はじめに
多様な働き方が推進されている昨今、レンタルオフィスやシェアオフィス、バーチャルオフィスを有効に利用して仕事をする方も増えています。レンタルオフィスやシェアオフィス、バーチャルオフィスを初めて利用される方のなかには「どのようなトラブルがあるのだろう？トラブルにならないためにはどのようなポイントに気を付けたら良いだろう？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。こうしたフレキシブルなオフィスは、業種や働き方を問わず様々な人々が利用しているからこそ、時にはトラブルが起きてしまうこともあるかもしれません。
この記事では、レンタルオフィスやバーチャルオフィスでのトラブルを回避するための対策をご紹介します。
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レンタルオフィスやシェアオフィスとは？
レンタルオフィスやシェアオフィスは、従来のオフィスと比較すると柔軟な利用が可能で多種多様な形態で利用できるオフィスであるため、総称してフレキシブルオフィスとも呼ばれています。以前は首都圏に集中してフレキシブルオフィスがありましたが、政府による働き方改革の推進やテレワークの普及によって、地方でもフレキシブルオフィスの需要が高まっています。
レンタルオフィスは、個人だけの専有個室を借りつつ、オフィス内の共用スペースや設備が利用できるオフィス形態です。個室の中には、オフィスに必要な家具備品やネット回線が備え付けられており、契約さえ終われば入居後すぐに仕事を始められます。数か月などの月単位の契約もでき、一般的な賃貸オフィスよりも初期費用を抑えて利用できます。
シェアオフィスは、一つのオフィススペースを複数の企業や個人にてシェアして利用するオフィス形態です。完全な個室は確保できなくても、パーテーションなどで仕切られた作業スペースを借りられます。複合機や会議室など、オフィスに必要な設備は一通りそろっており、設備や作業スペースをシェアして利用する分、月々のランニングコストを低く抑えられるメリットが期待できます。シェアオフィスには、必要なときのみオフィスを単発利用できるドロップインの制度を取り入れている場合が多いです。
レンタルオフィスやシェアオフィスで起こり得るトラブル例
レンタルオフィスやシェアオフィスには多くのメリットがありますが、その反面、他者と共有して利用するからこそトラブルに巻き込まれてしまう可能性もでてきます。レンタルオフィスやシェアオフィスで起こり得るトラブル例について、詳しく見ていきましょう。
▶① 共用スペースでの情報漏洩リスク
例えばシェアオフィスであれば、様々な人々が一つの空間を共有利用しているからこそ情報漏洩リスクがあります。真後ろからパソコン上や書類の情報を盗み見られてしまう、席を離れている間に情報を勝手に持ち出しされてしまう可能性などがないとはいえません。万が一でも取引先や顧客の情報が漏洩すれば、信用問題に影響します。
業務では、パソコン上のデータだけでなく、会社関係の資料や名刺、印紙や印鑑、現金の管理も必要です。席を離れる時はパソコンの画面を閉じる、資料や金品はオフィス内の有料ロッカーを利用するなどの工夫が欠かせません。データや資料の管理には細心の注意を払い、情報漏洩のリスクを減らしましょう。
▶② インターネット処理速度の低下
レンタルオフィスやシェアオフィスの多くは、共有の無線LANをオフィス内に導入しています。平日などオフィスが混雑している時間帯では、ネット回線を多くの人と共有して利用することになるため、場合によっては接続が安定せずに作業に時間がかかってしまうことがあります。
特にネット回線を常に利用する職種であれば、通信スピードの遅さはストレスに感じることもあるでしょう。通信速度はオフィスによっても変わるので、契約前に運営会社へ事前に確認しておくと安心です。もし通信速度が安定しないときは有線接続にも対応しているかや、Wi-Fiの持ち込みを許可しているか事前に確認しましょう。
▶③ 雑音による集中力低下
シェアオフィスの場合、作業スペースは完全個室ではない場合が多いため、周囲の雑音が気になり集中力が低下してしまうことがあります。一人で集中して作業をしたい、重要な案件で会話を漏らしたくないといった場合は、シェアオフィス内にある会議室や個室スペースを利用するといった対策が必要です。オフィスを共有利用しているからこそ賃料が安く抑えられるため、雑音を完全に防ぐのは難しいかもしれません。
この場合、レンタルオフィスであれば、自社専用の個室が借りられるので雑音や情報漏洩をそこまで気にせずに済みます。ただしその分、シェアオフィスよりレンタルオフィスの方が賃料は少々割高になります。シェアオフィスの場合は、個室スペースの設置数はどのくらいか、利用者の使用状況はどの程度かなど、事前に確認しておくと安心でしょう。
フレキシブルオフィスでのトラブルを回避する対策
レンタルオフィスやシェアオフィスといったフレキシブルオフィスで起こりうるトラブルを理解いただけましたでしょうか。フレキシブルオフィス以外にも、全てのオフィスにはそれぞれ起こり得るトラブルがあります。ここでは、上記で説明したトラブルを回避するための対策について説明します。
▶内覧を行ってオフィス環境を事前確認する
トラブルを回避するため、実際に足を運んでオフィス内の環境を自身の目で確認しておくと安心です。オフィスの雰囲気や室内環境はもちろん、シェアオフィス内に個室スペースがない場合は、パーテーションや仕切りを利用できるかどうかも確認しておきましょう。
他にも、ネット環境や速度状況、室内でスマホやWi-Fiが問題なく利用できるかどうかも確認してください。複合機やフリードリンク、会議室やミーティングスペースといった設備があるか、こうした設備を利用する場合には別途費用が発生するのかについても確認しましょう。
