はじめに
個人事業主の方のなかには、レンタルオフィスを利用した事業の開業を検討されている方もいるのではないでしょうか。起業は自宅でもできますが、家のスペースにおける問題や、同じ空間に家族がいるなどの理由から、集中して作業ができるレンタルオフィスの利用を検討されている方も少なくありません。個人事業主にとって「働く場所」は重要な課題のひとつです。
この記事では、レンタルオフィスを利用して開業したいと考えている方向けに、事業の経営を成功させるためのポイントについて解説します。レンタルオフィス以外にも、シェアオフィスやコワーキングスペースの利用を考えている方もぜひ参考にしてください。
関連記事：レンタルオフィスなどのシェアオフィスで住民票登録は可能？
個人事業主が開業をする際のオフィス選択肢
個人事業主が開業するためには、自ら働くスペースを確保しなくてはいけなくなります。一人で開業する場合、オフィス形態の選択肢が多く、自身に合ったオフィスをどのように決めたらいいのか迷ってしまう方もいるのではないでしょうか。ここでは、個人事業主が開業する際のオフィス選択肢を紹介します。
▶自宅
個人事業主の方のなかには、できるだけ初期費用をかけずに開業したいと考えている方が多くいると思います。そのため、自宅の一部を仕事の作業スペースとして開業届を出す方も少なくありません。自宅で開業した場合は、納税地として自身の住所を利用することになります。
自宅であればすぐに起業でき、仕事のために移動をする必要もないので通勤時間を節約できる良さもあります。ただし、家の賃貸条件によっては登記が出来ない場合もあります。また、公私の区別がつきにくいため、プライバシー上の問題を心配してしまう方が多くいるのが現状です。
▶一般的な賃貸オフィス
一般的な賃貸オフィスとは、管理会社と契約をしてビルの一室を借りる形態のオフィスです。事業規模がある程度大きい場合は、賃貸オフィスを契約しているケースが多いです。シェアオフィスなどとは異なり、オフィススペースには自社の社員のみが出入りするため自由度が高く、コミュニケーションが取りやすい、機密情報を扱いやすいといった特徴があります。
一等地にある賃貸オフィスを借りることで、会社としての社会的な信用度をあげることもできます。ただし賃貸オフィスは、初期費用やランニングコストが高い傾向にあり、費用面の負担が大きくなってしまいがちです。
▶レンタルオフィス
レンタルオフィスは、仕事に必要な設備が整備されているオフィスのことをいいます。例えば、仕事で利用するデスクやチェア、インターネット回線やOA機器を自身で用意する必要はなく、レンタルオフィスに入居する段階ですべて揃えられています。
初期費用を抑えつつ、事業に必要な設備は一通り欲しいと考えている方にはレンタルオフィスが向いています。レンタルオフィスは主要駅に近い場所に位置していることも多く、アクセスの良さはもちろん、引越しをする場合でも簡単な入退去手続きのみで手間がかかりません。
▶シェアオフィスやコワーキングスペース
シェアオフィスとは、一つのオフィス（作業空間）を複数の企業（人）が共有して利用するオフィス形態です。コワーキングスペースもオフィスを共有して利用する点は同じですが、作業空間で働いている人によるコミュニティや協業を重視している点がシェアオフィスとの違いです。
シェアオフィスやコワーキングスペースは、カフェのような空間になっており、空いている好きなスペースを利用して作業を行い、フリードリンクなどのサービスも利用できる場合が多いです。自宅以外の作業スペースを確保できる良さもありますし、毎月数千円～数万円のコストで手軽に利用できる良さもあります。ただ、オフィスを共有して利用している分、来客対応や打合せには別のスペースを用意しなくてはいけなくなります。
▶バーチャルオフィス
バーチャルオフィスとは、オフィスを実際に借りるのではなく、オフィスの住所や電話番号のみを借りるオフィス形態です。立地が一等地にあることが多く、会社として自宅以外の住所を使いたいときに便利です。月額数千円程度で気軽に利用できる良さもあります。
ただし、実際に作業スペースが手に入るわけではなく、社員同士のコミュニケーションの場にも利用できません。オフィスへ来訪した顧客の対応ももちろん出来ないため、あくまでも住所や電話番号のみを借りるサービスです。
レンタルオフィスは経営サポートが手厚い！
気軽にビジネスの拠点を作りたいと考えている個人事業主の方であれば、レンタルオフィスが特におすすめです。なんといっても経営サポート面での手厚さがありますし、個人事業主にとって嬉しいメリットがたくさん期待できます。具体的にどのような良さがあるのか、下記で詳しく説明していきます。
