はじめに
昨今のオフィス選びには、一般的な賃貸オフィス、レンタルオフィス、シェアオフィス、バーチャルオフィスなど様々な選択肢があります。なかでも、入居が簡単かつ安価で、ビジネスを始められる環境が整った状態で借りられるレンタルオフィスは注目を集めています。レンタルオフィスを選ぶ際には、契約形態や契約までの流れを理解しておくことはとても重要です。
本記事では、レンタルオフィスの契約形態の基本から、契約前に把握しておくべきオフィス形態の種類、契約時に見落としがちな注意点、そして実際にレンタルオフィスを契約するまでの具体的な手順について詳しく解説します。
関連記事：レンタルオフィスと賃貸オフィス（テナント）の違いは？メリット・デメリットも解説
レンタルオフィスの契約形態について
レンタルオフィスの契約は一般的な賃貸オフィスとは内容が異なります。ここでは、一般的な賃貸オフィスとレンタルオフィスの契約形態の違いをそれぞれ説明します。
▶一般的な賃貸オフィスは「不動産賃貸契約」
賃貸オフィスを借りる際には、「不動産賃貸契約」が一般的です。これは、物件の内部が何もない状態で貸し出され、借り手が契約の範囲内で自由に内装を変えられる契約形態です。契約期間は通常、数年単位で設定され、敷金や礼金、さらには更新料が発生することもあります。
この契約形態では、借地借家法が適用されるため、契約者は法律に基づいた保護を受けることができますが、それに伴い初期費用が高額になる傾向があります。
▶レンタルオフィスは「サービス利用契約」「施設利用契約」
レンタルオフィスの契約では、「サービス利用契約」または「施設利用契約」という形態が一般的です。この契約には、オフィススペースだけでなく、インターネット接続や受付サービス、会議室の利用など、ビジネス運営に必要な様々なサービスが含まれています。契約期間は柔軟で、短期間から利用可能なことが多く、敷金や礼金、更新料が不要、または非常に低額で済むケースがほとんどです。これにより、起業初期のコストを大幅に削減できるメリットがあります。
レンタルオフィスは、新しいビジネスを立ち上げる起業家やフリーランス、柔軟なオフィス利用を求める企業に適しています。
契約前に確認すべきオフィス形態の種類
一般的な賃貸オフィスを除き、オフィス形態にはいくつかの種類があります。それぞれのオフィス形態の違いを契約前に把握しておくことが必要です。ここでは、代表的なオフィス形態3つを詳しく説明します。
▶① レンタルオフィス
レンタルオフィスはすぐにビジネスを開始できるよう、ビジネス設備やオフィスインテリアが整ったスペースを提供しています。これには、家具やインターネット接続、共有スペースの利用も含まれ、初期投資を抑えながら事業を立ち上げることが可能です。
短期間での契約もでき、初期投資や転居の際の費用などを抑えたい起業家やフリーランス、中小企業にとって理想的な選択肢と言えます。
【PR】レンタルオフィスをお探しの方には、さっぽろRオフィスがおすすめ！
▶② シェアオフィス
シェアオフィスは、複数の個人や企業が共有する作業スペースです。この形態は、コストを分け合いながら、会議室や受付などの共用設備を利用できる点が魅力です。フリーランスや小規模チームに最適で、柔軟な働き方ができる選択肢です。
また、他業種交流の機会も多く、ビジネスの成長につながる可能性があります。
▶③ バーチャルオフィス
バーチャルオフィスは、実際に物理的なスペースを借りずに、ビジネスに必要な住所や電話サービスを提供するオフィス形態です。自宅や別の場所から仕事をしながら、専用の住所や電話番号を持つしっかりとした企業のイメージを保つことができます。
とくに遠隔地で働く個人事業主や小規模企業に適しており、コストを抑えつつ法人登記や顧客対応を行うことが可能です。バーチャルオフィスは、物理的なオフィスが不要なビジネスモデルに最適です。
▶自社のニーズに合ったオフィス形態を選ぶことが重要
自社のビジネススタイルや成長段階に合わせて最適なオフィス形態を選ぶことが、事業を成長させるためにも重要です。レンタルオフィス、シェアオフィス、バーチャルオフィスの各選択肢は、それぞれ異なるニーズに応えるオフィス形態です。
たとえば、直接的な顧客対応が少ないビジネスではバーチャルオフィスが理想的かもしれませんし、顧客や他業種との接点を多く持ちたいビジネスにはシェアオフィスが適しています。自社のビジネス形態や予算を考慮して、最適なオフィス形態を選択しましょう。
レンタルオフィス契約において見落としやすい注意点
レンタルオフィスを契約する際、契約内容に見落としがあり、結果ビジネスに影響があることは避けるべきです。ここでは、見落としやすく注意が必要な点を4つ挙げ、詳しく説明します。
▶基本料金や初期費用
レンタルオフィスを選ぶ際、基本料金や初期費用の確認は注意が必要です。表示されている月額料金以外に、入居時に必要な敷金、保証金、事務手数料などの初期費用がかかるのかどうか、かかる場合はどの程度かかるのかを明確に確認することが大切です。
