はじめに
レンタルオフィスを利用する際には防音対策は非常に大切です！
レンタルオフィスを選ぶ際に考えるべきポイントは見た目や立地だけではありません。適切な防音対策がされたオフィスでは仕事の作業効率アップが期待できます。また、個人情報保護や企業の機密情報保護の点でも、防音対策が必要です。
本記事ではレンタルオフィスの防音対策がなぜ大切なのか、そして実際にレンタルオフィスを選ぶ前に知っておきたいチェックポイントをわかりやすくご紹介いたします！
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レンタルオフィスの防音対策が大事な理由
オフィスの防音性の有無は、顧客や取引先とスムーズにコミュニケーションが取れるかどうかに深く関わります。適切な防音対策がされておらず電話応対やオンラインでの会議中に他者の会話が耳に入って来るような環境であれば業務に支障をきたします。
また、会話が漏れ聞こえることによって、企業の情報や個人情報等の機密情報が漏洩する危険性があります。そのためレンタルオフィスを利用する際は防音対策についてきちんと考える必要があります。
▶情報漏洩の防止
複数の事業者が共同利用しているレンタルオフィスでは、不特定多数の人がオフィス内に出入りするため一般的なオフィスに比べて情報漏洩のリスクが高い環境にあると言えます。共有スペース等での書類の取り扱いに気を付けなければならない他、会話の声が漏れ聞こえることによる情報漏洩に十分注意する必要があります。
電話や会議中の会話が周囲に筒抜けの状態では、集中できない・落ち着かないばかりかセキュリティ面においても安心して業務を行うことはできません。個室スペースや作業ブース等を利用することで秘匿性の高い資料等を他人の目から守る事ができますが、それだけではセキュリティ対策が十分であるとは言えません。
セキュリティ対策はビジネスにおいて基本です。機密情報や顧客の個人情報の管理意識の高さは、企業への信頼に繋がるため特にこだわって考えなければならないポイントと言えます。
▶作業効率化に繋がる
防音性が低いレンタルオフィスは、周囲の音の影響を受けてしまいます。周囲の声やキーボードの操作音、電話の着信音等、オフィスには様々な音が溢れています。感じ方は人それぞれですが、周囲の騒音は多少なりとも働く人にとってストレスになります。
適切に防音対策がとられたオフィスを利用することで業務に集中しやすくなる他、外部に会話が漏れないという安心感から従業員同士のコミュニケーションが取りやすくなります。
コミュニケーションが取りやすい労働環境は、社内全体の連携強化に繋がり、ヒューマンエラーの防止や生産性の向上など会社にとって様々な効果が期待できます。適切な防音対策は作業効率化に繋がり、個人にとってだけではなく会社全体にとってもプラスになります。
▶電話やオンライン会議ができるかどうか
電話やオンラインでの会話は、対面での会話に比べてより静かな環境でなければ聞き取りづらく感じるものです。防音性が低ければ、雑音による聞き取りミスが発生しやすく、周囲に会話の内容が漏れ聞こえることで情報漏洩の恐れがあります。静かな環境が求められる電話業務、オンライン会議等の頻度が多い場合は特にレンタルオフィスの防音対策が重要です。
レンタルオフィスの防音対策チェックポイント
レンタルオフィスの防音対策が十分であるかどうかを判断するため、契約前にチェックすべきポイントをご紹介します。
▶建物の構造
建築構造の違いにより防音性にも違いがあります。
レンタルする予定のオフィスはどのような建築構造なのか確認しましょう。
一般的にビル等の建築構造は以下の3つに分類されます。
・木造
・鉄骨
・鉄筋コンクリート（RC造・SRC造）
この中でもっとも防音性に優れているのが鉄筋コンクリートです。
次いで鉄骨構造→木造の順に防音性が低くなります。
同じ鉄筋コンクリートの物件でも、防音性の高さは物件によって違うため、内覧の際に壁を軽くノックして音がどのように聞こえるか確認してみましょう。
・防音性が高い=ノック音が低くあまり響かない
・防音性が低い=ノック音が高くよく響く という違いがあります。
▶完全個室かどうか
より防音対策を極めるなら完全個室を選択することがおすすめです。
◎完全個室・・・天井までの仕切り壁、ドアにより完全に他のスペースと区切られている部屋。
