オフィス選びは企業にとってなぜ重要？
企業にとってオフィス選びが重要である理由は、活動の拠点としてビジネスの成否に大きく影響するためです。快適なオフィス環境であれば、その分社員の業務効率を高め、生産性の向上にも繋がります。また、社員にとって利便性の高いオフィスは、採用活動において有利であるため優秀な人材を確保しやすく、離職率の低下にも繋がります。
一言にオフィス選びといっても、立地や賃料、自社がオフィスへ求めるニーズを考慮して総合的な視点から選ぶ必要があります。企業にとってはビジネスを営む重要な拠点となるオフィスだからこそ、妥協することなく選ぶことが大切です。
オフィス物件を探すまでの流れ
自社に適したオフィス物件を探すために、どのような流れでオフィスを選ぶべきかについて解説します。オフィス物件選びのポイントを抑え、後悔しない物件を探せるよう参考にしてください。
▶① 希望の面積や立地などのニーズを洗い出す
まずは、オフィスにはどの程度の面積が必要か、立地の希望はあるかについて洗い出しが必要になります。例えば、社員のほとんどがテレワークをしており、たまにしか出社しない企業もなかにはあります。こうした企業では、社員全員分の固定席は必要ないため、規模の小さなオフィスや、レンタルオフィスやシェアオフィスといった少人数用のフレキシブルオフィスも検討の余地があるでしょう。
企業によっては基本的にすべての社員が出社しており、社員分の固定席のほか、会議室やミーティングスペースといった共用スペースをオフィス内に作りたい場合もあるでしょう。このような場合には、大きなフロアのオフィスを選んだり、2部屋以上のオフィスを借りる必要性も出てきます。
出社する社員が多いオフィスでは、アクセスの良さも重要になってくるため立地も含め考えなくてはいけません。主要駅から通いやすい物件を探し、毎日の通勤が負担にならないようなオフィス選びを進めていきましょう。
▶② ニーズの優先度合いを確認する
次に、オフィス物件に求めるニーズから、優先度の高いものを明確にすることが重要です。そもそもなぜオフィス物件を探しているのか、どのようなニーズを叶えたいのか、自社の目的や条件を明確にしておきましょう。たとえば、「事業拡大の予定があり、面積が広く立地の良いオフィスへ移転したい」「社員の働き方を改善するため、サテライトオフィスを契約したい」といった内容です。
まずは、どのようなニーズがあるのかメモにまとめることから始めましょう。オフィスの賃料コストを削減したい、面積を広くしたいといった大まかなニーズでも構いません。その後、できるだけ具体的な要件を書き記していきます。すべての条件を満たす物件を探すのは難しいため、優先度の高い条件にあった物件を探していくと良いでしょう。
▶③ 予算やエリアを決定する
オフィス物件を探すためには、予算を決めることも重要です。賃料や管理費などの共益費はもちろん、保証金や引越費用などの初期費用でまとまったお金が必要になります。敷金や礼金は、賃料の半年分程度が必要となる物件もあります。また、内装にもこだわる場合にはクロスや床材などの費用も考慮しなければいけません。
また、オフィスエリアにこだわる場合、駅前など立地の良い物件は、その分高い賃料である場合が多いでしょう。将来的に考え、無理なく払い続けられる賃料かどうかも確認しておくことが大切です。予算ギリギリの物件を選ぶのではなく、予算に少しでも余裕を持たせた物件を選ぶと安心でしょう。
▶④ 実際にオフィスを内覧する
オフィス物件を選ぶ時は、実際に現地へ足を運んで内覧を行う必要があります。掲載写真や図面だけではわからないことも多く、十分な内覧をしなければ入居したあとに後悔することも少なくありません。
例えば、建物の外観や共用部の管理は適切に行われているか、高層階にあるオフィスであればエレベーターの混雑具合はどうかといった点も確認しておく必要があります。毎日利用するオフィスだからこそ、業務に支障が出る心配がないか細かい点まで確認しておきましょう。
可能であれば日中と夕方に分けて内覧に行き、それぞれの時間帯にオフィス内やオフィス周辺はどのような雰囲気、混雑具合であるかを確認できると安心です。周辺に銀行やコンビニなどの環境が整っているかも確認しておきましょう。
▶⑤ 必要書類を用意して、契約を結ぶ
入居したいオフィス物件が決まったら、必要書類を用意して契約を進めていきます。賃料などの料金面はもちろん、契約期間はどのくらいか、更新タイミングや入居に際する注意点など細かな部分を確認しましょう。また、契約途中で解約する場合の違約金や、賃料は変動する可能性があるのかどうかといった条件を確認し、必要に応じて交渉を行うことも欠かせません。
双方の条件合意が得られたら、会社謄本や印鑑証明といった書類を提出して契約を行います。人気のあるエリアは競合の数が多いため、契約の決断を後回しにしていると他社に先を越されてしまうこともあります。できれば必要書類は事前に準備しておくと、スムーズに手続きができて安心でしょう。
オフィス物件を選ぶ際のコツ
オフィス物件を選ぶ上で、いくつか重要なポイントがあります。物件選びに悩んでいる方は参考にしてください。
▶必ず物件の内覧へ行くこと