▶① 初期費用が安い
レンタルオフィスでは、初期費用を抑えながら開業をすることができます。一般的なオフィスにかかる敷金・礼金・保証金は必要なく、オフィスの改修費用やビジネス用品をそろえる必要もありません。
レンタルオフィスの場合、共有スペースを他の利用者とシェアすることになるので、毎月のコストを削減しつつオフィスを構えたい方にとっても向いています。初期費用やランニングコストを抑えてオフィスを運営できるので、長期的に経営計画を立てていきたいと考えている方にもおすすめです。レンタルオフィスで効率的なビジネス運営を行うことで、事業の成長にも繋がりやすくなります。
▶② 短期間から契約できる
レンタルオフィスは契約期間の縛りが緩く、3ヶ月間など短期間でのオフィス契約を考えている方にもおすすめです。単発的なプロジェクトが終わるまでの期間だけ借りるなど、あらかじめ契約期間を決めて利用している方も少なくありません。
個人事業主が短期間でオフィスを借りようと思っても、一般的な賃貸オフィスであれば最短でも2年契約であり、オフィスを借りることを諦めてしまうケースも少なくありません。レンタルオフィスは契約までの期間も早く、最短であれば契約した即日からオフィスを利用することも可能です。
▶③ 入退去や移転が簡単
レンタルオフィスはビジネス設備がすべてそろっているため、入居の手続きが最小限で済みます。そのため、空き状況によっても変わってきますが、即日入居することもできます。もしスペースが手狭になった場合には、レンタルオフィス内の他のスペースへ移動をすることも可能です。
また、レンタルオフィスの場合、入居当時と同じ状態のオフィスに戻してオーナーに返却する「原状回復費」が低料金であったり、契約時に一律金額が決められている場合がほとんどです。レンタルオフィス内に大きな破損が見られないときは、追加費用を支払うこともありません。入退去の手続きも簡単ですし、引越しの手軽さもレンタルオフィスのメリットと言えるでしょう。
▶④ オフィス用品やビジネス機器が完備
レンタルオフィスは、業務に必要なオフィス用品やビジネス機器がすべてそろっています。例えば、一般的な賃貸オフィスを借りる場合、パソコンやIT関連機器の通信ケーブル、水光熱の契約などが必要となります。ネット回線の開通などには事前に工事が必要になり、立会のためのスケジュール調整も必要になってきます。
その点、レンタルオフィスの場合は、入居する段階でネット回線を含む設備がすべてそろっている状態なので、面倒な手続きを行う必要もありません。オフィス用品を一からそろえる必要もなく、利用頻度の低いビジネス機器はオプションで貸し出ししているレンタルオフィスも多いので安心して入居できます。
▶⑤ 受付代行や荷物預かりなどのオプションが豊富
レンタルオフィスのなかには、代わりに来客対応をしてくれる「受付代行」や、宅配の荷物を受け取る「荷物預かり」などのオプションを利用できるところもあります。オフィス宛に荷物を送る機会がある方や打合せで来客が多い方にとっては、こうしたオプションは業務効率の向上に繋がるでしょう。
オプションサービスを利用する場合、どのくらいの費用がかかるのかはレンタルオフィスによっても変わってくるので、契約前に事前確認しておくと安心です。個人事業主だとすべての業務を自身一人で行っている場合も多いので、こうしたオプションサービスは役に立つでしょう。
レンタルオフィスで法人登記はできる？
結論から伝えると、レンタルオフィスで法人登記は可能です。
会社を設立するときに法務局にて法人登記を行いますが、その際に会社の住所を決める必要があります。法人登記で住所にレンタルオフィスを使ってはいけないとは決められていませんし、何の問題もありません。
最近はあまり見かけませんが、レンタルオフィスの運営会社によっては、登記不可のルールを定めている場合があるため、オフィス内覧の際などに確認してみると良いでしょう。詳細については、下記の記事をご参考ください。
関連記事：レンタルオフィスで法人登記はできる！レンタルオフィスのメリットと注意点
経営を行う上で重視すべきオフィスのポイント
個人事業主の方が、オフィスで経営を始める上で重視すべきポイントについて詳しく解説します。何を基準にオフィスを選んだらいいのか迷っている方も参考にしてみてください。
▶一等地の好立地であること