◯半個室・・・パーテーション等で仕切った部屋（仕切り上部が空いている）。
防音対策として有効なのは完全個室ですが、完全個室の利用料金は一般的に半個室に比べて高く設定されている場合が多いです。
▶音漏れがしないか
音漏れの原因は壁の素材や薄さ、間取りが関係しています。コワーキングスペースのような一つの部屋で複数の人が利用する空間や半個室の場合はほとんど防音性が無いに等しいと言えます。
たとえ完全個室であっても仕切り壁が薄く、音が丸聞こえというケースもあるため、どのような仕切り壁を使用しているか事前に確認する必要があります。
マンションに使用するような壁材を使用した防音性の高さを売りにしているレンタルオフィスもあるため、予算や条件に合わせて複数のレンタルオフィスを比較することをおすすめします。
▶会議室の利用有無
レンタルオフィスの中には会議室が常設されていないところもあります。ホームページ等で「会議スペースあり」と紹介されていたとしても、それが共有スペースのラウンジやテレビ電話が可能なブース等のことなのか、完全個室の会議スペースのことなのか確認する必要があります。
もし対面による来客対応が必要な場合は、1名用の個室だけではスペースが足りず対応が難しい可能性があります。
また、顧客の個人情報保護の面でも共有スペースより完全個室の会議室のほうが安心です。頻繁に来客対応する場合には、完全個室の会議室が利用可能か確認するようにしましょう。
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▶角部屋が空いているか
防音性に優れている角部屋のレンタルオフィスを選ぶことは防音対策のひとつです。
《角部屋の防音性が高い理由》
・隣接する部屋が少ないため、音漏れのリスクが低い
・角部屋は人の往来が少なくなるため騒音が少なくなる
基本的に角部屋は人気があるため、希望のタイミングで空きが無いかもしれません。そのような場合はなるべく共有のスペースから離れた個室を選ぶ事で角部屋のような静かな環境に近づけることができます。
▶共有スペースの設備状況
レンタルオフィスによっては、共有スペースの設備が充実しているところもあります。完全な個室とまではいかなくともパーテーション等で仕切られた専用スペースがある場合は、周りの目もある程度遮断できる上、通常のラウンジ等より遮音性に優れていると言えます。
作業ブースに吸音材を用いたパーテーションの活用や、防音効果のあるカーペット等を使用することで防音性を高める、といった工夫をしているレンタルオフィスもあります。
《設備例》
・オンライン会議用のブース
・電話用のブース
・時間予約制で利用可能な会議スペース 等
電話応対や会議の頻度が少ない業種や、完全個室の会議室をレンタルする予算確保が難しい場合には、必要な時にだけこのような設備を活用するという方法もあります。
レンタルオフィスの防音対策は内覧時に確認
レンタルオフィスを契約する前に必ず内覧するようにしましょう。
《チェックポイント》
・防音対策がとられているか（建築構造、間取りも確認）
・防音性は自分の求めているレベルに達しているか
・周辺環境の騒音は問題ないか
・会議室の有無、防音性のチェック
レンタルオフィスのホームページである程度、防音性について確認できる場合もありますが、やはり実際に上記の点を自分の目と耳で確認することが大切です。個室に入り周囲の声や作業音が聞こえてこないか、逆に個室内の声が周囲に音漏れしないか確かめるようにしましょう。
さらに窓の構造や取り付け位置、立地によって建物外の騒音が気になることがあります。大きな窓は開放感がありますが、防音性はその分劣る可能性があります。大通りに面していて交通量が多い、近くに線路や踏切がある等、建物周辺の騒音が気になる場合は思い切って窓のない物件を選ぶ、という対策が有効です。
まとめ
レンタルオフィスを利用する上で、防音対策が適切であると、
・作業の効率化に繋がる
・情報漏洩の防止に繋がる
というメリットがあります。
レンタルオフィスを選ぶ際は、見た目や立地だけではなく防音性にも着目して選ぶようにしましょう！
さっぽろRオフィスでは、防音性にも配慮したオフィスを提供しています。
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