう。初期費用や月額賃料、光熱費、インターネット料金、追加サービスの費用など、すべてのコストを詳細に把握することが大切です。家具や設備の購入費用や引っ越し費用、メンテナンス費用などはランニングコストとしてかかるものではなく見落としがちなため、注意が必要です。
まずは各候補オフィスから見積もりを取り、総費用を比較検討することがポイントです。さらに、契約期間中に予期せぬ費用が発生しないように、契約書を注意深く確認することも忘れないようにしましょう。
このように、予算内であるかどうかをしっかり確認し、無理のない範囲で最適なオフィスを選ぶことが、その後の快適なビジネス活動に繋がります。
▶② 利用したい付帯サービスが提供されているか
オフィス形態ごとに提供されるサービスが異なるので、最低限必要な設備は何なのか、利用したい付帯サービスは何なのかについてしっかり確認しておきましょう。現時点では必要なくても将来的に利用したいサービスが発生する可能性もあります。
そのほか、短期契約やスペースの拡張・縮小が可能かどうか、ビジネスの成長や変化に応じて柔軟に対応できるオフィスを選ぶことも重要になってくるでしょう。 契約条件をよく確認し、必要に応じて調整ができるかを確認しておきましょう。イメージの違いが出ないように、オフィスは実際に見学をしましょう。
▶③ 口コミやレビューの評判が良いか
口コミやレビューは、公式の情報では知り得ない細かな点や、利用者の具体的な経験に基づいた評価が含まれているため確認することをおすすめします。口コミは、口コミサイトやレビューサイト、ビジネス系のフォーラム、SNSなど、さまざまなプラットフォームで情報を収集することができます。複数のサイトをチェックすることで、偏った情報に影響されずに、総合的な評価を知ることができるでしょう。
さらに、特定のオフィスに関するネガティブなレビューがあれば、その内容を詳細に確認してみましょう。全てのレビューが正確とは限りませんが、同じ内容の不満が複数見られる場合、そのオフィスに特定の問題がある可能性が高いです。
まとめ
この記事ではサービスオフィスに着目し、特徴やメリットデメリットを詳しく解説し、様々なオフィス環境の特徴までご紹介しました。サービスオフィスには、ビジネスの効率化や成長に合わせて短期から長期まで柔軟な契約が可能な点、充実したサービスや快適な室内環境が整っているというメリットがあります。この記事を参考に、自身の業種がサービスオフィスの形態にマッチしていると感じたら、業務を円滑に進められ、なおかつ柔軟性の高いサービスオフィスでビジネス活動を始めてみましょう。
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