はじめに
オフィスを探されている方の中には、コワーキングスペースとシェアオフィスの違いがわかりにくいと思っている方もいるのではないでしょうか。コワーキングスペースとシェアオフィスはいずれも、オープンなオフィススペースを共有して利用する点では似ている部分が多いオフィス形態です。
この記事では、コワーキングスペースとシェアオフィスの違いや定義、レンタルオフィスとの違いなどについて詳しく解説します。コワーキングスペースやシェアオフィスを探している方や、どのようなオフィス形態にしたらよいか迷っている方は、ぜひこの記事を参考にしてオフィス選びのヒントにしていただければ幸いです。
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コワーキングスペースとシェアオフィスの違いとは？
まずは、コワーキングスペースとシェアオフィスの違いについて、簡潔に解説していきます。
▶コワーキングスペースとは？
コワーキングスペースは、フリーランスや個人事業主のような方とのコミュニティを形成しながらオフィスとして利用できる作業場です。コワーキングスペースの語源は、「Co（共同の、共通の）」と「work（働く）」を組み合わせた造語です。自身の所属している場所やバックグラウンドを問わずに、不特定多数の人々と共に働く場所です。
コワーキングスペースは、オフィスの空間を共有することはもちろん、さまざまな交流を通してお互いに刺激し合えるようなオフィス環境です。コワーキングスペースは、新たな商品やサービスを共創できる場としても注目を集めているオフィス形態です。
▶シェアオフィスとは？
シェアオフィスは、フレキシブルオフィスと呼ばれることもあります。基本的に自由度の高いオフィス賃貸契約であり、短期間や短時間での利用にも対応しています。シェアオフィスは「Shared（共有された）」が語源です。複数の企業や個人がひとつのオフィス機能を共有する場であることを意味します。
シェアオフィスでは、半個室やオープンスペースなどのオフィス空間を利用することができ、不特定多数の人がシェアオフィス内のデスクや共用部を利用します。Wi-Fi環境やオフィス備品などのビジネスに必要な設備を利用することもできます。一般的なオフィスと同様に不自由なくオフィスを快適に利用できながらも、コワーキングスペースのような交流の場も用意されている点がシェアオフィスの特徴といえます。
▶コワーキングスペースとシェアオフィスの主な違い
コワーキングスペースとシェアオフィスの主な違いについてですが、基本的には“ほぼ同義”として扱われることが多いです。しかし、実際には細かな違いが複数あります。
コワーキングスペースは、基本的にオフィス空間がオープンスペースになっており壁がなく、他の利用者が仕事を行っている様子が見える空間になっています。
シェアオフィスは、壁で隔てられた半個室のオフィススペースが用意され、共用部の空間は他の利用者と共同で利用する場合が多いです。
他にも、コワーキングスペースとシェアオフィスには以下のような違いがあります。
| コワーキングスペース | シェアオフィス | |
| オフィス席の違い | 複数人でデスクを共有する | 共有もしくは固定席がある |
| 利用者の人数 | 1人ごとに契約 | 複数人の契約の場合もある |
| 料金 | 時間制や回数制がメイン | 月額制の利用がメイン |
コワーキングスペースとレンタルオフィスの違いとは？
コワーキングスペースと混同されやすいオフィス形態に、レンタルオフィスがあります。レンタルオフィスとコワーキングスペースの違いについて解説します。
▶レンタルオフィスとは？
レンタルオフィスは、不特定多数の人が共同でオフィスを利用する点ではコワーキングスペースと同じです。しかし、利用者ごとに専用の個室が用意されている点で大きな違いがあります。そのため、個室のオフィスで集中できる空間が欲しい場合にはレンタルオフィスの利用がおすすめです。
レンタルオフィスはオフィスの入退去が簡単なので、従業員の増員や事業拡大によるオフィスの拡大や縮小が比較的しやすい点も、レンタルオフィスの良さと言えるでしょう。
▶コワーキングスペースとレンタルオフィスの主な違い
コワーキングスペースとレンタルオフィスの違いとして、主に以下のようなものがあります。大きな違いとしては、個室を専有できるかどうかです。レンタルオフィスでは自身専用の個室が借りられるため、機密情報などのセキュリティ面でも優れており、私物が安心して保管できる仕様になっています。
他にも、コワーキングスペースとレンタルオフィスには以下のような違いがあります。
| コワーキングスペース | レンタルオフィス | |
| オフィス席の違い | 複数人でデスクを共有する | 個室や半個室がある |
| 利用者の人数 | 1人ごとに契約 | 複数人の契約が多い |
| 料金 | 時間制や回数制がメイン | 月額制の利用がメイン |