オフィス物件を選ぶ時は、自身の目で現地確認を行うことがまず大切です。オフィスの専有部分を確認する際には、天井についている照明器具や空調の有無、使い勝手も確認しておきましょう。日中にどの程度の日当たりがあるのか、窓から見える景色や騒音などもオフィスに足を運ぶことで把握できます。内覧をすることで、入居後のレイアウトも想像しやすいでしょう。
また、オフィスのエントランス部分は企業の顔となる場所であるため、自社のイメージに合っているエントランスであるか、明るく開放的で入りやすい雰囲気であるかどうかも確認しておくことをおすすめします。
▶複数の物件を比較検討すること
候補のオフィス物件を見つけたとしても、同じような条件の物件がないか複数を比較して検討しましょう。複数の候補を比較することで気付くことができるニーズもあります。
また、オフィス物件を選定するためには、不動産仲介会社の活用が欠かせません。不動産仲介会社であれば、複数物件の見積もりを一括で出してアドバイスをくれますので、適宜相談すると良いでしょう。見積もりのなかで不明な部分があればその場で確認することで、後々のトラブルを防ぐことにも繋がります。
▶口コミや評判を確認すること
オフィス物件の口コミや評判について確認することも必要です。不動産仲介者会社に直接確認しても良いですし、Google検索で物件名を入力すると過去に入居していた企業の口コミを確認できる場合があります。ホームページや図面だけでは確認できない情報を知る機会になりますので、物件選びでは口コミや評判も含め総合的に判断しましょう。
オフィスの内覧で注意して見るべきポイント
オフィスの内覧は、入居後のビジネス生活をイメージするための重要な機会です。具体的にどのような点に注意して内覧をすれば良いのかポイントを紹介します。
▶オフィス周辺環境の清潔さ、利便性、治安
オフィス物件の周辺環境は、日常業務に影響を与える一つの要素と言えます。インフラ環境や郵便局、銀行などが整っていることはもちろん、コンビニやランチができるお店が周辺にあり、昼食時の選択肢が豊富なことも重要です。社員のモチベーション維持に大きな影響を与えますので、周辺環境が清潔で洗練された空間であることは重要です。
また、残業で遅い時間になった社員が安心して帰れるような治安であるかどうかも確認しておきましょう。大通り沿いに面していて、夜でも明るい道を通れると女性でも安心して帰れます。
▶オフィスビル共用部の充実度
オフィスの共用部が充実しており、社員が便利に利用できるかどうかも内覧時に確認しましょう。設備の充実度は、オフィスを快適に使えるかどうかに直結する部分といえます。
例えば、照明器具の数が多くしっかりとした明るさを維持できているか、コンセントの差込口は十分か、共用部にあるトイレの数は十分にあり清潔な状態かどうかといった細かな点も確認が必要です。高層オフィスビルであれば、エレベーターの稼働状況によっては、朝の出勤時など乗るのが難しくなってしまうこともあります。
なかには築年数の古いオフィスビルを内覧することもあると思いますが、老朽化の補修をしっかりと行っているか、リノベーションで設備を改善しているかといった点を確認しておくと安心して入居できるでしょう。
▶オフィスビル全体や貸室のセキュリティ対策
オフィスのなかには、個人情報を含めた大切な情報資産があります。入退室にカードキーが必要なオフィスや、防犯カメラの設置、警備体制をフルタイムで行っているなど、セキュリティ対策が施されたオフィス物件であれば安心です。具体的にどのようなセキュリティを導入しているか確認しておきましょう。
また、オフィスの専有部分に独自のセキュリティを導入したいと考えている企業もいるでしょう。そのような場合には、どのようなセキュリティを導入予定であるか報告して許可を得ておくと、入居後の工事がスムーズに行えるためおすすめです。
▶駐車場やトランクルームの有無
車通勤する場合や社有車がある場合は、駐車場付きのオフィスを選ぶ必要があります。駐車場の用意がないオフィスでは、周辺のコインパーキングを利用しなくてはいけなくなり、手間や経済的負担が生じるため駐車場付きオフィスがおすすめです。
そのほか、顧客や取引先の訪問が多い企業の場合でも、来客駐車場があれば便利で印象も良いでしょう。訪問しやすいオフィスはビジネス活動をスムーズに進めることにも繋がります。
また、業種によっては荷物や商品の在庫を置くためのスペースが必要になってきます。専有部分だけではどうしてもスペースが限られてしまうため、トランクルームを用意しているオフィス物件を選ぶと荷物の置き場に困らず便利でしょう。
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まとめ
オフィス選びは、単なる物理的なスペースの選択ではありません。企業文化や業務の効率性、さらには社員の働き方に大きな影響を及ぼします。適切なオフィス環境が整っていることで、社員のモチベーションが向上し、生産性も上がります。
オフィス選びで失敗しないためには、コストだけではなくニーズの優先度やエリア（立地）なども含め、総合的に見て条件の良い物件だと感じられるオフィスを選ぶようにしましょう。予算に合わせた範囲内で、いかに設備や環境が整っているか、社員が安心して通い続けられるオフィスであるかについて判断しなければいけません。周辺環境や治安についても、実際に内覧を行って問題ないか調べるようにしてください。
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