はじめに
働き方改革の一環として、昨今ではスマートワークという柔軟な働き方が注目されています。働き方の多様化に伴い、場所や時間に囚われることなく自由に働ける点がスマートワークの特徴です。これに伴い、シェアオフィスやレンタルオフィスを有効的に利用したスマートワークへ注目が集まっています。
この記事では、スマートワークについての概要やメリットなど、シェアオフィスやレンタルオフィスをスマートワークとして利用する場合の魅力も含めご説明します。自身に適したオフィス形態が分からない方や、シェアオフィスやレンタルオフィスの利用を検討している方もぜひ参考にしてください。
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スマートワークとは何か？
スマートワークとは、ICT（情報通信技術）を使って行う、柔軟な働き方のことをいいます。スマートワークを行えば、時間や場所に縛られずに働けるようになり、業務へのパフォーマンスを高めることに繋がります。そのため、企業にとっては生産性向上、従業員にとってはワークライフバランスの充実と、双方にメリットのある働き方であると言えます。
スマートワークは総称であるため明確な基準が設けられているわけではなく、テレワークやフルフレックス、パラレルワークやワーケーションなどさまざまな働き方が選択できます。
労働力不足が社会問題となっている日本において、生産性を向上させる目的があるスマートワークは、企業が率先して取り入れるべき未来的な働き方であると言えます。
スマートワークで得られるメリット
スマートワークを行うことで、企業や従業員はどのようなメリットが得られるのか、具体的な内容を詳しく説明していきます。
▶① 生産効率の向上
日本では労働力不足が大きな問題となっています。その対策の一つとして生産効率の向上があり、労働生産性を高めることはもちろん、潜在的な労働力の活用が欠かせません。業種により制限がある場合もありますが、スマートワークは仕事がしやすい環境を自身で選択することができるため家庭との両立を図りやすく、生産性の向上に繋がりやすいというメリットがあります。
▶② 通勤時間やコストの削減
自宅の立地によっては無駄になってしまいがちな通勤時間やコストも、スマートワークであれば解決ができます。場合によっては、自宅から近いシェアオフィスやレンタルオフィスを利用するケースもあります。シェアオフィスやレンタルオフィスであれば、ビジネス運営に必要な設備や家具が入居時から揃っているため、手間やコストをかけることなく快適な仕事空間を利用することができます。
▶③ ワークライフバランスの充実
スマートワークは、仕事と生活のバランスがとれている理想の状態を維持しやすいメリットがあります。ワークライフバランスがとれていると、生活が充実し肉体的にも精神的にも健康的な状態が維持できるようになります。仕事ばかりの状態よりも、モチベーションを高く保てるようになります。ワークライフバランスをどのように充実させるかについては、現代において大きな課題の一つと言えるでしょう。
▶④ 優秀な人材の確保
スマートワークを導入することで、企業として多様な働き方を導入しているというブランディングが実現できます。ブランディングが社会の要望に適したものであればあるほど、成長意欲の高い優秀な人材を確保することに繋がります。優秀な人材を確保するためにもスマートワークを積極的に行い、外部へアピールしていくことが重要です。採用活動をしたときに、希望の人材が見つけやすくなります。
▶⑤ ワーケーションによるストレス緩和
ワーケーションとは「仕事」「休暇」を組み合わせた造語になります。観光地やリゾート地などの、オフィスとはかけ離れた場所で余暇を楽しみつつ仕事をする方法です。ワーケーションは、働き方の選択肢を増やすことでもあり、ストレスの軽減やリフレッシュ効果が期待できます。業務効率をあげ、モチベーションを高めることにも繋がります。ワーケーションを通して、ストレスを緩和しつつ働けるのは大きなメリットと言えます。
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スマートワークを導入するには？
多様な働き方を実現するために、スマートワークの導入を検討している企業も多いでしょう。実際にスマートワークを導入するためには、どのような手順が必要なのか詳しく見ていきましょう。
▶① オンラインツールの導入
勤務の進捗状況や勤怠管理など、手のかかるものはオンラインツールを導入する選択肢があります。例えばチャットツールを導入すると、リアルタイムでのやりとりを円滑に進めやすくなります。従業員の勤務状態を管理するのも手間がかかるため、いかに作業効率を高めるツールを導入できるかどうかがポイントとなるでしょう。オンラインツールは業種によって適しているツールや方法が変わってくるので、それぞれの企業にあったものを選びましょう。
▶② 社内のペーパーレス化促進
ペーパーレス化を行うと、紙媒体でのデータを残す必要がなくなります。文章保管用のキャビネットを設置する手間やスペースも必要なくなるため、オフィス空間を効率的に利用できるメリットもあります。