コワーキングスペースは、ノートパソコンや仕事に必要な書類を持ち込んで作業をするのが一般的です。そのため、利用するたびに多少の荷物の移動が必要になります。レンタルオフィスは、鍵がかけられる専用の個室にパソコンや書類を保管しておけるため、一般的な賃貸オフィスと同様に手ぶらで来ても仕事ができます。
また、レンタルオフィスのなかには、キッチン・ラウンジ・駐車場などの設備をそろえているところもあります。オフィス内に会議室やミーティングスペースが用意されている場合がほとんどですので、レンタルオフィス内で様々な業務を完結することが可能です。
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コワーキングスペースやシェアオフィスのメリット
それでは次に、コワーキングスペースやシェアオフィスを選ぶメリットをみていきましょう。主なメリットとしては下記が挙げられます。
・コミュニティを形成しやすい
・異業種交流で新たな発見が生まれる
・好きなタイミングで利用できる
・低コストでオフィスが利用できる
・ビジネスのインフラ設備が整っている
上記に挙げたコワーキングスペースやシェアオフィスのメリットについて、詳細をご説明します。
▶① コミュニティを形成しやすい
コワーキングスペースやシェアオフィスは、開けた空間のオフィスであるためコミュニティを形成しやすく、新しい出会いが期待できます。特に個人事業主の方は、オフィスを持たずにテレワークや在宅ワークのような働き方であることが多いですが、そうするとどうしても他者とのコミュニケーションの機会が少なくなりがちです。
コワーキングスペースやシェアオフィスであれば、今まで出会うことのなかった業種の人とも接する機会ができ、新しいビジネスチャンスを作るきっかけにもなります。コミュニティを形成しやすい点は、ビジネスを新たな方向へ発展させる上で大きなメリットと言えるでしょう。
▶② 異業種交流で新たな発見が生まれる
コワーキングスペースやシェアオフィスは、個室の空間ではないので、異業種との交流から新しい発見や発想が生まれます。同じオフィス空間を使うので、雑談を通して他の利用者から刺激をもらえることも少なくありません。異業種のコラボレーションが誕生することもありますし、キャリアアップのきっかけも見つけやすいでしょう。コワーキングスペースやシェアオフィスを通して得た気付きを社内で共有して、他の社員へフィードバックすることもできます。
▶③ 好きなタイミングで利用できる
コワーキングスペースやシェアオフィスは、タイミングを好きに選んで利用できる良さがあります。オフィスを持たずにカフェなどで仕事をしていると、周囲の目や騒音が気になってしまい、ビジネスに集中できる空間がどこかにないだろうかと悩まれる方も多いでしょう。業務の内容によっては、静かで集中できるオフィススペースを求めることもあると思います。
コワーキングスペースやシェアオフィスは、仕事に集中したいときに単発的に利用できるため、集中して作業を行いたいときのオフィス拠点として手軽に利用することができます。
▶④ 低コストでオフィスが利用できる
低コストでオフィスが利用できるのも、コワーキングスペースやシェアオフィスのメリットです。一般的な賃貸オフィスを借りようとすれば、初期費用として敷金や礼金、仲介手数料などまとまった費用がかかります。
コワーキングスペースやシェアオフィスであれば、入会金と月額1万円程度の料金を支払えばオフィスを利用でき、一時的な単発利用もできるため、オフィスにかかるコストを最小限に抑えることができます。特にスタートアップ企業や個人事業主は、毎月のオフィス固定費が大きな負担になってしまうので、低コストでオフィスを利用できる点は大きなメリットです。
▶⑤ ビジネスのインフラ設備が整っている
コワーキングスペースやシェアオフィスは、オフィスに必要なインフラ設備が整っているのも特徴です。コワーキングスペースやシェアオフィスには、安全なWi-Fi環境も整っていますし、電源も自由に利用できます。複合機も設置してあるので、印刷やFAX送信にも困りません。また、会議室やフリースペースが用意されているところも多く、不自由さを感じることはほとんどないでしょう。他にも専用ロッカーや、フリードリンクなどが用意されているコワーキングスペースやシェアオフィスもあります。
コワーキングスペースやシェアオフィスのデメリット
それでは次に、コワーキングスペースやシェアオフィスのデメリットをみていきましょう。主なデメリットとしては下記が挙げられます。
・集中できない場面がある
・個室や会議室が利用できないタイミングがある
・作業スペースが埋まっている場合がある
上記に挙げたコワーキングスペースやシェアオフィスのデメリットについて、詳細をご説明します。
▶① 集中できない場合がある
コワーキングスペースやシェアオフィスは個室やオープンスペースを共同利用するため、周囲の騒音や人の出入りで、どうしても集中できない場面が生じてしまうことがあります。他人がいる空間や雑音がある空間の方が作業に集中しやすい方もいれば、静かで落ち着いた空間でなければ集中が途切れてしまう方もいます。他人のいる空間では集中できない場合には、コワーキングスペースやシェアオフィスを選ぶのではなく、自身だけの個室が借りられるレンタルオフィスを選ぶと良いでしょう。
