はじめに
レンタルオフィスは、賃貸オフィスよりコストを抑えることができるため、開業や起業する人、フリーランスの人、オフィス移転などの場合に利用を検討されるかと思います。しかし、どのような点に気を付けてレンタルオフィスを選ぶと良いかわからないと言う方が多いのではないでしょうか？
レンタルオフィスは、机や椅子、キャビネットやインターネット回線など、ビジネスに必要な環境がすでに整備されており、早期に事業を開始することが可能です。ただ、管理会社によってサービス内容や料金形態はさまざまです。自社の利用目的や業種にあったレンタルオフィスを選ぶためのポイントを6つご紹介いたします。
1.オプション料金と諸経費
レンタルオフィスを選ぶ時に、チェックすべき一番重要なポイントが料金の仕組みです。
レンタルオフィスでは、利用するスペースの賃料以外に各サービスにオプション料金が設定されている場合があります。
例えば、
・電話代行
・秘書代行
・荷物の預かりポスト、宅配ボックス
・駐車場代、駐輪場代
・会議室の利用料
・コピー代
・給湯室利用料
など、これらが有料のオプションサービスとなる場合があります。
例えば、週に3日は来客があり会議室を利用する必要がある場合や日に何件も入電があり、電話の一次対応をしてもらいたいなど、オプションで用意されているサービスの中に利用頻度が高いものが含まれている場合は、賃料が安いレンタルオフィスを借りられても、費用が割高になってしまう可能性があります。
そのため、自社に必要なサービスは何か把握し、それらが賃料に含まれるか、オプションサービスとなる場合は費用がいくらか事前に確認すると良いでしょう。
この他にも、入居時には月の賃料以外に初期費用や事務手数料など別の経費がかかる場合があります。また、退去時にはレンタルオフィスの清掃費用がかかる場合がほとんどです。このことから、入居時と退去時にかかる経費にどのようなものがあるか、オプションサービスの費用とあわせて事前に確認すると良いでしょう。
2.契約期間や更新費用
レンタルオフィスを選ぶときの料金に関するポイントを、もうひとつご紹介いたします。
月の賃料の他に、契約の更新費用を請求される場合があります。契約期間が設けられており、早期にレンタルオフィスを解約する場合は違約金の支払いが発生することもあります。
例えば、
・契約更新料がある（契約更新料が高額）
・契約期間の縛りがある（年単位で契約する必要がある）
・違約金が高額
などが考えられます。
契約期間が1カ月～など、短期間の契約が可能なレンタルオフィスもありますが、反対に契約期間が1年や2年などの長期間にわたるレンタルオフィスもあります。
起業したが、事業が上手く軌道に乗らず、オフィスも早々に解約しなければならない事態に陥ったとき、契約したレンタルオフィスが長期契約だった場合は、高額な違約金の支払いに応じなければいけない可能性があります。
そのため、契約期間や更新期間、解約したい場合の通知のルール、違約金について事前に管理会社へ確認すると良いでしょう。
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3.個室の間仕切りや空調
基本的にレンタルオフィスは、個室空間となっていますが、間仕切りの方法は各オフィスによって違う場合があります。間仕切りの方法は主に2つです。1つは、天井まで壁がある完全個室、もう1つは、壁と天井の間に隙間があるブース型個室です。
後者のブース型個室の場合は、比較的費用が安く済むため、初期投資を抑えたいと考えている方が利用を検討されると思います。費用が安く済む反面デメリットがあり、天井と壁の間に隙間があるため、例えば隣の部屋の話声が聞こえてくることや、個室毎の空調の調整が困難な場合が考えられます。
話声が聞こえてくると言うことは、こちらの会話も漏れ聞こえている可能性が考えられるため、セキュリティ対策の観点からも大事な商談等は行えないことになってしまいます。
また、他人の話声や物音が気になり業務の生産性が下がってしまうこともデメリットとなります。