また、家具や設備のレンタル費用が含まれているかどうかもチェックする必要があります。
▶解約時の費用
レンタルオフィスを解約する際には、解約費用が発生することがあります。契約を結ぶ前に解約条件や解約時に必要な費用について確認しておくことが重要です。なかには解約通知期間や違約金、さらにはオフィスの原状回復費用を求められる場合もあります。事前に把握しておかないと、予算計画に大きな影響を与える可能性があります。
▶オプションサービス
提供されるオプションサービスにも注目しましょう。サービスには、会議室の利用、郵便物の取り扱い、電話応対サービスなどが含まれ、ビジネス運営をスムーズにするための重要なサポートとなります。
しかし、これらのオプションには追加料金が発生することがあるため、自社にはどのサービスが必要で、そのコストが予算内に収まるかを事前に確認することが大切です。
▶法人登記が可能か
ビジネスを正式に運営する上で、法人登記ができるかどうかは重要なポイントです。レンタルオフィスやバーチャルオフィスの場合、そのオフィス住所を使用して法人登記が可能かどうかを確認する必要があります。全てのレンタルオフィスやバーチャルオフィスが法人登記に対応しているわけではないため、事業の正式な住所として利用する前に、オフィスの運営会社に明確な確認を行いましょう。
レンタルオフィスを契約する場合の流れ
ここで、レンタルオフィスの問い合わせから契約、入居までの具体的な流れを解説します。レンタルオフィスを検討する際の参考にしてください。
▶① 問い合わせ、内覧
まずは、Webなどで希望するエリアにどのようなレンタルオフィスがあるかを把握しましょう。興味のあるオフィスが見つかったら、運営会社に詳細を問い合わせ、内覧の予約をします。内覧はオフィスの立地、設備、雰囲気を実際に確認できるため、ビジネスのニーズに合っているかどうかを見極めるために必要です。この段階で、利用可能なサービスや料金体系についても詳しく聞くことが大切です。
▶② 契約内容や条件のすり合わせ
次に、契約内容や条件のすり合わせのステップに入ります。この段階では、契約期間、月額料金、利用可能なサービス、追加費用の有無など、具体的な契約条件を詳細に確認し、自社のニーズに合っているか検討します。また、将来的な事業拡大に伴う契約の柔軟性も重要な検討ポイントです。後に不明瞭な点や誤解が生じないよう、すべての条件を明確にしておくことが大切です。
▶③ 契約書類の提出
レンタルオフィスを決めたあとは、契約書類の提出に入ります。この段階で、身分証明書や事業登記証明書など、必要な書類を準備し提出することになります。書類は契約者の身元確認や事業の正当性を証明するために必要であり、不備があると契約に遅れが生じるので注意しましょう。提出書類の種類や形式は、オフィス提供者によって異なるため、事前に確認し、指定された期限内に準備することが重要です。
▶④ 入居審査
レンタルオフィス契約の一環として、入居審査が行われます。この審査では、提出された書類や事業計画の内容を基に、オフィス提供者が契約を進めるかどうかを決定します。審査期間は提供者によって異なりますが、通常は数日から数週間程度です。審査をスムーズに通過するためには、事業の健全性や将来性をしっかりと示すことが重要です。
▶⑤ 契約金の支払い
入居審査を無事に通過した後は、契約金の支払いを行います。初月の賃料、保証金、場合によっては管理費やその他の初期費用を含む契約金を支払う必要があります。支払い方法はオフィス提供者によって指定されることが多く、銀行振込やクレジットカード支払いなどが一般的です。支払いを完了することで、契約が正式に成立し、オフィススペースの利用を開始することができます。
▶⑥ 入居
契約金の支払いが完了し、すべての手続きが終わると、いよいよレンタルオフィスへの入居です。入居日には、オフィス提供者から鍵やセキュリティコードの受け取り、オフィススペースの使い方や設備に関する説明が行われます。この時、不明点や追加で必要なサービスがあれば相談しましょう。入居初日からスムーズに業務を開始できるよう、事前に必要な準備を整えておくことが大切です。
まとめ
今回の記事では、レンタルオフィスの契約形態の基本やオフィス形態の種類、契約時に見落としがちな注意点、そして実際にレンタルオフィスを契約するまでの具体的な手順について解説しました。一般的な賃貸オフィスやシェアオフィスとの違いも理解した上で、自社のニーズにぴったりと合ったレンタルオフィスを選ぶことが理想的なオフィス選びと言えます。この記事を参考に、レンタルオフィスで新事業を始める大きな一歩を踏み出しましょう。
レンタルオフィスを選ぶ際には、立地・価格・サポート対応の柔軟性などがポイントとなります。札幌市内でレンタルオフィスを探している方は、ぜひ「さっぽろRオフィス」へお問い合わせください。
お問合せはこちら