▶② 個室や会議室が利用できないタイミングがある
コワーキングスペースやシェアオフィスには、予約制の個室や会議室が用意されていますが、いつでも必ず利用できるわけではありません。数日前から予約を取らなければ利用できない場合もあるでしょう。突発的な会議や来客があった場合には、オープンスペースで対応せざるを得ない場合もあるかもしれないことを理解しておきましょう。入居前に、個室や会議室の稼働状況を把握しておくと安心です。
▶③ 作業スペースが埋まっている場合がある
コワーキングスペースやシェアオフィスはフリーアドレス形式であるため、時期や時間帯によってはオフィス自体を利用できない場合もあります。オフィスがなければ仕事が進まない業種の場合には、確実に個室を確保できるプランを契約したり、レンタルオフィスを契約すると良いでしょう。コワーキングスペースやシェアオフィスのデメリットをしっかりと把握した上で、自社のビジネススタイルに合っているかどうかを判断しましょう。
コワーキングスペースやシェアオフィスの機能
コワーキングスペースやシェアオフィスの具体的な機能について解説します。
▶① ワークスペース
コワーキングスペースやシェアオフィスには、仕事に必要なデスク、チェアはもちろん、PCモニターも完備されている場合があります。コワーキングスペースやシェアオフィスには仕事に必要な設備がほとんど揃っているので、オフィスに必要なものを用意する手間やコストがいりません。出張やプロジェクト単位での仕事など、一時的なビジネス拠点としても利用しやすい点がコワーキングスペースやシェアオフィスのメリットです。
完備されている設備は、コワーキングスペースやシェアオフィスによっても変わるので、利用をする前に事前に確認しておきましょう。また、コワーキングスペースやシェアオフィスには個室ブースを設けているところもあるので、周囲の目がないオフィス空間で集中して作業をしたい方にとっても最適です。
▶② オフィス家具やビジネス機器
コワーキングスペースやシェアオフィスのなかには、オフィス家具やビジネス機器が充実している店舗が多くあります。オフィス家具のなかには、空間を間仕切りにしても完全に遮断されないオープンシェルフや、談笑の場として利用できるソファなどを用意しているコワーキングスペースやシェアオフィスもあります。
特に仕事で集中する時間が多く心身ともに負担がかかっている方の場合、ソファでゆっくりと座る事でリフレッシュできるメリットもあります。社員同士のコミュニケーションの場にもなりますし、会話を楽しんだり考え事をしたりする場としても利用できます。
▶③ 会議室
会議室が併設されているコワーキングスペースやシェアオフィスも多くあります。会議室で打ち合わせをしたいときや、話し合いの場が欲しいときに便利です。会議室に必要なデスクやチェアはもちろん、ホワイトボードやプロジェクターなどの設備もそろっています。
対面会議だけでなく、WEB会議の場所としても使えますし、集中したいときのテレワークの作業場としても使えます。電源もついているので、機器を必要とするセミナーや講義などの場としての利用も可能です。
▶④ 応接スペース
お客さまをもてなすための場所である応接スペースを用意しているコワーキングスペースやシェアオフィスもあります。商談や打ち合わせの場としても利用でき、ちょっとした挨拶や近況を話すだけの簡易的な利用も可能です。
オープンスペースの作業場だとセキュリティ面の問題もありますし、他の空間から仕切られた応接スペースを適宜利用することで、ゆったりとした雰囲気のなかでコミュニケーションをとれます。応接スペースは共有で利用できるので、事前に貸し出しの予約をして利用する場合が多いです。来客や商談の多い事業の場合は、応接スペース付きのオフィスを選ぶようにしましょう。
▶⑤ 休憩スペースやキッチン
コワーキングスペースやシェアオフィスのなかには、休憩スペースやキッチン付きのオフィスもあります。そのほか、フリードリンク付きのオフィスもありますし、飲み物や軽食の自販機が付いているオフィスもあります。
休憩スペースを設けているオフィスであれば、仕事のオンオフの切り替えもしやすくなります。キッチンスペースのあるオフィスであれば、ちょっとした自炊もできますし、お昼休みを充実した時間にできます。休憩スペースやキッチン付きのコワーキングスペースやシェアオフィスを選ぶと、働いている従業員の満足度アップを期待できるでしょう。
コワーキングスペースやシェアオフィスのサービス内容
コワーキングスペースやシェアオフィスで利用できる、具体的なサービス内容を紹介します。
・住所利用や法人登記ができるオフィスもある
・郵便物の受け取りや電話転送も可能
・異業種交流のイベントが定期開催される
コワーキングスペースやシェアオフィスでは、主に上記のようなサービスが提供されています。それぞれの詳細について、解説していきます。
