はじめに
ここ数年で飛躍的に流行し、大企業や個人事業主など幅広い層から利用されているフレキシブルオフィス。フレキシブルオフィスとは、レンタルオフィス、シェアオフィス、バーチャルオフィスやコワーキングスペースを指した総称です。なかでもレンタルオフィスやシェアオフィスは、固定費の多くを占める家賃軽減のメリットや好立地でのビジネス展開も期待できることから注目を浴びています。そんなレンタルオフィスやシェアオフィスでの『固定電話の利用』について、気になったことはありますか？いわば借り物であるレンタルオフィスなどで、固定電話を利用できるのかどうか？利用できる場合には、どんなメリットがあり、どんなポイントに注意しないといけないのか？
この記事では、レンタルオフィスに固定電話を設置できるかどうか、設置手順や費用などを詳しく解説します。最後まで読むことで、あなたのビジネスに最適な固定電話サービスの選択ができるようになるでしょう。
レンタルオフィスやシェアオフィスの固定電話サービスをおすすめしない理由
レンタルオフィスやシェアオフィスでは、運営会社と契約を結んで固定電話を設置できる「固定電話サービス」が提供されている場合があります。この固定電話サービスは、起業家など初めてオフィスを契約する利用者にとっては手軽で便利に思えるかもしれません。しかし、実際にはいくつかの隠れた問題点やデメリットが存在するため、強くはおすすめできません。以下でその主な理由を解説します。
▶通話料が高い
レンタルオフィスやシェアオフィスでは、固定電話サービスの月額利用料金が高めに設定されていることが多くあります。NTTなどの大手通信会社が提供する固定電話の通話料は3分あたり約8円ですが、レンタルオフィスやシェアオフィスの固定電話サービスでは3分あたり約20円が相場であると言われています。短期間の利用であれば許容範囲かもしれませんが、長期間の利用を考慮すると、自社で独自の電話回線を引く方が経済的に有利です。特に、中長期のオフィス契約を検討している場合、累計のコストが大きくなるリスクがあります。
▶転送や取次ぎをしにくい
レンタルオフィスやシェアオフィスで提供される固定電話サービスを利用する場合、割高であることもあり電話機を1台のみレンタルする場合が多いです。しかし、電話機が1台のみだと、従業員が複数人いる場合の転送や取次ぎに手間が発生するデメリットがあります。転送や取次ぎに時間が掛かってしまうことで、業務の作業効率や顧客満足度の低下に繋がります。
▶移転時に固定電話の電話番号がリセットされる
レンタルオフィスやシェアオフィスを退去する際には、今まで利用していた固定電話の設備を全て返却しなければいけません。固定電話の設備を返却するということは、それまで利用していた電話番号がリセットされてしまうということです。新しい固定電話番号を取得する手間やコストが発生することに加え、取引先や顧客へ電話番号が変更となる旨の周知、ホームページや名刺に記載している電話番号の変更など様々な手間が発生してしまいます。
▶通話品質が落ちる
オフィスビル全体で共有される固定電話サービスの場合、同時に多くのユーザーが通話を行うピーク時に、通話品質が低下することが報告されています。これは、クライアントとの重要な商談中などに通話が途切れるなど、ビジネスの信頼性を損なう可能性があります。
上記の理由から、レンタルオフィスやシェアオフィスの固定電話サービスを利用する際は、サービス内容や契約条件を十分に確認し、自社のビジネスニーズに合った選択をすることが重要です。しかし、レンタルオフィスやシェアオフィスでも、通信会社と直接契約をして独自の固定電話回線を設置したり、IP電話やクラウドPBXを契約して固定電話を利用することは十分に可能です。IP電話やクラウドPBXについては、次の章で詳しく解説します。
レンタルオフィスやシェアオフィスで独自の固定電話を利用するには？
レンタルオフィスやシェアオフィスでのビジネス拡大に伴い、独自の固定電話の設置を考えている企業や個人事業主も多くいることでしょう。独自の固定電話を設置する方法はいくつかありますが、それぞれに良い点と注意すべき点があります。
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▶NTTなどの通信会社と直接契約する
運営会社にもよりますが、通常のオフィスと同様にレンタルオフィスやシェアオフィスでも通信会社との契約が可能です。固定電話番号をレンタルするより、NTTなどの通信会社と直接契約した方が通話料を安く抑えることができます。さらに、レンタルオフィスやシェアオフィスを移転する場合でも電話回線と電話機を引き継ぐことができるため、移転に伴う無駄な経費を抑えることができます。
しかし、通信会社との契約を行う前にビルオーナーやレンタルオフィス運営会社へ許可を貰う必要があります。理由としては、オフィスビル全体の通信インフラや設備を共有している場合が多いことが挙げられます。特に、ビル全体の通信インフラに関わる工事や設置を行う場合、他の入居者への影響を最小限に抑える必要があります。例えば、工事による騒音やビル共有部へのアクセス制限など、他の入居者の業務に影響を及ぼす可能性があるため、事前の相談や調整が不可欠です。