電子文書であれば必要なデータを探すときの手間もかからず、確認作業に手間取る心配もなくなります。自席を移動せずにデータを確認できるのも、メリットの一つと言えるでしょう。社内のペーパーレス化を進めることで共有しやすくなり、セキュリティ面でも使いやすくなります。
▶③ 適切な人事評価、管理
スマートワークになると、勤務態度の評価が難しくなり適切な人事評価や管理が難しい問題が出てきます。従業員の仕事に対する姿勢が見えにくくなりますし、取り組みや成果、モチベーションなどの判断材料を揃えるのが難しくなるでしょう。評価を明確にすることや、目標管理制度を導入し共有することが重要になってきます。企業の経営方針にあった人事評価を実現できるかどうかがポイントとなります。ITツールも適度に取り入れつつ、適切な評価をできるよう対策しましょう。
スマートワークには、フレキシブルなオフィスがおすすめ！
スマートワークを実現するためには、働き方に合わせて自由に調整できるフレキシブルなオフィスを選ぶことをおすすめします。昨今では、レンタルオフィスやシェアオフィスなど、多様なオフィス形式がありますので、それぞれの働き方に適したオフィスを選択してください。
▶おすすめのオフィス① レンタルオフィス
スマートワークにおすすめなのは、レンタルオフィスです。レンタルオフィスとは、業務に必要な設備や家具、通信回線などがすべてそろっているオフィスを指します。そのため、オフィス開設までのスピード感が圧倒的に早く、すぐにオフィスが欲しいと思っている方にも向いています。
レンタルオフィスは広さや利用料もさまざまなプランが用意されているので、賃貸オフィスのように理想の物件が出てくるまで何ヶ月も待たないといけないような心配もありません。法人登記ができたり、他の入居者との交流が取れたりといったレンタルオフィスもあります。短期間での利用もできるので、必要に応じて柔軟な契約ができます。賃貸オフィスよりも低いイニシャルコストでオフィスを借りられ、気軽に都心の一等地にオフィスを持つことが可能です。
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自宅から近いレンタルオフィスをスマートワーク場所として利用することで、通勤時間やコストを削減しつつ、仕事に適したビジネス空間を低コストで借りられます。
▶おすすめのオフィス② シェアオフィス
シェアオフィスは、一つのオフィスを複数人でシェアして使うオフィス形態です。一つの大きな空間のなかで、さまざまな業種の人が仕事をしています。
シェアオフィスでは、事業内容や業務の都合に合わせて、単発的にオフィスを借りられる点が大きな魅力です。また、シェアオフィスによっては、レンタルオフィスのような個室を用意している場合があるので確認してみると良いでしょう。異業種交流やオープンイノベーションを求めている方にもおすすめです。
シェアオフィスは、郵便代行やフリードリンクなどのサービス面が充実しています。業務効率を上げるためのスマートワークに適しているオフィス形態であると言えます。シェアオフィスは入居手続きも簡単で手軽に利用できるため、さまざまな業種の企業に重宝されています。
レンタルオフィスやシェアオフィスを選ぶ際の注目点
レンタルオフィスやシェアオフィスといっても、特徴の異なるさまざまなオフィスがあるため、何を基準に選ぶべきか迷っている方もいるでしょう。レンタルオフィスやシェアオフィスを選ぶ際の注目点について、下記で説明していきます。
▶利用料が自社に適した金額であるか
レンタルオフィスやシェアオフィスを利用する期間によっても変わってきますが、自社に適した賃料や管理費であるかどうかが重要です。相場よりも賃料が高い場合や、経営ギリギリの賃料であった場合、せっかくのスマートワークオフィスが負担となります。オフィスによっては、月額費用だけでなく初期費用や退去費用がかかることもあります。
会議室を利用した場合の費用やオプションサービスを利用した場合の費用など、自社の経営プランにあったレンタルオフィスやシェアオフィスを選ぶようにしてください。
▶共用部やセキュリティ管理が充実しているか
レンタルオフィスやシェアオフィスの規模によっても変わりますが、会議室やミーティングスペースがどの程度充実しているかも重要です。ある程度の規模のあるレンタルオフィスやシェアオフィスになると、会議室だけでなく開放的なラウンジが用意されているところもあります。個室や席だけでなく共有スペースがどの程度充実しているのか、事前に確認することをおすすめします。
また、オフィスを選ぶ際にはセキュリティ面も重要なポイントです。エントランスに防犯カメラを導入したり、パソコンの設置場所にこだわっているなど、利用者の使い勝手をよく考えているレンタルオフィスやシェアオフィスを選びましょう。
まとめ
IT技術の進化やAIの急速な発達が注目されている昨今において、スマートワークが主流となる未来もそう遠くないでしょう。
スマートワークには、レンタルオフィスやシェアオフィスのようにフレキシブルに対応でき、気軽に利用できるオフィスが欠かせません。選ぶオフィスによって、利用料金プランやオプションサービスなど細かな点が異なりますので、自社の働き方に適したオフィスを選びましょう。それぞれの働き方に適したオフィスを選択するようにしてください。
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