▶重要な打合せは会議室を借りて行う
レンタルオフィスやシェアオフィスでの情報漏洩トラブルを防ぐため、重要な打合せは会議室を借りて行うことをおすすめします。会議室の広さはオフィスによっても異なり、4人程度が使える小さなものから8人程度が使えるやや広めの会議室もあります。自身の業種ではどの程度の広さの会議室があれば便利か、入居前に把握しておきましょう。
大体の会議室には、モニターやホワイトボード、プロジェクターなどがそろっており、自身で用意する手間はありません。重要な打合せは会議室を借りて行うようにして、少しでも情報漏洩リスクを減らす工夫を行えると安心です。
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レンタルオフィスやシェアオフィスにはメリットが沢山！
ここまでフレキシブルオフィスのトラブルについて説明しましたが、レンタルオフィスやシェアオフィスは利用者にとって多くのメリットがあります。ここでは、レンタルオフィスやシェアオフィスのメリットを3つご紹介します。
▶① 手頃な料金
一般的にオフィスを借りるときにかかる費用には、敷金や礼金などの初期費用と毎月の利用料があります。フレキシブルオフィスには敷金や礼金の制度がない場合が多く、入会金や事務手数料・保険金などの費用がかかりますが、一般的なオフィスよりも大幅に手頃な料金設定であることがほとんどです。
また、オフィスに必要な机や椅子、OA機器なども入居当初からすべてそろっているので、購入する手間や費用が不要です。余計な費用がかかることなく手軽に契約できるのがフレキシブルオフィスの特徴です。
▶② セキュリティ管理に力を入れている
フレキシブルオフィスは、防犯カメラやオートロックなどの物理的なセキュリティ対策や、空間を壁やパーテーションで区切ってパソコンが覗かれないようにリスクを最小限に抑えた工夫を行っています。運営会社によってセキュリティ管理は異なりますので、事前に内覧を行って詳しいセキュリティ対策の方法を聞いてみると安心でしょう。
また、ネットワークセキュリティ対策として不正アクセス対策や、SSIDや暗号化キーなどのセキュリティ管理にも力を入れているフレキシブルオフィスは多いです。大体のオフィスでは共用スペースに複合機が設置されているため、複合機自体に認証システムを入れて安心感を高めているオフィスもあります。
▶③ 契約期間の縛りが緩く、入退去が簡単
フレキシブルオフィスは、契約期間の縛りが緩く設定されているので入退去も簡単です。空き状況によっては契約してすぐに入居できますし、退去時も二か月や三か月前の解約予告で済む場合がほとんどです。
ドロップインの利用ができるシェアオフィスであれば、短期で試しに利用してから入居するかどうかを決めることも可能です。契約期間の縛りがないからこそ、気軽に自由にオフィスを借りられるのも、フレキシブルオフィスのメリットです。
バーチャルオフィスはトラブルが多い？
バーチャルオフィスでは実際のオフィスは借りられませんが、自宅を明かさずに会社登記や住所利用ができ、オフィスコストを削減できるメリットがあります。バーチャルオフィスは都心部の住所であることが多く、起業したばかりでも信頼性のある住所を名刺やホームページに記載することができます。ただし、バーチャルオフィスならではのトラブルも少なくありません。
具体的に、バーチャルオフィスでは以下のようなトラブルが考えられます。
・利用した住所が過去に悪用されていた
・一方的に利用料金や値上げされてしまう
・運営している会社が倒産や解散してしまう
・オフィスが古く見た目が悪い
バーチャルオフィスは手頃に借りられて便利である反面、犯罪にも関わるトラブルが過去に起きていたり、住所を貸すだけで運営会社の管理がずさんだったりすることも少なくありません。さまざまなバーチャルオフィスを比較して、口コミや評判をしっかりと調べましょう。
バーチャルオフィスでのトラブルを回避する対策
バーチャルオフィスでのトラブルを回避するために、事前に覚えておきたい2つの対策方法について説明します。少しでも怪しいなと思った場合はくれぐれも気を付けてください。
▶入居前の審査をしっかりと行っているオフィスを選ぶ
バーチャルオフィスは犯罪のリスクを防ぐために、特定事業者に指定されています。入居の申し込みをしたあとに、本人確認や入居審査を行うのが一般的です。それなのに、本人確認や会社の実態調査を行わないバーチャルオフィスは危険度が高くおすすめできません。しっかりと審査を行っているかどうか、事前に確認しましょう。
▶実際に内覧を行い、口コミを確認する
バーチャルオフィスは、住所のみの利用だとしても現地へ足を運び、可能であれば運営会社と対面で話せると安心です。バーチャルオフィスによっては会議室を貸し出している場合もあるので、もし会議室があるのであれば内覧を行いましょう。
郵便物の受け取りにしても、保管や転送サービスに対応しているかどうか、確認を怠ることのないようにしておきましょう。また、実際に利用した人の口コミを確認することで信頼できるオフィスかどうかを判断しましょう。
まとめ
レンタルオフィスやシェアオフィスは、複数の人々が利用しているからこそ周囲の雑音やネット環境、情報漏洩などの心配が付き物です。しかし、こうしたトラブルを事前に把握しておくことで対策ができ、安心してオフィスを利用することができます。レンタルオフィスやシェアオフィスには、コストが手頃、入退去が簡単といったメリットが沢山あります。
また、バーチャルオフィスに不安がある場合でも、利用者からの評価が高く信頼性のある運営会社が経営しているバーチャルオフィスであればそこまでリスクを負うことはないでしょう。入居前に複数のオフィスを比較し、内覧を行ってから信頼性の高いオフィスを選びましょう。
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