自社の業種を考慮し完全個室の空間が良いか、ブース型個室の空間が良いか考えること、また部屋がどのように仕切られているか、事前に内覧をして実際に確認すると良いでしょう。
4.セキュリティ対策
レンタルオフィスは、通常のオフィスよりも不特定多数の人が出入りすることが予想されます。そのため、セキュリティ対策も重要なチェックポイントです。
まず、エントランスやエレベーターホールに防犯カメラの設置があるかどうか、入館の際は、生体認証システムやカードキーを利用するなどのシステムが用意されているかなど、防犯面で必要な対策が整備されている物件か確認すると良いでしょう。
企業は、個人情報や会計情報など社外に漏らすことのできない重要な情報を取り扱い管理しています。情報漏洩のリスクを回避するために、建物の入館の他、各個室の入室も、生体認証システムやカードキーを利用するタイプの物件を選ぶと良いでしょう。
また、インターネット環境のセキュリティ対策にも注意が必要です。レンタルオフィスでは、フリーWi-Fiを利用することが多いです。契約者以外の誰でもアクセス可能なフリーWi-Fiの場合は、不正アクセス等のリスクが高くなってしまいます。
レンタルオフィスで提供されるフリーWi-Fiが、契約者のみが利用できるよう暗号化やパスワードによる管理が行われているか、確認すると良いでしょう。
その他、各個室にネット回線が引かれているレンタルオフィスを選ぶと安心でしょう。
5.受付の有無や対応
レンタルオフィスでは、受付スタッフが常駐の場合とそうでない場合があります。レンタルオフィスの利用者は、起業して間もない方やフリーランスの方などお一人で利用している場合が多くあります。 受付スタッフが常駐しており受付対応をしてくれる場合は、業務負担が低減され仕事に集中することができます。
しかし、受付スタッフが常駐している場合、無人運営のレンタルオフィスより賃料が割高になる場合が多いため、自社の事業内容やオフィスに掛けられるコストに合わせて選ぶと良いでしょう。
また、受付スタッフの対応の『質』もビジネス上とても重要ではないでしょうか。受付スタッフの方の対応次第で、好印象を与えることもできますし、悪い時には信用を失ってしまう可能性もあります。そのため、受付スタッフが常駐している場合は、しっかり教育されたスタッフかどうか内覧の時などに確認すると良いでしょう。
6.立地や治安と交通アクセス
レンタルオフィス選びでは、立地や周辺の治安状況の確認も重要なポイントです。業種によっても『好立地』な場所の条件は異なりますが、商談を自社で行ったり、カウンセリングやセミナーを開催されたり、お客様にご来社いただく事が多い場合などは、やはり交通アクセスが良い場所であることが第一条件となるのではないでしょうか。
車でお越しのお客様がいる場合も想定し、レンタルオフィスに駐車場があるか、近くにコインパーキングがあるかも合わせて確認すると良いでしょう。 レンタルオフィスに駐車場がある場合は、無料で利用できるか、予約が必要か、有料オプションか事前に把握しておくと安心です。
また、来客がそれほど多くない場合でも、社員が通勤しやすい場所か、取引先へ訪問が多い場合も想定し、交通アクセスの良い場所であるかどうか考慮する必要があります。
治安の面では、繁華街などまわりに騒がしいお店が立ち並ぶ場所だと落ち着いて業務にあたることができないなど、ビジネスに支障が出てしまう可能性があるため、周辺環境も事前に確認しておくと良いでしょう。
まとめ
レンタルオフィスは、開業する方や起業する方の利用はもちろんのこと、働き方が多様化した現在は、リモートワークの場としても活用されるケースがあります。
レンタルオフィスの選び方で重要なポイントは、自社の事業内容や目的にあったオフィスを選ぶことです。そのためには、自社にはどのような環境が必要か把握し、適したレンタルオフィスを選ぶと良いでしょう。
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