オフィスを決めるときに、場所は特に重要となります。できることなら一等地にある好立地の物件を選ぶようにしてください。アクセスが良いので毎日の通勤の負担が少ないのはもちろん、来客で取引先が訪問するときにも、好立地であることがメリットになります。
また、一等地に住所があると会社としての信頼性や安心性を高めることにも繋がります。書類の郵送や各種手続きなどの業務や昼食場所探しなど、ビジネスのあらゆるシーンで一等地であるメリットを得られるでしょう。
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▶会議室や応接室があること
レンタルオフィスやシェアオフィスを選ぶ時には、会議室や応接室があると安心です。こうしたスペースがあれば、取引先やお客さんを招いて打合せをすることができます。共有スペースを有効活用して、経済的および時間的に効率的な経営を意識できると良いでしょう。
一般的な賃貸オフィスなど広い貸室の場合には、パーテーションで区切った空間を会議室などのスペースにすると空間を有効活用できるでしょう。
▶セキュリティに強いオフィスであること
顧客の大切な個人情報を預かっている業種の場合は、セキュリティに強いオフィスかどうかが重要となります。オフィスによっても異なりますが、入退館を会員制にしてセキュリティカードがないと利用できない仕様になっていたり、無線LANだけでなく有線LANを使える、独自のSSIDやPWを発行しているところもあります。
機密書類の処分についても大型のシュレッダーを設置しているオフィスであれば、個人情報の処分も安心できます。セキュリティに強いオフィスを選ぶことは昨今の時代ではとても大切ですので、契約前にしっかりと確認しておきましょう。
個人事業主向け！レンタルオフィスの上手な選び方
個人事業主の方向けに、レンタルオフィスを選ぶ際のポイントについてご紹介します。レンタルオフィスは、運営会社によって基本的な設備の違いがありますし、提供しているサービスや料金も変わってきます。レンタルオフィスの上手な選び方を紹介しますので、オフィスを比較する際の参考にしてください。
▶起業や開業をする方向けに低価格である
個人事業主の方にとって、初期費用や毎月のランニングコストが高いオフィスは利用しにくいでしょう。レンタルオフィスのなかには、起業や開業をする方向けに低価格、短期間から利用できるプランを用意しているオフィスがありますので、まずはこうした低価格のオフィスを選んでみるのが良いでしょう。
月額費用はもちろん、初期費用も確認しておき、総合的にかかる費用を算出して判断するようにしてください。レンタルオフィスによっては入居時に保証金や入会金、事務手数料がかかることもあります。保証金が退去時に返還されるかどうかも運営会社によって異なりますので、内覧時にしっかりと確認しておきましょう。
▶レビューや口コミの評判が良い
レンタルオフィスを実際に利用した人のレビューや口コミ評判を確認するようにしてください。HPを見るだけでは判断できない、実際に利用しているからこそわかるリアルな声を知る機会になります。
レビューや口コミの件数が多く、良い口コミの多いレンタルオフィスは人気がある理由もわかると思います。レビューや口コミで気になった箇所は運営会社に確認を行い、契約してから後悔することのないようにしましょう。
▶交流会などのイベントが開催されている
レンタルオフィスのなかには、オフィスの利用者を対象に定期的に交流会やイベントを行っているところもあります。レンタルオフィスだとそれぞれ区画が区切られてしまうので、他の利用者と話す機会がなかなか取れない場合がありますので、こうしたイベントには積極的に参加すると良いでしょう。
同じように個人事業主として働いている人々と接点を持つことで、ビジネスチャンスの機会を創出できる可能性も出てきます。斬新なアイディア発想や新たな視点からの意見を取り入れられるなど、さまざまなメリットを得られるでしょう。
まとめ
初期費用が安く、入居や退去がしやすい気軽に利用できるレンタルオフィスは、これから経営を始めようとしている個人事業主にとって最適なオフィスであると言えるでしょう。レンタルオフィスには、毎月のコストが低価格であること、入退去が柔軟であること、ビジネス運営を円滑にするためのサポートが手厚いことといったメリットがあることをご理解いただけたと思います。
自身のビジネススタイルに合致したオフィスで安定した経営を行っていけるよう、この記事でご紹介したオフィス選びのポイントを参考にしていただければ幸いです。
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