また、ビルの設備や安全基準に関するルールもあり、これらのルールに違反すると罰金や契約解除などのリスクもあります。通信会社と直接契約をして独自の電話回線を引く際は、通信会社だけでなく、ビルオーナーや他の入居者とも良好な関係を築き、スムーズに手続きを進められるよう事前準備をしておくことが重要です。
▶IP電話を利用する
IP電話とは、インターネット回線を利用して通話を行う電話です。デジタルデータ化された音声が相手に届き、このデータをアナログ音声に再構築して通話を行う仕組みです。アナログ電話に比較すると基本料や通話料などのコストが安価である場合が多く、手間やコストを削減した上で独自の電話番号を利用することができます。また、IP電話は固定電話だけでなくスマートフォンでも利用できるため、外出の多い企業や個人事業主にはおすすめです。
IP電話では、東京「03」大阪「06」のような地域と紐づいた市外局番や、「050」から始まる11ケタの電話番号を利用できます。「050」の電話番号であればスマートフォンやタブレットでも利用できますが、「03」「06」と比較すると社会的信用度を低く見られてしまう電話番号であるというデメリットがあります。また「050」は、フリーダイヤルに発信することができない、110や119などの緊急通報を利用できないといった問題点もあるため、メリットやデメリットを考慮した上で慎重に選ぶ必要があります。
▶クラウドPBXを利用する
クラウドPBXとは、インターネットを介して従来のビジネスフォン機能を利用できる最新の電話設備です。クラウド上にPBX（主装置）の機能を構築するため、インターネット回線さえあれば場所を問わずに利用できます。外出先でも従業員のスマートフォンやパソコン、タブレット等で会社の電話番号を発着信できるメリットや、従業員同士での内線通話を通話料無料で出来るメリットがあります。テレワークや在宅勤務を取り入れている企業で、昨今注目を集めている電話設備です。
初期費用や運用コストも安価であるため、レンタルオフィスやシェアオフィスの利用を検討している起業家や個人事業主におすすめです。
▶電話代行サービスを利用する
電話代行サービスとは、電話代行のスタッフが受電業務を行ってくれるサービスです。少人数の企業や個人事業主、外回りの仕事が多い企業におすすめです。レンタルオフィスやシェアオフィスの運営会社によっては、電話代行サービスを独自に提供している場合があります。
しかし、電話の発信業務は自社で行う必要がある点や、クレーム電話や緊急電話に対する対処が遅れてしまう点に注意です。また、情報漏洩リスクや受電対応の柔軟性に欠けるなどのデメリットもあります。
通信会社と直接契約する場合の手順、費用
▶電話番号設置の手順
①通信事業者の選定：利用するサービスや料金プランに応じて、最適な通信事業者を選びます。
②ビルオーナーや運営会社との協議：工事の許可や、ビルのルールを確認します。
③契約と設備の準備：通信事業者との契約を締結し、必要な機器や設備を準備します。
④電話回線の工事：専門の業者に依頼して、電話回線の工事を行います。
⑤電話サービスの開始：工事が完了したら、電話サービスを開始します。
▶電話番号設置に必要な費用
レンタルオフィスでの電話設置に関する費用は、以下に分類されます。
初期費用：通信事業者との契約費用、設備や機器の購入費用、工事費など
月額費用：通話料金、回線使用料、メンテナンス費用など
その他：ビルオーナーや運営会社からの許可取得に関する費用、特別な設備の追加費用など
具体的な費用は利用するサービスやプラン、レンタルオフィスの立地や規模によって異なるため、事前に通信会社から見積もりを取得することが重要です。
まとめ
レンタルオフィスやシェアオフィスでも固定電話を利用することが可能であることがお分かりいただけましたでしょうか。ビジネスを運営するにあたって、電話は即時性の高いコミュニケーションを取ることが出来る重要な手段です。固定電話を設置する手段には、レンタルオフィスやシェアオフィスで提供される固定電話サービスのほか、通信会社との直接契約、IP電話、クラウドPBX、電話代行といった選択肢があることをご紹介しました。コスト、通話品質、外出頻度の有無などを総合的に考慮し、自社のビジネスモデルやニーズに合ったサービスを選択することが、ビジネスの成長や持続的な成功への鍵となるでしょう。
さっぽろRオフィスでは、各貸室にお客様専用の固定電話やFAXを設置することができます。通信会社との直接契約、IP電話、クラウドPBX、電話代行などからお客様自身で選択・契約いただくため、お客様のビジネスニーズに最も適した方法で固定電話やFAXを利用することができます。札幌駅や大通駅周辺のレンタルオフィスをお探しの方は、是非さっぽろRオフィスへお問合せください。
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