▶住所利用や法人登記ができるオフィスもある
コワーキングスペースやシェアオフィスでは、法人登記ができる場合があります。法人登記とは、法務局で社名・所在地や代表者名・住所・事業の目的などを登録する事です。
コワーキングスペースやシェアオフィスを登記に利用することは法律上で問題なく、運営されているオフィス施設によって法人登記を認めている場合はオフィス住所を利用することが可能です。そのため、法人登記を行いたい場合には、コワーキングスペースやシェアオフィスを利用する前に確認しておきましょう。
また、コワーキングスペースやシェアオフィスによっては、法人登記を行う場合や住所利用の場合、別途費用がかかることもあります。具体的にどのくらいの費用がかかるのかを確認しておくと安心です。
▶郵便物の受け取りや電話転送も可能
コワーキングスペースやシェアオフィスには、郵便物の受け取りや宅配物の受け取りを代行してくれるオフィスもあります。また、必要に応じて電話転送にも対応しているなど、充実したサービスを展開しているオフィスも少なくありません。
また、専用スペースを借りている場合は、自社専用のポストが振り分けられていることもあります。コワーキングスペースやシェアオフィスによって対応できるサービス範囲が変わってくるため、事前に確認しておくと安心です。
特に法人登記をしていると、会社宛の郵便物が登記登録をしている住所に届きます。そのため、郵便物や宅配物が届いたときに受け取り代行をしてもらえるかどうか、代行を依頼する際にはオプション料金が必要になるのかどうかも確認しておくと良いでしょう。
▶異業種交流のイベントが定期開催される
コワーキングスペースやシェアオフィスでは、定期的に入居者同士の異業種交流会を行っています。事業を発展させるためには、常に新しい情報を入手することが大切です。
異業種交流会では、仕事のパートナー探しを行うこともできますし、自己啓発を目的とした情報収集も可能です。異業種交流会では、普段は関わることのない幅広い業種の人と親睦を深められる機会です。マーケティングリサーチや、ビジネスコミュニケーションの実践的な練習にも繋がります。
なかには、パートナー会社の発掘を行っていることもあります。ビジネスに有益な情報を得られるため、コワーキングスペースやシェアオフィスを利用する場合には、積極的に異業種交流会に参加すると良いでしょう。
コワーキングスペースやシェアオフィスの利用方法
コワーキングスペースやシェアオフィスには2通りの利用方法があります。どちらの利用方法が良いのかは、オフィスを利用する頻度によって変わってきます。それぞれの違いも理解しつつ、目的にあった利用方法を選ぶようにしてください。
▶月額会員制
月額会員制は、定額制でオフィスを自由な頻度で利用できる方法です。オフィスを利用する頻度が多い方には、この月額会員制が向いています。コワーキングスペースやシェアオフィスは、一般的な賃貸オフィスよりも気軽に利用できて低コストです。専用の個室は不要だけれどオフィスは欲しいといった方には、この月額会員制が利用しやすいでしょう。オフィスによっては、平日のデイタイムプランや週末プランなど、時間を限定して利用できるプランが用意されている場合もあります。
▶ドロップイン（一時利用）
ドロップイン（一時利用）は、コワーキングスペースやシェアオフィスを1日単位もしくは時間単位で利用できるシステムのことです。利用できるスペースは、基本的にドロップインに対応している席のみになりますが、複合機などのオフィス設備やフリードリンクは利用できます。事前にオフィス契約を結ぶ必要もありませんし、空いているときであれば好きなタイミングですぐに利用できます。コワーキングスペースやシェアオフィスを利用する頻度が少ない人や、どのくらいの頻度で利用するのか予定が立たない方に向いている利用方法です。
まとめ
コワーキングスペースやシェアオフィスは似ている部分が多くありますが、異なる特徴も持っていることを理解いただけましたでしょうか。コワーキングスペースは、異業種の人たちが環境を共有しつつ交流する場がメインです。シェアオフィスは、他入居者との交流を促進しつつも、作業場としての側面が強いと言えるでしょう。
コワーキングスペースやシェアオフィスは、いずれもワークスペースを共有しており、短期間や単発的な利用が可能であることが特徴です。月額会員制もしくはドロップインにするのか、自分にあったオフィスプランを選ぶようにしてください。そのためにも、まずはオフィスへ見学に行き、サービスの詳細情報やオフィス内の雰囲気を確認してみると良いでしょう。
自社専用の個室が欲しい方や新たなビジネス拠点を探されている方の場合は、コワーキングスペースやシェアオフィスではなくレンタルオフィスがおすすめです。札幌市内でレンタルオフィスをお探しの方は、ぜひ一度「さっぽろRオフィス」へお問合せください。
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